Często zdarza się, że sprzęt potrzebny do prowadzenia firmy kupujemy jeszcze przed zarejestrowaniem działalności. Czy jednak wyposażenie firmy może zostać zaliczone do kosztów uzyskania przychodu, pomimo że zakupu nie dokumentuje faktura wystawiona „na firmę”?
Sprzęt prywatny – jako firmowy
Na początku warto odpowiedzieć sobie na pytanie, czy rzecz, którą nabywamy ma służyć utrzymaniu przychodów firmy lub ich zwiększeniu. To podstawowe kryterium pozwalające na zakwalifikowanie przedmiotu do kosztów. Trzeba także sprawdzić czy konkretny wydatek nie figuruje w art. 23 ust. 1 ustawy o PIT. W tym zamkniętym katalogu kosztów zostały ujęte wydatki, które niezależnie od celu, w jakim zostały poniesione, nie mogą być zaliczone do kosztów uzyskania przychodów.
Trzeba się też zastanowić, jaka będzie główna funkcja sprzętu: prywatna czy jednak firmowa? Jeśli zdecydowanie ta druga, wtedy warto dokonać przekazania sprzętu prywatnego na cele firmowe.
Aby to zrobić, należy sporządzić oświadczenie o przekazaniu prywatnych przedmiotów na cele działalności. Trzeba w nim ująć nazwę i inne określenia składnika majątku, który zostaje przekazany, ustaloną wartość tego składnika, rodzaj własności, datę przekazania oraz datę i podpis właściciela.
Tym sposobem można np. wpisać sprzęt do ewidencji środków trwałych firmy. A więc sprzęt kupiony przed założeniem działalności czy taki, który wcześniej stanowił naszą własność prywatną można wliczyć w koszty firmowe.
Jak wycenić sprzęt?
Najbezpieczniej ująć kwotę z dokumentu sprzedaży (paragonu lub faktury). Jeśli jednak zakupu dokonaliśmy dawno temu, może zdarzyć się, że już nie posiadamy dowodu zakupu. Trzeba wtedy dokonać wyceny.
Można to zrobić sprawdzając, w jakich cenach takie same przedmioty wystawiane są na serwisach aukcyjnych typu Allegro czy OLX. Przy takich kalkulacjach należy wziąć pod uwagę stan i stopień zużycia sprzętu. Zużycie uwzględniamy również wtedy, gdy dysponujemy fakturą lub paragonem sprzed kilku lat.
