Po Polskim Ładzie wzrosło zainteresowanie spółkami z ograniczoną odpowiedzialnością. Trzeba jednak pamiętać, że ta forma prowadzenia firmy wymaga pełnej księgowości. Czy możliwa jest więc w ogóle tania księgowość w spółce z o.o.?

Dane statystyczne nie odpowiadają jednoznacznie na pytanie, czy przedsiębiorcy rezygnują z prowadzenia jednoosobowej działalności gospodarczej na rzecz spółek prawa handlowego.

Właściwie trudno to zmierzyć, tym bardziej, że większość firm jednoosobowych nie korzysta z możliwości przekształcenia jednoosobowej działalności gospodarczej (JDG) w spółkę z o.o., gdyż często taka operacja nie jest korzystna podatkowo. Zamiast tego przedsiębiorcy zamykają działalność prowadzoną pod własnym nazwiskiem i otwierają nową spółkę „od zera”.

Czy przedsiębiorcy rezygnują z JDG na rzecz sp. z o.o.?

Statystyki GUS pokazują, że np. w styczniu 2023 roku wzrosła zarówno liczba nowo rejestrowanych JDG, jak i nowo rejestrowanych spółek, ale wzrosła także liczba zamykanych działalności. Widać więc pewne przetasowania, ale brakuje danych, by ustalić np. jaka część zamkniętych firm, to de facto przekształcenia z JDG w spółki prawa handlowego.

Z drugiej strony wysyp w internecie rozmaitych filmów, artykułów na temat zakładania spółek, a także wypowiedzi prawników zajmujących się tą tematyką wskazują na to, że po wprowadzeniu Polskiego Ładu zainteresowanie rejestrowaniem spółek prawa handlowego, w tym w szczególności spółek z ograniczoną odpowiedzialnością, znacząco wzrosło. Przedsiębiorcy szukają oszczędności, a spółka z ograniczoną odpowiedzialnością daje znacznie więcej okazji do optymalizacji obciążeń zusowsko-podatkowych w porównaniu z JDG.

Można więc zakładać, że istotna część zamykanych działalności wynika nie z bankructwa, a z porzucenia jednoosobowej działalności na rzecz spółki.

Koszty księgowości w JDG oraz sp. z o.o.

Aby sprawdzić, czy taka zmiana w konkretnym przypadku będzie się opłacała, wskazane jest policzenie rocznych przychodów i kosztów (np. w oparciu o dane z roku ubiegłego) z uwzględnieniem zarówno działalności gospodarczej, jak i spółki prawa handlowego. Można się w tym wspomóc rozmaitymi kalkulatorami dostępnymi w sieci.

W odpowiednie rubryki wpisujemy przychody i koszty, a formuły w Excelu wyliczają, która forma opłaca się bardziej pod kątem ZUS-u i podatków. Niestety, wykonując takie obliczenia zauważyłem, że niektóre kalkulatory nie uwzględniają wszystkich kosztów. Autorzy tego typu plików często przyjmują założenie, że wydatki firmy pozostaną identyczne, bez względu na formę jej prowadzenia, a to zasadniczo nieprawda.

W przypadku prowadzenia JDG, przedsiębiorca prowadzi zazwyczaj Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (KPiR). W zależności od liczby księgowanych dokumentów, miesięczny koszt zlecenia takiej usługi biuru rachunkowemu mieści się często w granicach 300-500 zł netto.

W spółce z ograniczoną odpowiedzialnością trzeba już jednak prowadzić Księgi Rachunkowe, a koszt zlecenia pełnej księgowości w najmniejszych spółkach często mieści się w granicach 700-1000 zł miesięcznie. W praktyce może to więc oznaczać, że wraz ze zmianą formy prowadzenia działalności koszty księgowości wzrosną nawet o 100%, co w skali roku może oznaczać wydatki wyższe np. o 6.000 zł. A i tak koszty te nie uwzględniają zazwyczaj rocznego sprawozdania finansowego, za które w wielu biurach rachunkowych trzeba płacić oddzielnie.

W przypadku małej spółki, notującej niewielkie przychody, różnice w kosztach mogą okazać się na tyle znaczące, że dla niektórych przedsiębiorców będą barierą przed podjęciem decyzji o założeniu spółki z ograniczoną odpowiedzialnością.

Program do samodzielnego prowadzenia ksiąg handlowych

Jeśli Ty także, podobnie jak ja, spędziłeś przed taką tabelką sporo czasu, próbując modyfikować różne dane tak, aby spółka nie powodowała niepotrzebnego „wycieku” pieniędzy, pomimo obowiązkowych ksiąg handlowych, mam dla Ciebie dobrą wiadomość.

Istnieje rozwiązanie, które pozwala ograniczyć koszty. Jeśli jesteś gotów zrezygnować z wygody, jaką daje biuro rachunkowe, na rzecz samodzielnego prowadzenia księgowości spółki, możesz zainteresować się programem Systim.

Systim to jeden z niewielu na polskim rynku systemów online, które dają możliwość prowadzenia ksiąg rachunkowych. Większość programów księgowych dla przedsiębiorców koncentruje się na KPiR.

Gdy chcemy samodzielnie zająć się księgowością spółki, wówczas często okazuje się, że albo w ogóle nie mamy możliwości wybrania takiej opcji w naszym systemie, albo musimy zdecydować się na kosztowny pakiet łączący oprogramowanie z usługami księgowego. Są też programy, które owszem, dają możliwość prowadzenia księgowości spółki online, ale w cenie podobnej do tej, jaką zapłacilibyśmy w biurze rachunkowym. No i są jeszcze – często mało intuicyjne w obsłudze – programy stacjonarne.

Systim pozwala ominąć wszystkie tego typu miny. Umożliwia wykonywanie wszystkich operacji księgowych wymaganych w spółce prawa handlowego w ramach oprogramowania online, włącznie z możliwością sporządzenia sprawozdania finansowego w formie JPK_SF bez dodatkowych opłat.

A koszt? Zaledwie 38 zł netto miesięcznie przy płatności rocznej, aczkolwiek istnieje również możliwość opłacania dostępu do programu w trybie miesięcznym. Za dodatkowe 12 zł netto miesięcznie uzyskujemy dostęp do modułu kadr i płac – przydatnego, jeśli spółka będzie zatrudniała pracowników.

Oznacza to, że prowadzenie pełnej księgowości w Systim może kosztować podobnie, jak prowadzenie – w aplikacjach innych firm – księgowości uproszczonej!

Warto przy okazji wspomnieć, że Systim występuje także w wersji dla przedsiębiorców prowadzących księgowość w formie KPiR oraz dla tych, którzy korzystają z Ryczałtu. W tym tekście koncentrujemy się jednak na wariancie z księgami handlowymi.

Jakie funkcje posiada Systim?

Producent zapewnia, że program sprawdzi się zarówno w przypadku spółki z ograniczoną odpowiedzialnością, spółki komandytowej, fundacji, stowarzyszenia, jak i każdej innej organizacji prowadzącej księgi rachunkowe.

Poza tym, że możemy w nim wprowadzać faktury przychodowe i kosztowe, zyskujemy możliwość generowania plików JPK oraz rozmaitych deklaracji podatkowych, a także zaimportujemy wyciągi bankowe (bez konieczności ich przepisywania). Istnieje nawet możliwość zintegrowania programu z własnym sklepem internetowym (lub innym systemem sprzedażowym) za pomocą API. Wówczas każda wystawiona faktura sprzedaży będzie wystawiana i księgowana automatycznie.

Co istotne, w przypadku spółki prawa handlowego program umożliwia także określenie niestandardowych lat obrotowych i utworzenie bilansu otwarcia.

Systim w wersji dla pełnej księgowości umożliwia:

  • tworzenie JPK_KH
  • generowanie JPK, w tym Sprawozdania Finansowego JPK_SF
  • edytowanie planu kont,
  • prowadzenie rachunku zysków i strat
  • przygotowywanie bilansu
  • definiowanie wzorcowych księgowań.

Poza tym użytkownik uzyskuje – bez jakichkolwiek dopłat – dostęp do wszystkich funkcji z modułu „Faktury i magazyn”. W połączeniu z opcją „Kadry i płace” może otrzymać kompletny program do księgowości online w spółce handlowej, bez konieczności dopłacania za jakiekolwiek raporty czy dokumenty. W tym przypadku 50 zł netto miesięcznie oznaczać będzie dostęp do najwyższego, w pełni funkcjonalnego pakietu usług.

Jeśli chciałbyś sprawdzić, czy ten program będzie dla Ciebie odpowiedni i czy faktycznie prowadzenie pełnej księgowości może być zarówno tanie, jak i łatwe, możesz skorzystać z 30-dniowego okresu próbnego. Konto testowe możesz utworzyć za darmo i bez zobowiązań.

Z funkcjami programu Systim w wariancie z pełną księgowością możesz się zapoznać na tej stronie.

 

Artykuł powstał w ramach współpracy komercyjnej z Enadis Sp. z o.o.