Polski Ład sprawił, że wielu przedsiębiorców zaczęło myśleć o zmianie formy opodatkowania. Niektórzy już podjęli decyzję, bardzo często zamieniając zasady ogólne lub podatek liniowy na ryczałt. Aby jednak wybór ten nie był zbyt pochopny, warto znać konsekwencje, z jakimi wiąże się wybór ryczałtu.

Sama zmiana formy opodatkowania technicznie jest sprawą prostą. Wystarczy złożyć odpowiedni wniosek do urzędu skarbowego – najwygodniej po prostu edytować wpis przez internet – w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej (CEIDG).

Trzeba jednak pamiętać o terminie. O ile nie rozpoczynamy nowej działalności w ciągu roku podatkowego, to zmianę musimy zgłosić do 20 lutego (a będąc precyzyjnym – do 20. dnia miesiąca następującym po miesiącu, w którym osiągnęliśmy pierwszy przychód w roku).

Jeśli przegapiłeś ten termin, musisz zaczekać do przyszłego roku. Istnieje co prawda jedno rozwiązanie awaryjne, ale wymaga ono likwidacji działalności oraz zarejestrowanie nowej, w tym samym roku podatkowym. Wówczas na nowo można wybrać dowolną formę opodatkowania.

Czy każdy może wybrać ryczałt?

Poza terminami, musimy uwzględnić także rodzaj prowadzonej działalności. Ryczałt ewidencjonowany nie jest dopuszczalny w przypadku:

  • prowadzenia aptek,
  • kupna i sprzedaży wartości dewizowych,
  • handlu częściami i akcesoriami do pojazdów mechanicznych,
  • wytwarzania wyrobów opodatkowanych podatkiem akcyzowym, na podstawie odrębnych przepisów, z wyjątkiem wytwarzania energii elektrycznej z odnawialnych źródeł energii.

Ryczałtu nie zastosują także osoby, które m.in.:

  • opłacają w tym samym roku podatek w formie karty podatkowej,
  • korzystają z okresowego zwolnienia od podatku dochodowego,
  • prowadzą działalność na rzecz byłego lub obecnego pracodawcy,
  • rozliczały się na zasadach ogólnych samodzielnie, ale założyły spółkę z małżonkiem (lub odwrotnie).

Wszystkie warunki i ograniczenia możesz sprawdzić na stronie biznes.gov.pl.

Co oznacza wybór ryczałtu?

Wybór ryczałtu powinien być decyzją przemyślaną, a najlepiej także popartą kalkulacjami. Kluczowy jest jeden aspekt – koszty firmowe.

Na wybór ryczałtu powinni zdecydować się przede wszystkim ci przedsiębiorcy, którzy świadczą usługi, nie ponosząc przy tym dużych kosztów. Najbardziej charakterystyczną cechą ryczałtu jest bowiem brak możliwości odliczenia kosztów od przychodów. Mówiąc potocznie: przy tej formie opodatkowania prawie niczego „nie wrzucimy w koszty”.

Przy zasadach ogólnych lub skali podatkowej – jeśli sprzedamy usługi za 1000 zł, ale w związku z ich świadczeniem poniesiemy koszty 400 zł, to zapłacimy podatek naliczany od 600 zł. W ryczałcie nie ma odliczeń, więc podatek zapłacimy od 1000 zł.

Dlaczego więc wybór ryczałtu może być korzystny? Ponieważ stawki podatku są niższe. Ale uwaga – nie są one jednakowe dla każdego rodzaju działalności.

Są branże, w których podatek wynosi 3% (np. gastronomia bez alkoholu), 5,5% (usługi budowlane), 8,5% (edukacja i gastronomia z alkoholem, wynajem nieruchomości, wynajem samochodów), 12% (wydawanie oprogramowania i doradztwo w IT), 14% (opieka zdrowotna), 15% (reklama, pośrednictwo w sprzedaży hurtowej, pośrednictwo w sprzedaży motocykli), a nawet 17% (dot. głównie wolnych zawodów – np. księgowych, adwokatów, agentów ubezpieczeniowych niezatrudniających pracowników).

Powyższa lista rodzajów działalności zawiera jedynie przykłady, ale już pobieżne zapoznanie się z nią może wzbudzić pewną podejrzliwość. Trudno znaleźć uzasadnienie dla zastosowania ryczałtu w firmie, która np. pośredniczy w sprzedaży powierzchni reklamowej. Taki pośrednik wystawia klientowi fakturę, na której np. 80% stanowi koszt zakupu miejsca na reklamę w firmie zewnętrznej, a 20% stanowi jego wynagrodzenie (prowizja). Jeśli samego zakupu nie można wliczyć w koszty, dla pośrednika taka działalność okazuje się nieopłacalna. Dlatego taka osoba nie powinna wybierać ryczałtu.

Szczególnie tam, gdzie stawka ryczałtu wynosi 17%, warto zastanowić się, czy prostsza księgowość jest korzyścią na tyle dużą, by rezygnować z możliwości odliczania kosztów. Jeśli jednak możemy zastosować obniżoną stawkę, a nasze koszty firmowe są niewielkie, wtedy ryczałt może okazać się bardzo opłacalnym wyborem.

A co ze składką zdrowotną? Ta zależy od rocznego przychodu przedsiębiorcy i w 2022 roku może wynosić 335,94 zł (przychód do 60.000 zł rocznie), 559,98 zł (przychód do 300.000 zł) lub 1007,81 zł (przychód powyżej 300.000 zł). Co ważne, w przypadku „ryczałtowców” ustalając wysokość przychodów do określenia podstawy wymiaru składki zdrowotnej, pomniejsza się je o kwoty składek opłaconych na ubezpieczenie emerytalne, rentowe, chorobowe i wypadkowe – czyli w tym przypadku „coś” jednak można odliczyć.

Jak rozliczać ryczałt?

Niższe stawki podatku to nie jedyna korzyść z wyboru ryczałtu. Dla wielu przedsiębiorców brak możliwości odliczania kosztów jest… zaletą. Dlaczego? Ponieważ przekłada się to na mniejszą liczbę obowiązków i w efekcie prostszą księgowość. Zamiast tracić czas na wpisywanie każdego wydatku, możemy skupić się na tym, co w firmie najważniejsze.

Nie jest jednak tak, że „ryczałtowiec” nie ma żadnych obowiązków księgowo-podatkowych. Przedsiębiorca rozliczający się w ten sposób nie prowadzi księgi przychodów i rozchodów (KPiR), ale za to musi zadbać o ewidencję przychodów. Poza tym, tak jak w każdym innym biznesie, tu również trzeba wystawiać faktury, czy też rozliczać składki ZUS.

Ryczałt nie wyklucza bycia „vatowcem”, a w takim przypadku konieczne będzie generowanie plików JPK, a także prowadzenie ewidencji zakupu i sprzedaży na potrzeby podatku VAT. Wskazane może być także prowadzenie ewidencji środków trwałych. Poza tym, na życzenie urzędu skarbowego, podatnik jest zobowiązany do wystawienia JPK_EWP, czyli Jednolitego Pliku Kontrolnego dla ewidencji przychodów.

Wszystko to sprawia, że choć jest nieco prościej, to jednak obowiązków nadal jest sporo i trudno im sprostać bez odpowiedniego oprogramowania. A więc podobnie, jak w przypadku Książki KPiR, przy wyborze ryczałtu również warto mieć odpowiedni program księgowy.

Jaki program do ryczałtu?

No dobrze – wybierasz ryczałt, żeby było taniej, a tu okazuje się, że znów musisz płacić. Na szczęście istnieje sposób, by nie robić tego od razu, a i później koszty mogą być symboliczne. Tak przynajmniej mogą mówić ci, którzy zdecydowali się na system online 360 Księgowość.

Twórcy tego programu bardzo mocno skoncentrowali się właśnie na stworzeniu oferty odpowiedniej dla „ryczałtowców”. W niektórych programach księgowych ryczałtowcy nie mają oddzielnych funkcji związanych bezpośrednio z odpowiednią dla nich formą opodatkowania. Owszem, ryczałt jest na ogół obsługiwany, ale niejako na doczepkę. W 360 Księgowość użytkownicy opodatkowani ryczałtem na pewno nie są traktowani „po macoszemu”.

Dużą zaletą systemu jest fakt, że korzystanie z jego wszystkich funkcjonalności można rozpocząć zupełnie za darmo. Pakiet KPiR + Ryczałt Free pozwala na korzystanie z programu do 6 miesięcy albo do czasu wprowadzenia 100 faktur sprzedaży lub 100 faktur zakupu (w zależności od tego, co nastąpi jako pierwsze).

A co się stanie, gdy przekroczysz limit lub minie pół roku? Wtedy masz do wyboru pakiet KPiR + Ryczałt Standard lub KPiR + Ryczałt Pro. Jeszcze do końca kwietnia trwa promocja na zakup pierwszej licencji, w ramach której pakiet standardowy kosztuje zaledwie 14,50 zł netto miesięcznie, a wersja z wszystkimi funkcjonalnościami – 24,50 zł. Cena będzie obowiązywać do końca czerwca 2022 r.

Co otrzymujesz w tej cenie? Bardzo wiele! Już w standardzie nie ma żadnych limitów dodawanych dokumentów. Co ciekawe, standard obejmuje takie funkcje jak zakupy, magazyn, środki trwałe, płatności, projekty i oczywiście darmowa pomoc techniczna. Czymś, czego raczej nie znajdziemy w innych tego typu programach jest możliwość zarejestrowania w jednym systemie kilku firm – dwie możemy prowadzić w jednej cenie, za każdą kolejną zapłacimy 4 zł netto.

Ciekawą funkcjonalnością jest również możliwość podziału firmy na działy, z których każdy będzie rozliczany oddzielnie. Możemy też tworzyć centra kosztów, przypisane do poszczególnych działów lub do realizowanych projektów. To wszystko w standardzie.

W wersji Pro znajdziesz jeszcze inne udogodnienia, a wśród nich m.in. możliwość wystawiania faktur cyklicznych, zbiorczych oraz wysyłania ich w sposób masowy. Możesz też zorganizować wiele magazynów, a nawet dodawać dokumenty związane z produkcją.

W dwóch pierwszych wariantach (Free i Standard) do programu możesz dodać darmowego użytkownika z ograniczonym dostępem. Jeśli potrzebujesz dodatkowego użytkownika z pełnym dostępem, możesz go zakupić i dodać w wersji Pro.

Program 360 Księgowość jest intuicyjny i prosty w obsłudze, jeśli jednak będziesz potrzebować dodatkowej pomocy, tu też czeka na Ciebie niespodzianka. Ten system to jedyny znany mi program do księgowości online, do którego można pobrać instrukcję obsługi w formacie PDF. Jest nawet oddzielna wersja instrukcji przeznaczona specjalnie dla użytkowników rozliczających się ryczałtem!

Dodatkowo możesz zadzwonić na darmową pomoc techniczną oraz zajrzeć na kanał YouTube, gdzie znajdziesz poradniki i filmy pomocnicze.

Niższe podatki z wygodnym programem w pakiecie

Jeśli spełniasz warunki, które umożliwiają Ci rozliczanie się za pomocą ryczałtu, a w swojej działalności ponosisz niewielkie koszty – wybór tej formy opodatkowania może znacznie zmniejszyć Twoje obciążenia podatkowe. Aby jednak zadowolenie z tego wyboru było pełne, warto zadbać także o odpowiednie oprogramowanie księgowe. Najlepiej takie, które przy niewielkich kosztach maksymalnie uprości wszystkie Twoje rozliczenia.

Na pewno 360 Księgowość to system, który warto wziąć w takiej sytuacji pod uwagę. Rejestracja nic nie kosztuje, używanie – przez pierwsze pół roku lub do osiągnięcia limitów – też nie. Warto więc zajrzeć na stronę i zarejestrować się już teraz.

 

Wpis powstał we współpracy z Merit Aktiva Sp. z o.o.