Możliwe, że jako przedsiębiorca korzystasz z wielu programów komputerowych i aplikacji. Czy nie byłoby Ci jednak łatwiej, gdyby rozmaite funkcje były dostępne w jednym systemie? Np. fakturowanie, księgowość, ale też sklep internetowy i magazyn. Jest program, który umożliwia taką integrację, i to nawet w małej firmie.

W tekście pt. „Jakie aplikacje ułatwiają prowadzenie firmy” wymieniłem przykłady programów, które mogą ułatwić życie przedsiębiorcy. Gdy jednak korzystamy z wielu różnych systemów, pojawia się problem z ich integracją.

Sam dobrze to znam. Np. prowadząc zapisy na szkolenia, korzystam z systemu do rezerwacji, który jest powiązany z obsługą płatności. Brakuje mi jednak integracji z programem do fakturowania, przez co do każdej kolejnej faktury muszę przepisywać dane z każdego zamówienia, a to z kolei zabiera czas. Takich przykładów może być oczywiście znacznie więcej i pewnie sam mógłbyś podać jakiś ze swojego doświadczenia. Czy jest na to sposób?

Raczej nie znajdziesz systemu, który połączy ze sobą absolutnie wszystkie dane. Zawsze jednak możesz poszukać takiego, który będzie miał możliwie szeroki zakres integracji. Pod tym względem na polskim rynku w sposób szczególny wyróżnia się program Comarch ERP XT. W tym przypadku słowo „polski” to nie odwołanie do handlowego patriotyzmu, ale wskazówka – wszystkie rozwiązania zaimplementowane w systemie są zgodne z polskim prawem i na bieżąco do niego dostosowywane (w tym do przepisów wynikających z Polskiego Ładu). A to bardzo ważne w czasach, gdy w prawie zachodzą szybkie i głębokie zmiany – tym bardziej, gdy mówimy o programie finansowo-księgowym.

Ale właśnie – nie tylko o księgowość tu chodzi, bo program ERP XT to pewnego rodzaju „kombajn”.  W zależności od tego, na jakie konkretnie moduły się zdecydujesz, może łączyć w sobie program do wystawiania faktur, system księgowy, sklep internetowy, czy też system do analizowania danych finansowych firmy. To tak ogólnie, ponieważ w szczegółach na dziś (na początku 2022 roku) mamy do wyboru 4 moduły podstawowe oraz 7 usług opcjonalnych. System jest cały czas rozwijany, więc możliwe, że w przyszłości pojawią się dodatkowe rozwiązania.

Czy płatny program do faktur opłaca się bardziej niż darmowy?

Najprostszym z głównych modułów programu są Faktury. I tu pojawia się wątpliwość. Na polskim rynku można znaleźć darmowe programy do wystawiania faktur, podczas gdy moduł Faktury w ramach Comarch ERP XT kosztuje (w styczniu 2022 r.) 15 zł miesięcznie.

Zwróć jednak uwagę, że cena to nie wszystko. Warto wziąć dokładnie pod lupę funkcjonalności, jakie otrzymujemy. A niestety tak już jest, że w darmowych programach mamy narzucone zarówno limity ilościowe (np. maksymalną liczbę faktur, jaką możemy wystawić w miesiącu), jak i funkcjonalne (np. jedna waluta, brak paragonów i inne).

W przypadku systemu ERP XT, moduł Faktury ma większy zakres możliwości. Poza tym, że umożliwia wystawianie rozmaitych rodzajów faktur oraz paragonów, to pozwala również na stosowanie walut obcych, obsługę kodów EAN i generowanie plików JPK dla urzędu skarbowego.

Poza tym już w podstawowym abonamencie otrzymujemy także możliwość integracji systemu z firmowym kontem bankowym (dzięki czemu m.in. możemy otrzymywać aktualne informacje o płatnościach za faktury), a także możliwość automatycznego wprowadzenia zeskanowanych faktur papierowych do systemu za pomocą funkcji OCR (z limitem do 20 stron miesięcznie).

Plusem jest także sam fakt, że Faktury są jednym z modułów większego systemu. Jeśli więc kiedykolwiek zechcesz powiększyć swój pakiet, bez problemu uruchomisz kolejny moduł, bez konieczności kopiowania lub przenoszenia danych pomiędzy różnymi „niekompatybilnymi” programami.

Dla porównania – w przypadku programów bezpłatnych nie zawsze będziesz miał możliwość rozbudowy pakietu, a ewentualna rezygnacja może okazać się bardzo czasochłonna. W najgorszym wypadku będziesz musiał przepisywać wszystkie faktury z jednego systemu do drugiego. Dlatego wg mnie, jeśli masz wybór i spodziewasz się, że potrzeby Twojej firmy będą w przyszłości rosły, bezpieczniejszym wariantem będzie od razu aplikacja płatna, ale zarazem bogatsza funkcjonalnie.

A co z księgowością?

Wspomniałem o systemie do fakturowania, ale na tym obowiązki przedsiębiorcy się nie kończą. Musimy jeszcze pomyśleć o Księdze Przychodów i Rozchodów, Księdze Handlowej (koniecznej np. w spółce z ograniczoną odpowiedzialnością) lub o współpracy z biurem rachunkowym. W każdym przypadku ERP XT zapewni odpowiednie rozwiązanie.

Moduły Księga Podatkowa i Księga Handlowa nie wymagają szczegółowego omówienia – znajdziemy w nich po prostu wszystko to, czego potrzebuje przedsiębiorca, aby samodzielnie prowadzić sprawy księgowe swojej firmy. Warto zwrócić uwagę, że większość systemów na polskim rynku obsługuje KPiR, natomiast moduł do samodzielnego prowadzenia tzw. „pełnej księgowości” to już prawdziwy unikat.

Ale nawet w sytuacji, jeśli korzystasz z zewnętrznego biura rachunkowego, dostęp do ERP XT będzie dla Ciebie korzystny. Większość biur rachunkowych w Polsce korzysta z systemu ERP Optima – również firmy Comarch. Systemy ERP XT oraz ERP Optima są ze sobą zintegrowane, a to oznacza, że mając moduł Faktury, możesz przekazywać dokumenty księgowe do biura rachunkowego korzystającego z Optimy. Twój księgowy w prosty sposób zaimportuje do systemu otrzymane od Ciebie dane.

Jeśli prowadzisz działalność handlową, potrzebować będziesz także magazynu. Czy nie byłoby dobrze, gdyby system magazynowy był zintegrowany z fakturami i księgowością? Ja myślę, że to duże udogodnienie. Dlatego w przypadku działalności handlowej dobrałbym jeszcze moduł Magazyn.

Sklep zintegrowany

W drugiej części artykułu pt. „Jakie aplikacje ułatwiają prowadzenie firmy” opisałem moduły dodatkowe, jakie możemy mieć w ramach ERP XT. Wspomniałem tam m.in. o usłudze OCR, Bi-Point (analiza finansowa) oraz o integracji systemu z kontem bankowym firmy.

W tym tekście chciałbym jednak w szczególności zwrócić uwagę na funkcje przydatne w działalności handlowej. W systemie ERP XT znajdziemy aż 4 moduły do wykorzystania czy to w tradycyjnym sklepie, czy to w ramach e-commerce.

  • POS (punkt obsługi detalicznej) – to aplikacja przeznaczona dla sklepów stacjonarnych, która może zastąpić tradycyjną kasę. Na monitorze widoczne są zarówno zdjęcia, jak i opisy produktów, więc pracownik sklepu może w prosty sposób udzielić klientowi dodatkowych informacji. Podczas wystawiania paragonu lub faktury VAT kasjer otrzymuje podpowiedzi dotyczące najpopularniejszych towarów, a także produktów powiązanych ze sprzedawanymi – co ułatwia tzw. „dosprzedaż”. Program umożliwia również dodawanie rabatów, a przy płatności gotówką podpowiada kwotę reszty do wydania. POS może być zintegrowany z drukarką fiskalną oraz terminalem płatniczym.
  • e-Sklep – to po prostu system do prowadzenia sklepu internetowego. Jednym z jego wyróżników jest właśnie… integracja! To jedyne na rynku oprogramowanie sklepu internetowego w pełni zintegrowane z systemami Comarch ERP XT, ERP Optima, ERP XL oraz ERP Altum. Dzięki temu, że e-Sklep stanowi łańcuch naczyń połączonych z Fakturami, Magazynem, księgowością, czy analizą finansową, wszystkie dane możesz mieć w jednym miejscu. Warto podkreślić, że wygląd sklepu jest całkowicie edytowalny, a system powiadomień o zamówieniach pozwala wysyłać do klientów nawet wiadomości SMS.
  • e-Sklep Light – moduł zapewnia dokładnie te same funkcje co pełna wersja sklepu, ale jest przeznaczony dla przedsiębiorców posiadających asortyment do 50 produktów. Usługa ta umożliwia skorzystanie z profesjonalnych narzędzi e-commerce, takich samych jak w dużych sklepach, ale w niższej cenie! Gdy jednak asortyment Twojego sklepu powiększy się, banalnie prosto będziesz mógł przejść na pełny pakiet.
  • e-Sale – to z kolei moduł przeznaczony dla przedsiębiorców skoncentrowanych na platformach Allegro i eBay (w planach jest także integracja z Amazonem). Produkty wprowadzone do systemu szybko i wygodnie wystawisz w internecie, nawet nie dysponując sklepem internetowym. Moduł umożliwia m.in. wystawianie ofert, automatyczne pobieranie transakcji z serwisu aukcyjnego, które następnie są przekształcane do zamówień, a także pobieranie statusów realizacji zamówień i wysyłanie ich do serwisu aukcyjnego. System daje także możliwość integracji zamówień z Allegro z systemem InPost, co pozwala na bardzo sprawne organizowanie wysyłek do paczkomatów.

Jedna firma – jeden system

Słowo „integracja” jest w tym tekście odmieniane przez niemal wszystkie przypadki! Ale nie bez powodu! Szczególnie przy sprzedaży produktów, organizacyjna sprawność firmy może wpływać nawet na jej rentowność. Gdy liczba zamówień rośnie, dobrze by było zająć się po prostu jak najlepszą obsługą klienta, zamiast tracić czas na kopiowanie danych z jednego programu do drugiego. Comarch ERP XT to przykład pakietu, który pozwala większość spraw firmy umieścić w jednym systemie.

Dziś coraz częściej mówi się o tym, że internet przyszłości będzie stanowił świat lustrzany względem świata fizycznego. Używając tego porównania, konto w systemie Comarch ERP XT już teraz może stanowić wirtualne odzwierciedlenie Twojej firmy. To, co w tym unikalne, to właśnie możliwość zebrania mnóstwa danych w jednym oprogramowaniu, bez potrzeby kłopotliwego duplikowania, eksportowania i importowania informacji pomiędzy odmiennymi rzeczywistościami. Po prostu: jedna firma – jeden system. Do wszystkiego.

Dokładny opis funkcjonalności pakietu Comarch ERP XT znajdziesz na stronie: www.erpxt.pl

 

Fot. Comarch S.A. / Artykuł powstał we współpracy z firmą Comarch S.A.