ERP XT to bardzo wszechstronny system do księgowania i nie tylko! Umożliwia m.in. rozliczanie wynagrodzeń pracowników, a nawet prowadzenie sklepu internetowego. Sprawdź, czy ten program będzie odpowiedni dla Ciebie, a  najlepiej – przetestuj samodzielnie!

O możliwościach, jakie posiada system ERP XT pisałem już dwukrotnie – w artykule „Cała firma w jednym systemie” oraz w drugiej części tekstu „Jakie aplikacje ułatwiają prowadzenie firmy?”.  Jeśli więc chcesz zapoznać się z listą i opisem poszczególnych funkcji,  omówiłem je w wyżej wymienionych artykułach.

W tym tekście chcę natomiast skoncentrować się na moich osobistych wrażeniach, które zebrałem podczas weekendu spędzonego z tym właśnie programem. Na szczęście, w przeciwieństwie do sytuacji, gdy zapoznajemy się z typowym testem produktu (np. telefonu lub samochodu), tutaj nikt nie musi polegać wyłącznie na opinii recenzenta. Na końcu tego tekstu znajdziesz informację o tym, jak możesz samodzielnie i bez opłat przetestować system ERP XT.

Pierwsze wrażenia – doskonałe!

Dobra wiadomość jest taka, że rozpocząć pracę z systemem możemy bardzo szybko. W przypadku systemu ERP XT nie musimy pobierać na komputer żadnego oprogramowania. Program działa on-line i możemy korzystać z niego przez przeglądarkę internetową – wszystkie dane zapisywane są w chmurze.

Jeśli jednak chcemy, dostęp do systemu możemy mieć także na smartfonie – w tym celu należy pobrać aplikację. W chwili, gdy piszę ten tekst, w sklepie Google Play program Comarch ERP XT ma imponującą ocenę 4,6, a użytkownicy chwalą ją w szczególności za intuicyjność, płynność i prostotę.   

Wróćmy jednak do systemu w przeglądarce. Sama rejestracja jest błyskawiczna. Wpisujemy adres e-mail, potwierdzamy i już zaraz możemy pracować w systemie. Zarówno popularne zgody marketingowe, jak i umowa powierzenia przetwarzania danych osobowych czekają na nasze potwierdzenie dopiero podczas drugiej wizyty.  

Po zalogowaniu naszym oczom ukazuje się pulpit programu. Po lewej stronie znajdziemy niebieską kolumnę z poszczególnymi modułami (w formie rozwijanych list). Pośrodku widzimy czytelny wykres z przychodami i kosztami firmy oraz dodatkowe zakładki z funkcjami pozwalające na skorzystanie z opcjonalnych usług faktoringu i windykacji, a także panel z informacjami o podatkach i opłatach za usługi księgowe.

Prawa kolumna to z kolei skróty do najczęściej wykonywanych zadań. Aby wejście w świat ERP XT było łatwiejsze, od razu wyskakuje nam okienko z podpowiedziami, które zachęca do wykonania trzech pierwszych kroków: zarządzania kontem, skonfigurowania aplikacji oraz ustawienia własnych skrótów.

Warto zwrócić uwagę na koło zębate w prawym górnym rogu – to właśnie tam skonfigurujemy ustawienia księgowe, ustawimy numerację dokumentów, zdefiniujemy formy płatności, a nawet dodamy terminal płatniczy. Tam też wgramy logo naszej firmy, jeśli chcemy, by było obecne na fakturach

Zaraz, zaraz… ale dlaczego w tych zakładkach nie ustawimy kont bankowych? Przyznaję, że długo naszukałem się tej pozycji, a tymczasem do tej funkcjonalności dostaniemy się w prosty sposób – klikając strzałkę w prawym górnym roku, rozwijając menu związane z kontem. Ustawimy tam podstawowe dane firmy, rachunki bankowe oraz sprawdzimy, z jakiego pakietu korzystamy (w razie potrzeby możemy go zmienić). Tam też będziemy mogli wysłać wiadomość do supportu.

Całość wygląda minimalistycznie i estetycznie. Może nie znajdziemy tu jakichś fajerwerków w postaci dynamicznych elementów lub możliwości zmiany kolorystyki, ale raczej nie tego oczekujemy w przypadku programu do zarządzania firmą. Jeśli mowa o programie, z którego mamy korzystać na co dzień, najważniejsza będzie funkcjonalność, czytelność i estetyczny, ale nie wzbudzający kontrowersji design. Tego oczekiwałem i to znalazłem!

Praca z fakturami – prosto i wygodnie

Po wstępnym zapoznaniu się z programem przyszedł czas na codzienną pracę. Jak więc wygląda „roboczy” kontakt z ERP XT? Tutaj odpowiedź każdego użytkownika może być inna. Być może osoba, dla której jest to pierwszy program do księgowania odnalazłaby się w tym systemie szybciej niż ktoś taki jak ja, kto jest przyzwyczajony do innych programów. Już wyjaśniam!

Podstawowa funkcjonalność programu to wystawianie faktur. W systemie ERP XT fakturę wystawimy łatwo i szybko. Możemy wcześniej dodać kontrahenta do listy, ale możemy też go utworzyć już w trakcie dodawania faktury. Wystarczy wpisać numer NIP i pozostałe dane kontrahenta pojawiają się automatycznie (to lubię!).

Podobnie z produktami – możemy je wcześniej zdefiniować, ale możemy to zrobić również w trakcie wypisywania faktury. W przypadku produktów fizycznych lepiej je wcześniej dopisać do listy produktów, ale już przy usługach, które nie zawsze są standardowe, równie dobrze możemy dopisywać je dopiero podczas wystawiania faktur. Wszystko to odbywa się płynnie i intuicyjnie.

Do czego więc trzeba się przyzwyczaić? Choćby do tego, że program dzieli dokumenty na zapisane i zatwierdzone. Jeśli „tylko” zapiszemy fakturę, będziemy mogli dokonywać w niej zmian, ale nie zostanie ona jeszcze zaksięgowana. Dopiero wtedy, gdy fakturę zatwierdzimy, zostanie ona ujęta w rejestrze sprzedaży oraz w KPiR. Wówczas jednak edycja takiej faktury nie będzie już możliwa (dostępna będzie jednak opcja jej anulowania). 

Zarówno faktury wystawione, jak i otrzymane są powiązane z odpowiednimi pozycjami księgowymi – w tym z rejestrami sprzedaży i zakupów.  Każdy taki rejestr ma dostępne dwa widoki. Początkowo byłem zaskoczony, że poszczególne pozycje widzę w formie pojedynczych kafelków z określonymi transakcjami (po kliknięciu przechodzimy do szczegółów transakcji). Dopiero później zorientowałem się, że widok można zmienić na listę, a więc na układ przypominający tabelę.

Listę możemy wydrukować w formie pliku PDF, przy czym wygląd wydruku będzie nieco inny w porównaniu z widokiem w systemie. I do tego też musimy się przyzwyczaić – to co znajdziemy na wydrukach, przeważnie nie odpowiada 1:1 temu, co widzimy na ekranie.

Na pewno warto docenić bogatą kolekcję dokumentów, jakie możemy wystawić w systemie ERP XT. Znajdziemy tu zarówno faktury, rachunki, faktury zaliczkowe, paragony, jak i faktury proforma, czy faktury VAT marża. Możemy także wystawić ofertę (propozycję cenową dla klienta), którą później będziemy mogli zamienić na fakturę.

Personalizacja faktur – tak, ale…

Pozostając w temacie faktur, chciałbym zwrócić uwagę także na kilka rozwiązań, które nie przypadły mi do gustu.

Pierwszy z nich to sam szablon faktury. Niestety, jeśli ktoś oczekiwałby bogatej kolekcji gotowych szablonów do wyboru, to tutaj ich nie znajdzie. W edytorze wydruków znajdziemy jedną pozycję – Faktura VAT-VIP, nie jest ona jednak tożsama z wydrukiem standardowym (VIP to faktura bardziej rozbudowana). Jeśli chcemy edytować wygląd faktury standardowej, musimy wybrać opcję „Dodaj” , a następnie dokonać zmian w szablonie.

Możliwości personalizacji są duże – możemy określić np. rozmiar logo na fakturze, czy też sposób jego skalowania. Niestety, wgrany plik logo nie będzie miał automatycznie ustawionych właściwych proporcji, możemy to jednak później zmienić w ustawieniach. Na fakturze możemy zmienić m.in. kolejność poszczególnych sekcji oraz szerokość poszczególnych kolumn. Istnieje nawet możliwość pokolorowania poszczególnych okien faktury!

W sumie fajna zabawa, ale… strasznie czasochłonna. Przez kilkanaście minut próbowałem ustawić szablon, który przypominałby takie faktury, jakie wystawiam obecnie. Poddałem się – nie dlatego, że było to niemożliwe, ale ze względu na pracochłonność. Osobiście wolałbym, aby ktoś zdefiniował kilka gotowych układów do wyboru, a ja mógłbym po prostu jednym kliknięciem wybrać ten, który najbardziej mi odpowiada.

Druga uwaga dotyczy kwestii netto/brutto. Wystawiając fakturę, przy poszczególnych produktach i usługach możemy widzieć albo ceny netto, albo ceny brutto. Nie ma możliwości ustawienia faktury tak, by w trakcie jej wystawiania widzieć obydwie wartości. Na wydruku faktury – w podsumowaniu – jest już widoczna zarówno łączna wartość netto, jak i brutto, ale przy poszczególnych pozycjach nadal widzimy tylko jedną z tych dwóch.

Trzecia kwestia to ustawianie numeracji faktur. Teoretycznie możemy sami zdefiniować numerowanie faktur (oraz wszystkich pozostałych dokumentów). W praktyce – pełnej dowolności nie ma, ponieważ w schemacie faktury musi być zawsze kod literowy. Np. mój obecny schemat (w innym programie) wygląda tak: nr faktury / miesiąc / rok. Gdybym chciał kontynuować fakturowanie w programie ERP XT, musiałbym jeszcze dodać na początku lub na końcu kod FS, FV lub inny. Drobiazg, ale odnotowuję jako pewne ograniczenie, istotne w sytuacji, gdy przenosimy się z innego systemu i chcemy zachować ciągłość.

Bogactwo dodatkowych funkcji

Comarch ERP XT to jednak nie tylko program do faktur, ale system do zarządzania firmą,  a jego największą zaletę stanowi wszechstronność i kompleksowość. Ogromnym plusem jest spójny system, w którym rozmaite dokumenty wystawiamy w analogiczny sposób. Jeśli więc nauczymy się wystawiać faktury, na podobnej zasadzie będziemy mogli wypełniać wszystkie inne dokumenty w systemie.

W programie ERP XT możemy prowadzić kartotekę właścicieli i pracowników, a następnie księgować wynagrodzenia z uwzględnieniem podatków, składek ZUS oraz pracowniczych planów kapitałowych. 

W programie magazynowym podobało mi się, że do każdego produktu lub usługi można dodać zdjęcie. W systemie znajdziemy także listę wyposażenia oraz środków trwałych oraz moduł „Kasa i bank” (w tym różnice kursowe). Jest także moduł umożliwiający zarządzanie ochroną danych osobowych, a nawet kalendarz.

Nie mogło zabraknąć także deklaracji podatkowych – Comarch ERP XT pozwala wystawiać m.in. deklaracje VAT VIU-DO, VAT-UE, PIT-36 (także dla pracowników), PIT-11 oraz pliki JPK z trzema opcjami autoryzacji dokumentu (kwotą przychodu, podpisem zaufanym oraz certyfikatem kwalifikowanym).

Do systemu można dołączyć drukarkę fiskalną, przy czym instalacja drukarek jest możliwa tylko na urządzeniu z systemem Windows 10 lub wyższym. Można wreszcie włączyć wymianę dokumentów z biurem rachunkowym, o ile nasz księgowy również korzysta z oprogramowania firmy Comarch.

Jako, że bardzo duża część polskich biur rachunkowych pracuje na oprogramowaniu Comarch (ERP Optima), przekaz danych między firmą posiadającą Comarch ERP XT a biurem może się odbywać praktycznie automatycznie. Daje to ogromną swobodę w przekazywaniu informacji i jest dobrym rozwiązaniem szczególnie dla tych przedsiębiorców, którzy nie chcą prowadzić żadnych procesów księgowych samodzielnie.

A jeśli z czymkolwiek będziemy mieli problem, na stronie pomocy (https://pomoc.erpxt.pl/) znajdziemy podpowiedzi na niemal każdy temat.

Dla małych firm o dużych wymaganiach

Oprogramowanie Comarch ERP XT wydaje się bardzo dopracowane pod kątem księgowym i funkcjonalnym. Przede wszystkim zaskakuje mnogość opcji dostępnych w każdym module oraz – wchodząc w głąb – w każdym rodzaju dokumentów. Możliwości dopasowania ustawień są imponujące i podejrzewam, że nie istnieje na polskim rynku inny system tego typu, który dawałby dostęp do większej liczby opcji.

Myślę, że niejeden księgowy byłby zachwycony taką funkcjonalnością, ale co z przedsiębiorcami, dla których ten system powstał? Tu dokonałbym podziału na dwie grupy.

Myślę, że ERP XT najlepiej sprawdzi w małej firmie, która zatrudnia od kilku do kilkunastu osób. To także świetny system dla przedsiębiorców, którym zależy na zebraniu wszystkiego w jednym systemie: sklepu, magazynu, księgowości, w dodatku z możliwością integracji z kasą fiskalną. I to dla nich ten system będzie najlepszy – dla małych firm o dużych wymaganiach.

Obawiam się jednak, że dla samodzielnego przedsiębiorcy (tzn. takiego, który nie zatrudnia pracowników) ten program może być aż „zbyt profesjonalny”! Jeśli ktoś nie lubi mieć poczucia, że płaci za paletę możliwości, z których na co dzień nie korzysta, ten program może nie być dla niego idealny. Poza tym wielu przedsiębiorców ucieszyłyby takie drobiazgi, jak np. dodatkowe szablony faktur, czy też możliwość pobrania kompletnej dokumentacji księgowej za zakończony miesiąc jednym kliknięciem.

Ważnym atutem jest skalowalność systemu Comarch ERP XT. Przedsiębiorca płaci za to, czego realnie potrzebuje w swojej działalności – może to być jeden tani moduł służący tylko do fakturowania, a może to być całkiem rozbudowany system obsługujący kilkuosobową firmę, mającą szersze potrzeby i wymagania. Nie oznacza to więc, że mikroprzedsiębiorcy nie mogą korzystać z tego programu – jak najbardziej, oni również powinni się mu przyjrzeć i ocenić jego możliwości samodzielnie.

Jak samodzielnie przetestować ERP XT?

Jak już wspomniałem, Comarch umożliwia każdemu chętnemu bezpłatne przetestowanie oprogramowania ERP XT. Dlatego moją recenzję najlepiej potraktować jako zaproszenie do samodzielnego sprawdzenia systemu i wyrobienia sobie własnego zdania na jego temat.

Aby to zrobić, wystarczy wejść na stronę https://www.erpxt.pl/ i w prawym górnym rogu wybrać przycisk „Wypróbuj za darmo”. Następnie, w zakładce „Zmień pakiet” możesz wybierać do przetestowanie różne zestawy modułów, dopasowując w ten sposób ich zawartość do własnych potrzeb.

Darmowa wersja umożliwia wystawienie do 10 dokumentów bez zobowiązań – nie wymaga podawania numeru karty kredytowej ani innych danych rozliczeniowych. Po wykorzystaniu pakietu promocyjnego sam/a zdecydujesz, czy zechcesz skorzystać z płatnej wersji systemu. Warto poznać system Comarch ERP XT osobiście!

 

Artykuł powstał we współpracy z firmą Comarch S.A.