Zagubione dokumenty, przegapione terminy płatności, wydruki wpięte nie do tych segregatorów co potrzeba, czasochłonna wysyłka faktur pocztą – to tylko kilka typowych problemów w firmach, które korzystają z dokumentacji papierowej. Właściwie wszystkie z nich można wyeliminować, wprowadzając elektroniczny obieg dokumentów.

Elektroniczny obieg dokumentów można stosować w każdej, nawet najmniejszej firmie. Nie chcę jednak przez to powiedzieć, że każdy, kto prowadzi działalność gospodarczą, powinien od razu decydować się na gotowy system, np. dostępny on-line. Jak zwykle – „to zależy”.

Dla kogo elektroniczny obieg dokumentów?

Jeśli prowadzisz jednoosobową działalność gospodarczą, czyli de facto jesteś freelancerem, pracujesz z kilkoma stałymi klientami i zakładasz, że zbyt szybko się to nie zmieni, wówczas Twój elektroniczny system może ograniczyć się do wykorzystywania popularnych aplikacji biurowych i przechowywania dokumentów w komputerze (pamiętaj jednak o bieżącym wykonywaniu kopii zapasowych, by nie stracić danych w razie awarii).

Im jednak większa jest Twoja firma, im więcej masz klientów, podwykonawców, pracowników, tym trudniej zapanować nad dokumentami. Już przy kilkunastu kontrahentach i kilku pracownikach wprowadzenie elektronicznego obiegu pozwala wyraźnie skrócić czas tworzenia, drukowania, wysyłania dokumentów i co się z tym wiąże, zmniejszyć koszty utrzymywania rozbudowanej biurokracji. A im bardziej Twoja firma będzie się rozwijała, tym korzyści będą mocniej odczuwalne.

Istnieją jednak takie sytuacje, kiedy elektronicznym obiegiem dokumentów warto się zainteresować nawet w bardzo małej firmie. Może być to konieczne wówczas, gdy np. nawiążesz współpracę z dużym klientem, a jego procedury będą wymagały od wszystkich kontrahentów (a więc także od Ciebie) przestrzegania określonych zasad przechowywania i przesyłania dokumentów. Gdy korzystasz z gotowego systemu wysokiej klasy, masz gwarancję, że wszelkie wymogi dotyczące bezpieczeństwa danych zostają zachowane, a stosowane procedury są zgodne z aktualnie obowiązującym prawem, w tym z RODO.

Nie tylko elektroniczne faktury

Osobiście jestem zwolennikiem rozwiązań udostępnianych w chmurze. W dzisiejszych czasach możemy w ten sposób tworzyć i przechowywać kopie zapasowe danych, czy też korzystać z oprogramowania księgowego oraz z wielu innych udogodnień. Na takiej samej zasadzie możemy korzystać z systemu elektronicznego obiegu dokumentów.

W Polsce popularnym rozwiązaniem tego typu jest EBI24 – co ważne, jest to system przeznaczony przede wszystkim dla małych i średnich firm, ale posiada także pakiet dla najmniejszych podmiotów. Tak jak i przy innych usługach oferowanych w chmurze, również tutaj nie musimy kupować kosztownego oprogramowania, a jedynie opłacamy abonament za te funkcjonalności, z których chcemy korzystać. Ceny zaczynają się od 35 zł netto miesięcznie, a w pierwszym miesiącu współpracy konto jest bezpłatne (można je przetestować bez konieczności kontynuowania współpracy).

Najbardziej podstawową funkcjonalnością EBI24 jest możliwość elektronicznego wystawiania, przesyłania i przechowywania faktur. Ale nawet w tym aspekcie system ten jest bardzo rozbudowany. Za jego pośrednictwem możemy np. udostępniać faktury w formie elektronicznej, przechowywać je, a nawet eksportować do programów księgowych. Potrzebna korekta faktury? Ją także możemy szybko wystawić i wysłać z opcją elektronicznego potwierdzenia odbioru. Możemy też importować faktury otrzymane, skanować przychodzące faktury papierowe, czy też filtrować dokumenty wg rozmaitych kategorii (np. sprawdzając, które nie zostały jeszcze opłacone).  

Dla mnie stosowanie e-faktur jest wygodniejsze i przez to bardziej oczywiste od faktur papierowych. Od lat wysyłam faktury drogą elektroniczną i jeśli to możliwe, najchętniej przyjmuję faktury w takiej właśnie formie. Ale EBI24 umożliwia również wykonywanie wielu, znacznie mniej oczywistych operacji. Np. system ten pozwala na zawieranie z klientami umów drogą elektroniczną.

Umowa, która zostanie wgrana do systemu, może zostać przesłana do klienta, który otrzyma na swój e-mail wiadomość z bezpiecznym linkiem do autoryzacji dokumentu! Taka umowa ma taką samą moc prawną jak dokument papierowy. A jeśli sytuacja wymaga (choć to rzadkość) odręcznego podpisu, taka opcja również jest dostępna – dokument można wówczas podpisać rysikiem podłączonym do tabletu. Następnie umowa może zostać zarchiwizowana na Twoim koncie w EBI24, gdzie będziesz miał dostęp do wszystkich swoich umów, faktur oraz innej dokumentacji firmowej. Możesz tam zajrzeć z każdego miejsca na świecie, w każdym momencie i na każdym urządzeniu z dostępem do internetu.

Ciekawe jest również to, że różnym pracownikom możesz przypisywać odmienne uprawnienia. Tak więc dokumenty widoczne dla jednego pracownika, mogą nie być dostępne dla drugiego. Ktoś może mieć dostęp do edycji danych, a ktoś inny może je tylko odczytywać. Jako administrator konta możesz decydować, jak chcesz ustawić poziomy dostępów, np. w zależności od stanowiska lub typu dokumentacji. Uprawnienia możesz oczywiście edytować (dodawać, odbierać, zmieniać).

Czy dane w chmurze są bezpieczne?

Pewnie zgodzisz się ze mną, że elektroniczny obieg dokumentów może być dużym udogodnieniem w firmie. Naturalne są jednak wątpliwości dotyczące bezpieczeństwa danych przechowywanych w chmurze. Pewnie nie istnieje coś takiego jak bezpieczeństwo 100-procentowe, jednak w przypadku EBI24 stosowane są liczne zabezpieczenia, które ograniczają ryzyko „wycieku” lub utraty danych do minimum.

Jak twierdzi usługodawca, dane są duplikowane w dwóch różnych odległych od siebie elektronicznych centrach danych (dedykowanych do archiwizacji danych wrażliwych). W efekcie, nawet  gdyby w jednym miejscu serwery spłonęły, w drugim Twoje dane nadal będą bezpieczne.

A co z ryzykiem nieuprawnionego dostępu do Twojego konta? Tutaj posłużę się cytatem ze strony usługodawcy:

„System EBI24 wykorzystuje certyfikat SSL za pomocą 256-bitowego klucza, który szyfruje dane przesyłane drogą elektroniczną pomiędzy serwerem a użytkownikiem i uniemożliwia przechwycenie poufnych informacji. Istnieje także możliwość zabezpieczenia danych indywidualnym kontem PUK, które dodatkowo daje gwarancję, że do Twoich danych i dokumentów nie ma możliwości dostępu i ich odzyskania żadna niepowołana osoba. Takie rozwiązanie gwarantuje, że nawet administratorzy systemu nie mają dostępu do treści Twoich dokumentów. Tym samym nie ma fizycznej możliwości udostępnienia Twoich dokumentów organom uprawnionym, nawet w przypadku nakazu sądowego czy decyzji urzędu skarbowego bez Twojej wiedzy i zgody.”

Przyznaję, że dla mnie brzmi to przekonująco. Jak zwykle najsłabszym ogniwem systemu może być sam użytkownik, który np. nie będzie dbał o należyte przechowywanie takich danych jak login, hasło, czy też numer PUK. Jeśli jednak Ty sam nie będziesz takich danych udostępniał, szanse włamania na konto wydają się niewielkie.

Cała dokumentacja w chmurze

Na przykładzie EBI24 widać, że korzystanie z elektronicznego obiegu dokumentów może znacznie uprościć i przyspieszyć rozmaite procesy w firmie. Wystawianie i archiwizowanie faktur (także tych otrzymanych), czy też podpisywanie dokumentów to dopiero początek.  

Tak naprawdę wszystkie zamówienia, oferty, oświadczenia, protokoły, wnioski, rachunki, umowy o dzieło możesz tworzyć, przesyłać i archiwizować w formie elektronicznej. Na pewno korzystanie z systemu tego typu może być więc niesamowitym ułatwieniem i to nawet w niedużej firmie.