W pierwszej części tekstu „Jakie aplikacje ułatwiają prowadzenie firmy?” przedstawiłem rozmaite rozwiązania, dzięki którym Twój mały biznes może być zorganizowany sprawniej. Ale czasochłonną udręką bywają dla przedsiębiorcy także kwestie związane z fakturami, sprzedażą, czy też z szeroko rozumianą księgowością. Co może tutaj pomóc?

Wybierając oprogramowanie księgowe dla swojej firmy, zwróć uwagę na funkcje dodatkowe, które może posiadać dany system. Zbyt często podczas wstępnego oceniania danej aplikacji, skupiamy się wyłącznie na jej podstawowym zastosowaniu, nie biorąc pod uwagę, jakie opcje mogą nam się przydać w przyszłości.

A przecież firma się rozwija. Nawet, jeśli początkowo wolisz wykonać pewne czynności samodzielnie niż zapłacić za jakieś udogodnienie, po jakimś czasie coraz bardziej będziesz doceniać wszystko to, co pozwoli Ci wykonywać obowiązki w krótszym czasie. Uświadomisz sobie wtedy, jak dobrze byłoby, gdybyś nie musiał wszystkiego robić ręcznie.

Niestety, może się okazać, że podczas zakupu programu nie sprawdziłeś, czy system ma pewną funkcjonalność, a później okazało się, że nie da się jej dokupić. Część braków będziesz mógł zastąpić dodatkowymi aplikacjami, ale po pierwsze nie wszystkie, a po drugie, różne systemy nie będą zazwyczaj ze sobą zintegrowane.

Jakie ułatwienia mam na myśli? Oto kilka przykładów.

  • OCR, czyli z ang. Opitcal Character Recognition – to oprogramowanie służące do automatycznego rozpoznawania tekstu. Takie rozwiązanie jest szczególnie przydatne w połączeniu z programem do fakturowania, ponieważ zwalnia Cię z konieczności przepisywania zawartości papierowych faktur. Posiadając odpowiednią aplikację, możesz za pomocą smartfona sfotografować fakturę. Następnie (po zatwierdzeniu przez Ciebie, że dane są poprawne), skan zostanie nie tylko dołączony do systemowego archiwum, ale faktura może zostać automatycznie zaksięgowana jako koszt w KPiR lub w księdze handlowej. Warto zwrócić uwagę, czy program z którego korzystasz jest połączony z bazą CEIDG lub GUS, dzięki czemu po rozpoznaniu numeru NIP program może automatycznie pobrać dane kontrahenta i dodać je do listy dostawców.
  • Integracja z bankiem. Co powiesz na to, aby Twój program księgowy łączył się z bankiem i sprawdzał, które faktury zostały opłacone? Być może sądzisz, że z tak zaawansowanej funkcjonalności mogą korzystać jedynie duże firmy – nie jest to jednak prawdą. Istnieją już na polskim rynku systemy dla małych firm, które umożliwiają wymianę danych z systemami bankowości elektronicznej, zarówno za pomocą plików jak i automatycznych webserwisów. Dzięki temu przedsiębiorca może zarówno wczytać wyciągi bankowe do programu księgowego, jak również przygotować w programie i wysłać w jednej tzw. paczce całą grupę przelewów do banku. Koniec z wysyłaniem każdego przelewu oddzielnie, czy też z „odręcznym” przypisywaniem pojedynczych wpłat do poszczególnych faktur.
  • Integracja z platformami sprzedażowymi, takimi jak Allegro czy eBay. Oferty na platformach handlowych możesz wystawiać bezpośrednio w systemie zintegrowanym z aplikacją magazynową, fakturami, a nawet z firmami kurierskimi. W efekcie, cały przepływ towarów – od zakupu produktów, poprzez wystawienie oferty, po sprzedaż, wysyłkę oraz zaksięgowanie transakcji może się odbywać w ramach jednego systemu.
  • Analiza finansowa. Czy wiesz, które z Twoich produktów lub usług były najbardziej popularne w kwietniu, a które w listopadzie? Czy wiesz ile wynosiła średnia marża Twojej firmy? Ile wynosi wskaźnik rentowności? Aby wiedzieć to wszystko, trzeba połączyć ze sobą wiele informacji i dokonać skomplikowanych obliczeń. Możesz się tym zająć samodzielnie, siedząc po godzinach nad kalkulatorem lub Excelem, ale możesz też wykonać jedno lub kilka kliknięć, a kolorowe wykresy w przejrzysty sposób zobrazują kondycję Twojej firmy. Jeśli szukasz aplikacji do analizy finansowej, weź pod uwagę taką, która jest prosta w obsłudze, ma zdefiniowane najczęściej wyszukiwane dane, ale też umożliwia tworzenie własnych zestawień, analiz, czy porównań. Taki program, aby należycie spełnił swoją rolę nie może być skomplikowany, ale nie może też ograniczać się do prezentowania wyłącznie dwóch czy trzech gotowych wykresów.

Jeśli zainteresowały Cię wyżej wymienione funkcje, możesz szukać ich w różnych programach. Zwróć przy tym uwagę, że czasem dwa narzędzia, które wydają się służyć do tego samego celu, w szczegółach mogą się od siebie znacznie różnić.  Dotyczy to nawet takich oczywistości jak program do wystawiania faktur – jeden pozwala na wystawianie ich tylko w walucie krajowej, inny daje możliwość wystawiania faktur również faktur w walucie obcej. Może wydawać się to drobiazgiem, ale tylko do czasu, gdy będziesz musiał taką fakturę wystawić.  

Równie często będziesz zmuszony do zakupu całego pakietu, jaki oferuje dostawca, bez możliwości wyboru tylko niezbędnych funkcji. W takim przypadku warto poszukać systemów, które pozwalają na swobodny wybór modułów. Jednym z takich programów jest system do prowadzenia małej firmy Comarch ERP XT.

Poszczególne dodatki możesz nie tylko dodawać, ale też bez obaw możesz z nich rezygnować, gdy okaże się, że z któregoś z nich na razie nie korzystasz.

Modułem podstawowym w Comarch ERP XT jest system do wystawiania faktur, który kosztuje kilkanaście złotych miesięcznie. Inne, które na pewno warto dodać do swojego pakietu to księga podatkowa (lub księga handlowa) oraz magazyn. Moduły, które wymieniłem w tym tekście to OCR, e-Sale, BiPoint (analiza finansowa) – można je zamawiać w abonamentach rocznych lub miesięcznych. Integracja bankowa nie wymaga dodatkowych opłat.

W przypadku rozliczenia miesięcznego, z danej usługi można zrezygnować po zakończeniu danego okresu rozliczeniowego. Dodatkowo można także skorzystać z darmowego okresu próbnego trwającego do czasu wystawienia 10 dokumentów handlowych lub księgowych, ale nie dłużej niż 6 miesięcy.

Nic więc nie stoi na przeszkodzie, abyś sam przetestował opisane powyżej rozwiązania i sprawdził, jak bardzo mogą wpłynąć na usprawnienie także Twojego biznesu. Bezpłatnej rejestracji możesz dokonać, klikając poniżej.

Program do fakturowania i księgowości online

 

Artykuł powstał we współpracy z firmą Comarch S.A.