Własna firma to przeważnie praca na pełny etat, a w wielu przypadkach – etat z wieloma nadgodzinami. Ale czy faktycznie nie da się zrobić tego samego w krótszym czasie? Istnieją aplikacje, które ułatwiają prowadzenie firmy.

To, że na nasz biznes przeznaczamy prawie cały dostępny czas, może wynikać z bardzo wielu powodów – od przyczyn osobistych, takich jak tendencja do prokrastynacji, po sprawy organizacyjne, takie jak problem z delegowaniem obowiązków i potrzeba ciągłego kontrolowania tego, co robią pracownicy. Jednak zarówno w większej firmie, jak i w jednoosobowej działalności, wiele spraw możemy sobie ułatwić dzięki odpowiedniemu wykorzystaniu narzędzi cyfrowych.

Choć żyjemy w świecie przepełnionym narzędziami dostępnymi on-line (a może właśnie dlatego – jakby na przekór), jako przedsiębiorcy często okazujemy się bardzo konserwatywni. Większość z nas świetnie sobie radzi z mailem, Messengerem, mediami społecznościowymi. Jednocześnie wielu przedsiębiorców prowadzi swój terminarz w formie drukowanego notatnika, a wszelkie dokumenty księgowe przekazuje do biura rachunkowego w formie teczki z papierowymi dokumentami. Może już czas, by wpuścić trochę nowoczesności także do swojej firmy? I nie chodzi tu o „sztukę dla sztuki”, ale o wykorzystanie innowacji, które pomogą nam oszczędzać czas.

Terminarz

Zacznijmy od tych rozwiązań, które od dawna nie są już żadnymi nowościami. Choćby od wspomnianego kalendarza. Przyznaję – papierowy, ładnie wydany terminarz ma swój urok i sam też taki mam. Traktuję go jednak przede wszystkim jako notatnik – wiele osób twierdzi (i ja się z tym zgadzam), że przy pracy koncepcyjnej tradycyjna kartka i długopis bardziej sprzyjają koncentracji i kreatywności, w porównaniu z pracą na monitorze. Jednak na co dzień, gdy zajmuję się sprawami bieżącymi, nie wyobrażam sobie pracy bez kalendarza na pulpit.

To jednak również półśrodek – dobry na szybkie wynotowanie zadań do wykonania na dany dzień. Jego główną zaletą jest szybkość edycji, nieporównywalna z żadnymi innym rozwiązaniem.  Ma jednak i wady – gdy mowa o zadaniach powtarzalnych, wolę Kalendarz Google. Mogę tam ustawić zadania cykliczne i powiadomienia – choćby o tym, że na dany dzień przypada termin zapłaty składek ZUS, podatku lub innych opłat. Dodatkową zaletą jest synchronizacja kalendarza na różnych urządzeniach. Wystarczy, że wpiszę coś na dany termin w telefonie, by później mieć te informacje również w komputerze.

Pomiar czasu

Innym ciekawym narzędziem są aplikacje do mierzenia czasu pracy. Być może sądzisz, że takie narzędzie służy przede wszystkim do kontrolowania czasu pracy pracowników? Z tym się jednak nie zgodzę. Podstawową funkcją narzędzi takich jak np. Toggl lub Timepot jest pomiar czasu świadczenia usługi dla konkretnego klienta.

W aplikacjach tego typu czas pracy przypisujemy nie tylko do określonej osoby, ale i do usługobiorcy. Rozpoczynając pracę, wybieram z listę klienta oraz nazwę wykonywanej usługi. To szczególnie wartościowe, jeśli świadczymy usługi copywritingu, marketingu internetowego, tłumaczeń, programowania, tworzenia stron internetowych, czy projektów graficznych.

Dzięki pomiarowi czasu, wiemy dokładnie, ile czasu zajęła nam realizacja określonej usługi, a to z kolei możemy wykorzystać podczas wyceny oraz do ustalania cennika usług na przyszłość.

Dodatkowym plusem stosowania tego typu aplikacji jest jej moc dyscyplinowania użytkownika. Kiedy już włączymy „start” i aplikacja zacznie mierzyć czas naszej pracy, czujemy się bardziej zobowiązani do tego, by faktycznie skoncentrować się na wykonywanym zadaniu. Polecam „prokrastynatorom”! 🙂

Organizacja pracy

A co w sytuacji, w której mamy pracowników lub – tym bardziej – współpracujemy zdalnie z co najmniej kilkoma osobami? Zarządzanie wieloma projektami jednocześnie może być frustrujące, szczególnie jeśli chaos próbujemy opanować za pomocą maili. Na szczęście istnieją aplikacje, które pozwolą nam usprawnić komunikację – będą to zarówno tradycyjne systemy CRM, jak i komunikatory typu Slack lub Trello.

Nie znasz Trello? To rodzaj wirtualnej przestrzeni roboczej z wieloma tablicami, do których przypinamy informacje i dyskutujemy na różne tematy. Pod pewnymi względami mogą przypominać czaty, ale dołączać do nich mogą tylko osoby wyznaczone do danego projektu. W ramach rozmowy możemy wymieniać się opiniami, ale też dołączać linki i załączniki (np. ze wstępnymi projektami).

Wśród zalet Trello można wymienić możliwość przyznawania różnych poziomów dostępu do poszczególnych tablic (nie każdy pracownik musi mieć dostęp do wszystkich projektów i dyskusji), a także integrację z innymi narzędziami, takimi jak Dysk Google, Dropbox czy Microsoft Teams. Do wspólnej tablicy możesz zaprosić także klienta!

Niektórzy porównują Trello do systemu Slack. Trello to jednak przede wszystkim system usprawniający zarządzanie przepływem pracy. Z kolei Slack to głównie komunikator umożliwiający szybką wymianę informacji pomiędzy pracownikami. Warto wiedzieć, że istnieją sposoby na integrację obydwu systemów – za pomocą dodatku Slack w Trello oraz aplikacji Trello dla Slack.

Współpraca dzięki CRM

Chcąc usprawnić sobie pracę i biznes, nie zapominajmy także o systemie typu CRM. W takim programie możemy dodawać nowych klientów, przydzielać im zamówione usługi oraz pracowników, którzy będą te usługi realizowali.

W średnich i dużych firmach system do zarządzania klientami (a będąc precyzyjnym: do zarządzania informacjami o klientach) to standard, jednak w tych najmniejszych – niekoniecznie. Sprawy nie ułatwia fakt, że pod hasłem CRM oferowane są bardzo rozmaite systemy.

Programem tego typu będzie np. bardzo prosty miniCRM, który umożliwia dodawanie zadań do wykonania (wraz z terminami) oraz przypisywanie do nich klientów. Ale CRM-em będzie także rozbudowany „kombajn”, taki jak Ready_, który w jednym miejscu zbiera funkcjonalności wielu innych aplikacji, takich jak Fakturownia, Saldeo, Delegowany, Trello, Monday, Asana, Bitrix, Zoho, a nawet Outlook. Zamiast tworzyć dziesiątki kont w rozmaitych systemach, wszystko możemy mieć w jednym.

Który CRM wybrać? Cóż… Fakt, że na rynku funkcjonuje tak wiele rozmaitych systemów tego typu sprawia, że właściwie każda firma jest w stanie znaleźć system dopasowany do własnych potrzeb. Trudno jednak z góry narzucać jeden system, który spełni oczekiwania wszystkich.

Sprawniej i szybciej dzięki aplikacjom

Zwróć uwagę, że w poszczególnych punktach tego tekstu podpowiadam przede wszystkim typy usprawnień, jakich możesz dokonać, dzięki odpowiednio dobranym aplikacjom. Dzięki narzędziom cyfrowym możesz m.in.

  • zsynchronizować swój terminarz (prowadząc jeden kalendarz, zamiast kilku),
  • mierzyć czas pracy, a przy tym ustalić ile czasu poświęcasz poszczególnym klientom,
  • w jednym miejscu zebrać wszystkie ustalenia oraz widzieć postępy w pracy nad kolejnymi projektami,
  • zbudować kartotekę klientów i w jednym miejscu dokumentować historię współpracy.

Wszystko to razem może usprawnić funkcjonowanie Twojej firmy, przyspieszyć Twoją pracę oraz uwolnić część Twojego czasu. Ale to nie wszystko. Zdaję sobie sprawę, jak wiele czasu i uwagi wymagają także kwestie związane z fakturami, księgowością, czy sprzedażą. Dlatego – już wkrótce – w drugiej części tego tekstu przedstawię interesujące narzędzie, które jest w stanie pomóc Ci również w kwestiach sprzedażowo-księgowych.