Jeśli faktury kosztowe są dla Ciebie problemem – masz ich za dużo i ciężko Ci zapanować nad bałaganem, w tym artykule znajdziesz rozwiązanie. Wystarczy aplikacja CostPocket z systemem OCR i telefon z aparatem fotograficznym.

OCR to skrót od Optical Character Recognition. Oznacza technologię, która rozpoznaje znaki i tworzy ich kopię w postaci elektronicznej. Brzmi skomplikowanie, ale dla użytkownika jest bardzo proste.

Dzięki tej technologii litery i cyfry ze zdjęcia mogą zostać zamienione na kod zrozumiały dla programów komputerowych. Jakich? Np. księgowych! Tak jest w systemie 360 Księgowość, który od jakiegoś już czasu łączy siły z aplikacją OCR – CostPocket.

Jak działa CostPocket?

CostPocket to program, z którego można korzystać zarówno w przeglądarce internetowej, jak i w aplikacji na smartfonie. W obydwu przypadkach logujemy się do konta swojej firmy i tam przesyłamy dokumenty kosztowe. Jakie? Praktycznie wszystkie!

Bez względu na to czy mówimy o fakturach, czy o paragonach, każdy taki dokument można szybko „wrzucić” do systemu. Wystarczy zrobić mu zdjęcie, wysłać do aplikacji i… to wszystko! Dokument można też wysłać mailem, i to w niemal dowolnym formacje – np. jpg, pdf, czy nawet html.

Co ciekawe, system rozpoznaje rozmaite rodzaje faktur i paragonów, a także różne układy graficzne. Bez względu na to, czy dane firmy znajdują się w górnej czy dolnej części dokumentu, bez względu na to, jaka stawka VAT została zastosowana w danej sytuacji, program prawie w 100% potrafi przypisać dane do właściwych kategorii.

Co to oznacza dla Ciebie? Przede wszystkim wygodę. Faktur i paragonów nie trzeba przepisywać ręcznie. CostPocket rozpozna i zapisze adres sprzedawcy, numer NIP, numer dokumentu, stawki VAT i inne informacje. W przypadku automatycznej digitalizacji paragonu, cała operacja trwa maksymalnie 15 sekund!

System myli się bardzo rzadko i jest cały czas udoskonalany. Mimo to może się zdarzyć, że jakiś paragon lub faktura będzie tak niestandardowa, że program popełni błąd. Dlatego każdy wgrany dokument warto potem przejrzeć pod kątem poprawności lub… zdecydować się na pakiet, który obejmuje ręczne sprawdzenie danych przez pracownika CostPocket.

W odpowiedzi na różne potrzeby i rodzaje firm CostPocket oferuje pakiety dla osób z większą ilością dokumentów, jak plan Gold (zrobotyzowana digitalizacja i 100 dokumentów miesięcznie na jednego użytkownika) czy Platinium (digitalizacja potwierdzona przez człowieka, 30 dokumentów na użytkownika miesięcznie). Dla organizacji z mniejszą ilością dokumentów, a dużą liczbą użytkowników wygodny jest pakiet „Pay as you go” (digitalizacja potwierdzona przez człowieka), w którym płaci się za pojedynczy dokument.

Dla kogo CostPocket?

Rozwiązanie takie jak CostPocket może się przydać zarówno przedsiębiorcom, którzy samodzielnie zajmują się księgowaniem swoich dokumentów, jak i samym biurom rachunkowym obsługującym wielu klientów. To także bardzo dobre rozwiązanie dla większych firm, w których wielu pracowników „zbiera” paragony i faktury kosztowe.

System OCR to sposób, aby:

  • zaoszczędzić czas tracony na przepisywanie faktur i paragonów,
  • zapanować nad bałaganem związanym z dużą ilością dokumentów,
  • na bieżąco zbierać informacje o kosztach i dodawać je do programu księgowego.

Wyobraźmy sobie samodzielnego przedsiębiorcę lub pracownika (np. handlowca), który w trakcie swojej codziennej pracy zbiera faktury za paliwo, paragony za drobne zakupy i inne dokumenty kosztowe. W praktyce, tego typu wydruki często się gubią, niszczą, a te, które uda się ocalić, trafiają do biura rachunkowego lub działu księgowego  wszystkie razem, przeważnie na koniec miesiąca. Wówczas pracownicy zajmujący się księgowością zostają dosłownie zawaleni pracą związaną z przepisywaniem faktur i paragonów.

CostPocket pozwala tego uniknąć. Jeśli przedsiębiorca lub pracownik wyrobi w sobie nawyk, by od razu po otrzymaniu dokumentu skanować go telefonem, za jednym zamachem rozwiązane zostaną problemy z gubieniem, niszczeniem, czy też spóźnionym dostarczaniem dokumentów do księgowości. No i co szczególnie ważne – dokumentów nie trzeba już przepisywać ręcznie!

Co daje integracja z 360 Księgowość?

W przypadku integracji CostPocket z programem księgowym, korzyści jest jeszcze więcej. Wówczas rozczytana przez aplikację faktura lub paragon trafi nie tylko na wirtualne konto w CostPocket, ale od razu zostanie uwzględniona w programie księgowym. System 360 Księgowość automatycznie rozpozna taki dokument i dołączy go do faktur, a księgowy po zaakceptowaniu, zatwierdzi i doda do odpowiednich  kosztów.

Z CostPocket w programie 360 Księgowość mogą korzystać wszyscy przedsiębiorcy, bez względu na to, czy są abonentami pakietu KPIR, Ryczałtu, czy Pełnej Księgowości.

Program 360 Księgowość można sprawdzić za darmo, zakładając w pełni funkcjonalne konto na stronie 360 Księgowość. Z systemu możemy korzystać bezpłatnie przez 6 miesięcy lub do chwili zaksięgowania 100 dokumentów sprzedaży lub zakupu (w zależności od tego, co nastąpi pierwsze). Gdy czas promocji (lub limit dokumentów) zostanie przekroczony, za podstawowy pakiet KPIR zapłacimy 39 zł netto miesięcznie, a za Pełną Księgowość 89 zł netto miesięcznie.

CostPocket również możemy wypróbować za darmo. W tym celu należy pobrać aplikację lub wejść na stronę CostPocket i zarejestrować się. Wersja Free Demo pozwala na wgranie maksymalnie pięciu dokumentów. Po wykorzystaniu limitu, rozliczać można się – do wyboru – pakietowo (od 24,99 zł netto miesięcznie) lub za każdy przesłany dokument (1,99 zł netto za sztukę).

Obydwa systemy możemy ze sobą powiązać w programie 360 Księgowość – wystarczy wejść w Ustawienia i tam aktywować opcję CostPocket.  I to wszystko! Prościej chyba się nie da!

 

Jeśli chcesz dokładniej poznać system CostPocket i jego możliwości, zajrzyj na stronę: https://costpocket.com/pl/rozpoznawanie-tekstu.

A jeśli interesuje Cię współpraca pomiędzy systemami CostPocket oraz 360 Księgowość,  zapoznaj się z webinarami:

 

Wpis powstał we współpracy z Merit Aktiva Sp. z o.o.