Samochód w firmie a podatek VAT

Trudno sobie wyobrazić dziś firmę, nawet niewielką, która obyłaby się bez samochodu. Auto pozwala dojechać do klienta, pojechać po towar i załatwić całą masę przeróżnych spraw związanych z biznesem. Ale samochód to nie tylko rzecz ułatwiająca życie, ale też wydatki. Na szczęście stanowią one podstawę do zmniejszenia obciążenia podatkowego.

Samochody wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej oraz pojazdy wykorzystywane w tzw. systemie mieszanym

Samochody wykorzystywane w firmie możemy podzielić zwykle na dwie kategorie: wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej oraz wykorzystywane w tzw. systemie mieszanym, służbowo- prywatnym.

I tu uwaga: szczególnie w przypadku kwalifikacji przez właścicieli małych, często  jednoosobowych firm, samochodu osobowego jako stricte firmowego, należy się poważnie zastanowić, czy rzeczywiście będzie on służył wyłącznie celom związanym z prowadzeniem biznesu. W przypadku, gdy jest to nasz jedyny samochód, postępowanie takie może budzić podejrzenia urzędu skarbowego.

W większości przypadków, gdy posiadamy niewielką firmę, samochód będzie służył zarówno do użytku służbowego jak i osobistego. Rozróżnienie to ma zasadnicze znaczenie. Od zakupu (i innych form posiadania) aut użytkowanych w trybie mieszanym odliczymy 50% podatku VAT z faktury dokumentującej wydatek. Od pojazdów kwalifikowanych wyłącznie jako firmowe – 100% podatku.

Kiedy odliczymy wszystko?

Zgodnie z ustawą o VAT, prawo do odliczenia 100% podatku VAT z tytułu nabycia i wszelkich wydatków ponoszonych w związku z użytkowaniem samochodów osobowych możliwe jest pod warunkiem, że pojazdy te wykorzystywane są wyłącznie w działalności gospodarczej.

Pojazdy samochodowe są uznawane za wykorzystywane wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika, jeżeli sposób wykorzystywania tych pojazdów przez podatnika, zwłaszcza określony w ustalonych przez niego zasadach ich używania, dodatkowo potwierdzony prowadzoną przez podatnika dla tych pojazdów ewidencją przebiegu pojazdu, wyklucza ich użycie do celów niezwiązanych z działalnością gospodarczą.

Zauważmy zatem, że możliwość stuprocentowego odliczenia VAT od wydatków związanych z samochodem osobowym będącym środkiem trwałym istnieje dopiero po dopełnieniu 3 warunków, mianowicie:

  • zgłoszeniu pojazdu na druku VAT-26,
  • prowadzeniu kilometrówki dla celów VAT,
  • utworzeniu regulaminu użytkowania pojazdu w firmie.

Zamiar użytkowania samochodu osobowego wyłącznie do celów prowadzonej działalności gospodarczej należy zgłosić do urzędu skarbowego. W tym celu musimy wypełnić i  złożyć formularz VAT-26. Informację tę podatnik składa się w terminie 7 dni od dnia, w którym poniósł pierwszy wydatek związany z takim pojazdem (np. zapłacił za samochód, wpłacił zaliczkę lub ratę).  

W przypadku niezłożenia w terminie informacji na formularzu VAT-26, uznaje się, że pojazd samochodowy jest wykorzystywany wyłącznie do działalności gospodarczej podatnika dopiero od dnia jego złożenia.

Dane, które powinny być zawarte w ewidencji przebiegu pojazdu dla celów podatku VAT,  są bardziej szczegółowe, niż te dla celów PIT.

Są to:

  • numer rejestracyjny pojazdu samochodowego,
  • dzień rozpoczęcia i zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • stan licznika przebiegu pojazdu samochodowego na dzień rozpoczęcia prowadzenia ewidencji, na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji,
  • wpis osoby kierującej pojazdem samochodowym dotyczący każdego wykorzystania tego pojazdu, obejmujący kolejny numer wpisu, datę i cel wyjazdu, opis trasy (skąd-dokąd), liczbę przejechanych kilometrów oraz nazwisko i imię osoby kierującej pojazdem (potwierdzony przez podatnika na koniec każdego okresu rozliczeniowego w zakresie autentyczności wpisu osoby kierującej pojazdem, jeżeli nie jest ona podatnikiem),
  • liczba przejechanych kilometrów na koniec każdego okresu rozliczeniowego oraz na dzień zakończenia prowadzenia ewidencji.

Firma prowadzona w domu a odliczenia 100% VAT od samochodu. Słów kilka o regulaminie użytkowania pojazdu w firmie

Zgodnie z przepisami, chcąc odliczać 100% VAT od samochodu osobowego, powinieneś ustalić wewnętrzny regulamin wykluczający użytkowanie pojazdu w celach prywatnych. Jest to zagadnienie dosyć problematyczne, nie tylko dla samych podatników. Parkowanie auta w miejscu zamieszkania (a przecież tam właśnie może znajdować się siedziba Twojej firmy) budzi zastrzeżenia organów skarbowych.

W wyroku z 3 września 2015 r., sygn. akt I SA/Po 410/15) WSA w Poznaniu zauważył, że:

“(…) dopóki mamy do czynienia z tzw. czynnikiem ludzkim zawsze istnieje potencjalne zagrożenie, że dany pojazd może zostać wykorzystany do celów innych niż związane z działalnością gospodarczą spółki. Okoliczności tej nie da się całkowicie wyeliminować, chodzi zatem jedynie o stworzenie takich mechanizmów i wprowadzenie takich zasad używania pojazdów, które dadzą maksymalną gwarancję wykorzystania ich wyłącznie w działalności gospodarczej podatnika”.

Należy więc zwrócić uwagę na specyfikę pracy. Jeżeli wykonujesz pracę na innym obszarze niż siedziba twojej firmy, to oznacza, że zaczynasz pracować już po przekroczeniu progu swojego mieszkania, o ile zmierzasz w stronę biura. Jeżeli większość czynności wykonujesz we własnym domu, będącym jednocześnie siedzibą Twojej firmy, sprawy przybierają nieco bardziej skomplikowany obrót.

W interpretacji indywidualnej z 2 stycznia 2018 r., nr 0111-KDIB3-1.4012. 617.2017.1.BW) Dyrektor Krajowej Informacji Skarbowej uznał jednak, że: 

“(…) nie jest możliwie stworzenie procedur/zasad wykorzystania pojazdu wykluczających jego użytek prywatny”.

W konsekwencji organ stwierdził, że w takiej sytuacji (praca w domu) samochód nie będzie wykorzystywany jedynie w działalności gospodarczej i bez znaczenia jest prowadzenie ewidencji przebiegu pojazdu przez przedsiębiorcę prowadzącego działalność w miejscu zamieszkania.

Orzecznictwo stoi jednak na stanowisku rozpatrywania tej kwestii pod kątem charakteru i specyfiki prowadzonej działalności gospodarczej.”[1]

Kiedy jeszcze mamy prawo do odliczenia 100% VAT?

Odliczenie pełnego VAT-u możliwe jest w przypadku, gdy wykorzystujemy pojazdy:

  • konstrukcyjnie przeznaczone do przewozu co najmniej 10 osób łącznie z kierowcą, jeżeli z dokumentów wydanych na podstawie przepisów o ruchu drogowym wynika takie przeznaczenie,
  • pojazdy samochodowe, inne niż samochody osobowe, mające jeden rząd siedzeń, który oddzielony jest od części przeznaczonej do przewozu ładunków ścianą lub trwałą przegrodą,
  • klasyfikowane na podstawie przepisów o ruchu drogowym do podrodzaju: wielozadaniowy, van lub z otwartą częścią przeznaczoną do przewozu ładunków,
  • samochodowe, inne niż samochody osobowe, które posiadają kabinę kierowcy z jednym rzędem siedzeń i nadwozie przeznaczone do przewozu ładunków jako konstrukcyjnie oddzielne elementy pojazdu,
  • specjalne, które spełniają również warunki zawarte w odrębnych przepisach, określone dla następujących przeznaczeń:
    • agregat elektryczny/spawalniczy,
    • do prac wiertniczych,
    • koparka, koparko-spycharka, ładowarka, podnośnik do prac konserwacyjno-montażowych, żuraw samochodowy,
    • lub jeżeli z dokumentów wydanych zgodnie z przepisami o ruchu drogowym wynika, że dany pojazd jest pojazdem specjalnym.

Warto zauważyć, że w przypadku samochodów wymienionych z punkcie 3 oraz 4 możliwość pełnego odliczania VAT stwierdza się na podstawie dodatkowego badania technicznego przeprowadzonego przez okręgową stację kontroli pojazdów, potwierdzonego zaświadczeniem wydanym przez tę stację oraz dowodu rejestracyjnego pojazdu zawierającego odpowiednią adnotację o spełnieniu tych wymagań.

W przypadku pozostałych ciężarówek i innych pojazdów specjalnych mamy prawo do pełnego odliczenia podatku VAT dokumentujących zakup (w tym najem, leasing, itp.) i eksploatację.

Warto dodać, że ewidencję przebiegu pojazdu na cele VAT należy prowadzić tylko w przypadku korzystania z samochodów osobowych czy motocykli w celu 100% odliczenia VAT od ich wydatków eksploatacyjnych. Trudno bowiem wyobrazić sobie, że ktoś porusza się po mieście w celach prywatnych żurawiem lub koparką.

Jeśli są tu osoby korzystające z motorowerów, to ucieszy je fakt, że w przypadku użytkowania tego typu pojazdów przysługuje pełne odliczenie VAT od wydatków eksploatacyjnych, bowiem nie zostały one sklasyfikowane jako pojazdy osobowe.

Kiedy odliczymy 50%?

Jak już wspomniałam, w pozostałych przypadkach, kiedy samochód osobowy będzie nam służył zarówno do celów firmowych, jak i prywatnych ,skorzystamy z 50% odliczenia wydatków z nim związanych.

Nie obowiązuje nas wówczas zgłoszenie pojazdu do urzędu skarbowego, nie musimy prowadzić również ewidencji przebiegu czy wymyślać regulaminów ograniczających użytkowanie środka transportu. No i oczywiście bez skrępowania możemy zamontować w nim fotelik dziecięcy, a nawet pojechać na wakacje. Jest to chyba najbardziej powszechna forma korzystania z rozliczenia wydatków związanych z autem w naszej firmie.

Od jakich wydatków odliczymy VAT?

Nieważne czy odliczamy 100% czy 50%, mamy prawo skorzystać z pomniejszenia podatku należnego o podatek naliczony związany z wydatkami na: kupno, opłaty związane z leasingiem, najmem i innymi formami użytkowania auta, przeglądami i naprawą, usługami serwisowymi, częściami, biletami za parking lub za przejazd autostradą, usługami holowania, myjnią, paliwem i wszystkimi, które wiążą się z utrzymaniem naszego pojazdu.

Faktury związane z naszym pojazdem (bez względu na to, czy odliczamy 100% czy 50% VAT-u) rozliczamy  standardowo w dwóch następnych miesiącach (lub dwóch następnych kwartałach) po miesiącu wystawienia faktury. W przypadku, gdy znajdziecie jakiś zabłąkany dokument po upływie tego terminu, możecie jeszcze odliczyć podatek VAT od wydatku związanego z eksploatacją pojazdu dokonując korekty deklaracji za wcześniejszy okres i ujmując tam daną fakturę lub faktury.

Warto zaznaczyć, iż 50% nieodliczonego podatku VAT z faktur dokumentujących poniesienie wydatków eksploatacyjnych podatnik ujmuje w kosztach firmy.

[1] Por. wyrok NSA z 21 lutego 2017 r., sygn.. akt I FSK 1200/15 i I FSK 1201/15 oraz z 22 marca 2017 r., sygn. akt I FSK 1180/15).


Uwaga! Powyższy wpis nie stanowi porady prawnej. 


Samochód w firmie a podatek VAT
Oceń artykuł

Izabela Sarnicka

Prawnik ze specjalizacją w prawie podatkowym. Moje doświadczenie zawodowe wiąże się z pracą w skarbowości, gdzie zajmowałam się podatkiem VAT. Obecnie prowadzę własną firmę.