W internecie znajdziemy mnóstwo aplikacji usprawniających pracę w firmach. Choć na ogół określa się je wspólną nazwą CRM, wiele z nich wykracza poza „system zarządzania klientami”. Przykładem może być polski system Ready_ , który świetnie sprawdzi się także w trybie pracy zdalnej.

Ready_ to biznesowy system operacyjny, który jest o tyle szczególny, że to klient decyduje o zakresie jego funkcjonalności. Firma, która jest zainteresowana zastosowaniem u siebie takiego systemu (a można to zrobić praktycznie „od ręki”, bo system jest dostępny on-line), sama wybiera moduły, z których będzie chciała korzystać.

O systemie Ready_ rozmawiam z Anetą Fiedler – Key Account Managerem w firmie eDokumenty, która opracowała system Ready_™.

Marcin Pietraszek: Na rynku jest wiele aplikacji biznesowych, w tym systemów CRM. Co więc przemawia za tym, aby osoby zarządzające firmami wzięły pod uwagę system Ready_ ?

Aneta Fiedler: W dzisiejszej dobie cyfryzacji na rynku można znaleźć wiele programów, z pozoru mających podobne funkcjonalności. W rzeczywistości, gdy zaczynamy z nich korzystać, niejednokrotnie okazuje się, że ciekawe opakowanie nie zawiera równie interesującej zawartości. Nasz system posiada wszystkie niezbędne aplikacje i staje się cyfrowym biurem, co znacznie ułatwia pracę. Nasz system posiada silnik OCR pozwalający na rozpoznanie tekstu w zeskanowanym dokumencie. Daje to możliwość rejestracji wielu typów dokumentów.

Jednak cech wyróżniających jest znacznie więcej. To, co można docenić już przy pierwszym kontakcie z Ready_ to nowoczesny design, który sprawia, że praca w systemie jest przyjemna. Najważniejsze są jednak funkcjonalności – np. system okienek sprawia, że podobnie jak w systemach operacyjnych, użytkownicy mogą pracować jednocześnie na wielu obiektach.

Dzięki temu, że poszczególne aplikacje składające się na system zostały wstępnie skonfigurowane, użytkownik może zacząć z nich korzystać praktycznie od razu. Jeśli jednak zechce, będzie mógł je skonfigurować inaczej, dostosowując do potrzeb konkretnej firmy. Warto docenić także aplikację mobilną – dzięki niej wszystkie sprawy i dokumenty można mieć zawsze pod ręką.

MP: Ready_ to w pewnym sensie wielozadaniowy „kombajn” – narzędzie mające bardzo wiele funkcji z różnych obszarów. Nie jest to wyłącznie CRM, więc nasuwa się pytanie, jakie inne typy aplikacji mogą zostać zastąpione przez Ready_ ?

AF: System Ready_ może realizować potrzeby, do których wcześniej były wykorzystywane inne aplikacje, np.: Fakturowania, Saldeo, Delegowany, Trello, Monday, Asana, Bitrix, Zoho, klienci poczty np. Outlook. Jednym z głównych atutów jest właśnie scalenie tych wszystkich niezbędnych dziś aplikacji w jednym systemie.

System dla małych i dużych firm

MP: Ready_ umożliwia rejestrowanie wszelkich czynności firmowych, zarządzanie dokumentami, mailami, zamówieniami… Zastanawiam się jednak, przy jakiej wielkości zatrudnienia ten system będzie optymalny. Przy jakiej minimalnej liczbie pracowników warto zastanowić się nad Ready_ ?

AF: Myślę, że najważniejsze jest pojawienie się potrzeby „uporządkowania chaosu”. Z Ready_ mogą korzystać zarówno mikroprzedsiębiorcy, jak i duże korporacje. Dla jednego użytkownika istotną kwestią będzie sama możliwość uporządkowania wszystkich informacji, które do niego docierają. Z kolei dla innego ważna będzie możliwość zarządzania klientami lub projektami.

Z naszych doświadczeń wynika, że firmy zatrudniające kilkanaście osób, zainteresowane będą pracą grupową i komunikacją. Organizacje zatrudniające kilkadziesiąt osób zwrócą uwagę na formalności i możliwość chociażby mobilnej akceptacji dokumentów. Największe korporacje, zatrudniające po kilka tysięcy pracowników, skorzystają z większości oferowanych aplikacji.

Warto zwrócić uwagę, że system ma elastyczny model licencjonowania i dzięki temu może rosnąć razem z firmą, odpowiadając na zmieniające się potrzeby. Być może dziś przedsiębiorstwo będzie korzystać z jednej aplikacji, ale już jutro jego potrzeby mogą się diametralnie zmienić.

Sam skomponuj swój CRM

MP: No właśnie! Wiele aplikacji biznesowych oferowanych jest w formie pakietów. W ich przypadku klient otrzymuje zwykle dostęp do standardowego lub bardziej rozbudowanego zestawu funkcji. W Ready_ jest inaczej, ponieważ mamy obowiązkowy Ready_ TM User, czyli pewnego rodzaju „rusztowanie” (za 20 zł/mies.), do którego możemy podpiąć 10 aplikacji dodatkowych, które kosztują niewiele (5-10 zł/mies.), ale są zamawiane jako oddzielne moduły. Z czego wynika takie rozwiązanie? Czy nie lepiej byłoby zaoferować np. 3 zestawy funkcji jako gotowe pakiety do wyboru?

AF: Zapewne niektórzy szukają aplikacji w formie pakietów. To może się wydawać prostszym rozwiązaniem, ponieważ ogranicza wysiłek przy podejmowaniu decyzji, czego właściwie potrzebujemy dla naszej firmy. Z drugiej strony, niejednokrotnie okazuje się, że wybrany pakiet nie jest wykorzystywany w 100% i jakaś funkcja w ogóle nie jest przydatna podczas wykonywania codziennych obowiązków.

Zdecydowaliśmy się zatem na osobne aplikacje, aby klient nie musiał płacić za coś, z czego nie skorzysta i co nie jest mu w danej chwili niezbędne. W ten oto sposób można wybierać każdą aplikację osobno. W momencie, kiedy pojawi się jakaś nowa potrzeba, można dokupić aplikację i dopiero wtedy zacząć za nią płacić.

Gotowy do współpracy zdalnej

MP: Które rozwiązania oferowane przez Ready_ są szczególnie docenianie teraz, w okresie pandemii i wynikającej z niej pracy zdalnej?

AF: W dobie pandemii wszelkie aplikacje biznesowe nabrały szczególnego znaczenia, ale z naszych doświadczeń wynika, że dużym zainteresowaniem cieszy się Czas pracy. Ta funkcjonalność pozwala rejestrować zarówno czas, jak i wskazać miejsce pracy – czy jest to praca zdalna, czy w biurze, ile czasu poświęcamy na realizację zadań itp. Z kolei generowana na podstawie czasu pracy Lista obecności, to gotowy dokument, który możemy przekazać do działu kadr, celem przygotowania listy płac.

Drugim docenianym rozwiązaniem jest Kanban, który doskonale sprawdza się przy realizacji wszelkiego rodzaju projektów, w których bierze udział kilku współpracowników. Znaczenia nabrała również możliwość elektronicznego podpisywania dokumentów oraz ich współdzielenia.

MP: Załóżmy, że chcę zastosować Ready_ w firmie zatrudniającej 10 pracowników. Jakimi modułami powinienem zainteresować się w pierwszej kolejności?

AF: Tu bardziej należy sobie odpowiedzieć na pytanie, czym zajmuje się dana firma, co jest jej główną bolączką. Firma projektowa może odczuwać potrzebę uporządkowania dokumentów, sprawnej komunikacji z klientami i dostawcami oraz kontroli nad budżetem i zadaniami, wynikającymi z danego projektu. Z kolei firma handlowa skupi się na zarządzaniu lejkiem sprzedaży, czyli leadami handlowymi. Dla jeszcze innej istotną kwestią będzie możliwość OCR-owania faktur, czy też zarządzania korespondencją. System Ready_ można przetestować w ramach 14-dniowego okresu próbnego i w tym czasie zdecydować, jakich funkcjonalności potrzebujemy w naszej firmie.

MP: Dziękuję za rozmowę.

Artykuł powstał we współpracy z firmą eDokumenty sp. z o.o.  – będącej autorem systemu Ready_™