Każdy, kto kiedykolwiek cokolwiek zaczynał, wie że nie da się od razu wszystkiego robić dobrze. Problem w tym, że w przypadku przedsiębiorców niektóre błędy mogą okazać się bardzo kosztowne. Warto więc już na początku zaopatrzyć się w odpowiednią dawkę wiedzy, by uniknąć przynajmniej najbardziej popularnych błędów.
Pisząc „młodzi”, mam na myśli przedsiębiorców początkujących, bez względu na ich wiek metrykalny. To oczywiste, że na początku biznesowej drogi nikt nie wie wszystkiego. Gdy więc mamy wątpliwości, warto szukać informacji w wiarygodnych źródłach, a także korzystać z pomocy księgowych. Można też sprawdzić, czy na poniższej liście nie znajduje się coś, o czym nie wiedziałeś lub nie wiedziałaś.
Błąd pierwszy – import usług bez zgłoszenia
Błąd, z którym w swojej branży spotykam się najczęściej? Brak rejestracji do importu usług. Wielu przedsiębiorców (i to nie tylko tych bardzo początkujących) nie wie, że kupując jakiekolwiek usługi u zagranicznego dostawcy, musi wcześniej zgłosić to do urzędu skarbowego. Po dokonanej rejestracji będzie można używać numeru NIP w standardzie unijnym (tzn. z przedrostkiem PL) i co ważniejsze, dopiero wtedy będzie można wliczać zagraniczne wydatki w koszty.
Zaraz, zaraz, ale czy to na pewno Ciebie dotyczy? Możesz pomyśleć, że nie, jeśli prowadzisz działalność tylko na terenie Polski. Zastanów się jednak, czy nie zdarzyło Ci się reklamować w Google lub na Facebooku? Faktury za te usługi w większości sytuacji wystawiane są przez oddziały Google oraz Meta w Irlandii. A więc za każdym razem, gdy zamawiasz reklamy w tych firmach, dokonujesz importu usług z zagranicy.
Importem będzie też np. subskrypcja dostępu do aplikacji oferowanej przez zagraniczną firmę, czy też zakup szablonu graficznego (tzw. motywu) na stronę internetową w sklepie takim jak Themeforest.
Z importem usług wiążą się zresztą także dwa kolejne błędy.
Błąd drugi – nienaliczanie VAT od faktur zagranicznych
Zagraniczny dostawca nie może dodać do ceny produktu polskiego podatku od towaru i usług, czyli VAT. Nie znaczy to jednak, że otrzymując fakturę z irlandzkiego oddziału Meta lub Google możesz skakać z radości, że udało Ci się zaoszczędzić 23%. Nic z tych rzeczy! Ten podatek musisz wyłożyć „z własnej kieszeni”.
Nawet przedsiębiorcy, którzy korzystają ze zwolnienia z VAT, muszą przy tego rodzaju zakupach zapłacić podatek VAT.
Uważać przy tym trzeba na pewną wyjątkowo nieprzyjemną pułapkę! Może się zdarzyć, że przedsiębiorca otrzyma fakturę zagraniczną z naliczonym podatkiem. Stanie się tak, jeśli klient zostanie błędnie uznany za osobę prywatną. Należy wówczas wystąpić do usługodawcy z prośbą o korektę VAT-u, ponieważ w przeciwnym przypadku konieczne będzie naliczenie dodatkowych 23% podatku od otrzymanej faktury brutto!
Błąd trzeci – brak deklaracji IFT-2R
Z importem usług wiąże się jeszcze jedna skomplikowana sprawa, więc w tym miejscu potraktuję ją bardzo skrótowo. To, co na pewno trzeba wiedzieć, to że przedsiębiorca korzystający z niektórych usług zagranicznych, w tym m.in. z usług reklamowych, do 31 marca powinien złożyć deklarację IFT-2R za usługi zakupione w roku ubiegłym.
IFT-2R to informacja o wysokości przychodu (dochodu) uzyskanego przez podatników podatku dochodowego od osób prawnych niemających siedziby lub zarządu na terytorium Polski, czyli np. Google i Meta. Chodzi o poinformowanie polskiej skarbówki o tym, ile pieniędzy przekazaliśmy tego typu firmom. Dodatkową komplikację stanowi fakt, że w odniesieniu do każdego kontrahenta zagranicznego należy sporządzić oddzielną deklarację.
Deklarację IFT-2R składa się elektronicznie wyłącznie do Lubelskiego Urzędu Skarbowego.
Zignorowanie tego obowiązku może mieć dla przedsiębiorcy bolesne skutki w postaci podwójnego opodatkowania. W takim przypadku to do niego będzie należało opłacenie podatku od przychodów osiągniętych przez firmy zagraniczne w związku ze sprzedażą np. reklam tej konkretnej firmie.
Błąd 4 – niewłaściwe fakturowanie
Na tle powyższych, błędy w wystawianiu faktur mogą wydawać się stosunkowo błahe, jednak i na nie warto zwrócić uwagę. Jeśli korzystamy z programu do faktur, nie musimy przejmować się tym, aby zawrzeć w dokumencie wszystkie wymagane prawem informacje. O to zadbał już zapewne producent oprogramowania.
Przedsiębiorca musi jednak pamiętać o co najmniej dwóch innych ważnych kwestiach. Pierwsza z nich to termin wystawienia faktury. Szczególnie wtedy, gdy współpracujemy z dużymi kontrahentami, może się zdarzyć, że możliwość wystawienia faktury będzie obwarowana szczegółowymi zapisami umowy.
Zleceniodawca może na przykład wymagać, aby po wykonaniu usługi, a przed wystawieniem faktury skompletowana została odpowiednia dokumentacja, w tym podpisany został protokół zdawczo-odbiorczy. Takich procedur nie można jednak przeciągać w nieskończoność, ponieważ przedsiębiorca, który zbyt długo zwleka z wystawieniem faktury, może zostać oskarżony o unikanie opodatkowania.
Trzeba więc pamiętać, że przedsiębiorca ma obowiązek wystawić fakturę do 15. dnia miesiąca, po miesiącu, w którym dokonał sprzedaży. Jeśli więc usługa została wykonana we wrześniu, fakturę należy wystawić najpóźniej 15 października.
Druga ważna sprawa dotyczy kodów GTU. W przypadku świadczenia niektórych rodzajów usług, np. doradczych, szkoleniowych oraz reklamowych, na fakturze obowiązkowe jest wpisanie odpowiedniego kodu. Np. usługi wymienione powyżej mają kod GTU-12.
Błąd 5 – bałagan w księgowości
Na koniec pozostawiłem błąd natury bardziej ogólnej. Otóż, niektórzy przedsiębiorcy z dużą lekkością, żeby nie powiedzieć „nonszalancją” podchodzą do wszelkich spraw księgowych. Na przykład koszty wpisują zbiorczo od czasu do czasu, podobnie dzieje się z wystawianiem faktur. Podatki i ZUS też opłacają wtedy, gdy akurat sobie o tym przypomną, choć tutaj motywatorem znacznie poprawiającym pamięć mogą okazać się wysokie kary (wiem, bo sam zapłaciłem kiedyś kilkaset złotych za jeden dzień spóźnienia).
Nad naszą prokrastynacją, słabą pamięcią i ogólnie kiepską organizacją możemy jednak pracować, a dużym ułatwieniem będzie korzystanie ze sprawdzonego programu księgowego. Przykładem może być popularny w Polsce program 360 Księgowość, który może znacznie usprawnić samodzielne fakturowanie i księgowanie, w dodatku bez ponoszenia dużych kosztów. Dużym plusem programu jest także integracja rozmaitych funkcji w jednym systemie. Nawet w podstawowym pakiecie otrzymamy zarówno Podatkową Księgę Przychodów i Rozchodów (lub Ewidencję Przychodów – przy ryczałcie), możliwość rozliczania VAT i ZUS, a także program magazynowy.
Rabat dla Ciebie!
Dla czytelników BossBloga mam rabat! Każdy, kto podczas składania zamówienia (wybierz przycisk “Zamów”) na stronie 360 Księgowość wpisze kod: Boss360Pro, otrzyma 40% rabatu na wybrany pakiet do końca listopada 2024 roku. Uwaga! Promocja jest ważna tylko do 31.10.2024 roku! Przed złożeniem zamówienia zapoznaj się z Regulaminem Promocji.
