Prowadzisz firmę w domu? Jeśli tak, to znaczy, że zużywasz prąd, wodę, a także powierzchnię na działalność gospodarczą. Mimo to, wiele osób obawia się wliczać takie wydatki w koszty uzyskania przychodu, ponieważ nie wiedzą, jak to robić poprawnie. Spróbujmy rozwiać najczęstsze wątpliwości!

Zacznijmy od odpowiedzi na podstawowe pytanie: czy wydatki ponoszone w związku z prowadzeniem firmy w domu w ogóle mogą być kosztem firmy?

Tutaj akurat odpowiedź jest jednoznaczna: tak, pod warunkiem rozliczenia na zasadach ogólnych lub liniowo. W przypadku ryczałtu, czy – tym bardziej – działalności nierejestrowanej, żadnych kosztów nie odliczymy od podatku dochodowego, a więc tych domowych także. Jeśli jednak prowadzimy Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów lub Księgę Podatkową, mamy takie prawo (aczkolwiek nie obowiązek).

Niestety jednak, w koszty „nie wrzucimy” domowych wydatków w całości, a jedynie w części, w jakiej mieszkanie jest wykorzystywane w działalności gospodarczej. I tutaj zaczynają się schody. Musimy bowiem tę część obliczyć.

Firma w części mieszkania

Sytuacja jest stosunkowo prosta, gdy na potrzeby firmy wydzielone zostało osobne pomieszczenie. To może być zarówno przydomowy garaż, jak i pokój. Jeśli mieszkanie ma 100 metrów kwadratowych, a firma zajmuje 20-metrowy pokój, wówczas w koszty uzyskania przychodu możemy wliczyć 20% opłat za prąd, wodę i ścieki, ogrzewanie, odbiór śmieci oraz utrzymanie nieruchomości (tzw. czynsz dla wspólnoty mieszkaniowej lub spółdzielni).

Do niedawna większą trudność sprawiało rozliczenie kosztów, gdy na cele firmy przeznaczona była tylko część pomieszczenia – czyli np. kanapa w salonie lub krzesło i biurko postawione w sypialni. Niby przepisy nie zabraniały w takim przypadku wliczania części wydatków domowych do kosztów uzyskania przychodu, ale interpretacje były niejednoznaczne.

Na szczęście to się ostatnio zmieniło i zarówno z wypowiedzi przedstawicieli Ministerstwa Finansów, jak i z decyzji Krajowej Administracji Skarbowej wynika, że wliczenie części wydatków mieszkaniowych w koszty obecnie jest uznawane za dopuszczalne także wtedy, gdy na cele działalności nie jest wydzielone całe pomieszczenie.

Jak rozliczyć niewydzieloną część mieszkania?

Jak to zrobić? Właściwie analogicznie, jak przy całym pomieszczeniu, chociaż z jedną istotną różnicą. Jeśli działalność wykonujemy przy komputerze, a obszar zajęty na komputer i krzesło stanowią 10% powierzchni mieszkania, to od rachunków za mieszkanie, czynsz, wodę itp. teoretycznie moglibyśmy wliczyć 10% wszystkich kosztów związanych z utrzymaniem i obsługą nieruchomości.

Musimy jednak uwzględnić fakt, że pomieszczenie tylko w pewnych godzinach jest biurem, a w innych jest np. sypialnią. W związku z tym obliczenia powinny być trochę bardziej skomplikowane.

Jeśli „w firmie” pracujemy 8 godzin na dobę, to powierzchnię powinniśmy podzielić przez 24 godziny, a następnie pomnożyć przez 8. I tak oto np. z 10 metrów kwadratowych robi nam się 3,33 m2. I tylko koszty związane z taką powierzchnią możemy wliczyć w koszty. Czyli – jeśli mieszkanie ma 60 m2, a opłaty dla wspólnoty mieszkaniowej wynoszą 500 zł, to tylko 3,33% (w tym przypadku 16 zł) będą stanowiły koszty firmowe. Analogicznie zrobimy z pozostałymi opłatami domowymi.

Czy jest alternatywa dla rozliczenia procentowego?

Ktoś może powiedzieć, że w odniesieniu do niektórych opłat (np. energii elektrycznej) to niesprawiedliwe. Szczególnie, gdy duża część dobowej aktywności odbywa się w domowym biurze, a prąd zużywamy głównie do obsługi komputerów, drukarek itp. Wówczas jednak jedynym rozwiązaniem może być zamontowanie oddzielnego licznika prądu, co z kolei trudno byłoby zrobić w przypadku, gdy firma wykorzystuje tylko część pomieszczenia. Poza tym prąd „na firmę” będzie droższy, ponieważ przedsiębiorstwa płacą wyższe stawki niż użytkownicy prywatni.

Są jednak i takie wydatki, które możemy próbować rozliczać inaczej niż procentowo. Tak będzie chociażby z telefonem wykorzystywanym zarówno dla celów prywatnych, jak i firmowych. Niestety, nie powinniśmy w takim przypadku wliczać w koszty abonamentu, ale już opłaty za pojedyncze połączenia da się rozliczyć na podstawie billingu. Możemy zaznaczyć, które rozmowy były służbowe i ich koszt wliczyć do wydatków firmowych.

Być może z telefonem lepiej poradzić sobie inaczej, korzystając z dwóch abonamentów (dwie karty SIM możemy mieć nawet w jednym telefonie). Wtedy jeden numer będzie przeznaczony tylko do celów firmowych, a drugi do prywatnych. Taki podział pozwoli nam na wliczenie w koszty całego rachunku dotyczącego numeru firmowego (włącznie z abonamentem).

Warto podkreślić, że jeśli wydatki domowego biura bezpośrednio dotyczą prowadzonej działalności, to możemy wliczać je w koszty w pełnej wysokości. Nie musimy więc obawiać się uwzględniania w wydatkach firmy takich przedmiotów jak biurko i krzesło do pracy, skaner, drukarka, czy materiały biurowe.

Co z podatkiem od nieruchomości?

Pod pewnym względem osoby, które wydzieliły pomieszczenie na potrzeby firmy mają gorzej od tych, które takiego podziału nie dokonały. Otóż, sprawa dotyczy podatku od nieruchomości.

Wysokość tego podatku (opłacanego w urzędzie miasta lub gminy) zależy od przeznaczenia lokalu. Stawki podatku od lokali, w których prowadzona jest działalność, są znacznie wyższe od tych wykorzystywanych na cele mieszkaniowe.

Aktualnie obowiązująca interpretacja podatkowa jest jednak taka, że wyższe stawki stosuje się wobec nieruchomości lub części nieruchomości wydzielonych dla celów prowadzonej firmy.

Jeśli więc biuro znajduje się w samodzielnym pokoju, wówczas należy zgłosić jego powierzchnię jako część mieszkania przeznaczoną na cele działalności i płacić od tej części wyższy podatek. Jeśli natomiast ta część nie jest wyraźnie oddzielona od reszty lokalu i pełni zarówno funkcję firmową, jak i mieszkaniową, to do całości nieruchomości stosuje się „mieszkalną” stawkę podatku.

Kredyt mieszkaniowy w koszty

Nie każdy wie, że jeśli spłacamy kredyt hipoteczny za mieszkanie, w którym prowadzimy działalność, to w koszty firmowe możemy też zaliczyć część każdej opłaconej raty (stosownie do powierzchni mieszkania wykorzystywanej na działalność). Ale uwaga! Dotyczy to tylko części odsetkowej, a nie kapitałowej.

Od 1 stycznia 2023 r. nie można natomiast amortyzować lokali mieszkalnych.

Jak księgować wydatki mieszkaniowe?

Tak jak wszystkie inne koszty, tak i te związane z nieruchomością większość przedsiębiorców będzie uwzględniała w Podatkowej Księdze Przychodów i Rozchodów. Należy to zrobić, wpisując je jako „Pozostałe wydatki”.

Koszt taki księgujemy, wystawiając dowód wewnętrzny. Powinno z niego jasno wynikać, czego ów koszt dotyczy (np. woda, energia elektryczna) i za jaki okres. Oczywiście trzeba też dysponować dokumentami, które potwierdzają te wydatki (np. rozliczenie ze wspólnoty mieszkaniowej, faktura za prąd itd.). Najlepiej wprowadzić taki dokument do systemu księgowego. Możesz to wygodnie zrobić, korzystając z programu 360 Księgowość, który szczególnie dobrze sprawdzi się w małej firmie.

 

—

Powyższy artykuł nie stanowi porady prawnej, ani podatkowej. Jeśli chcesz uzyskać wiążące wskazówki w indywidualnej sytuacji, skontaktuj się z księgowym lub z doradcą podatkowym. 

—