Jak zweryfikować klienta przed rozpoczęciem współpracy?

Być może sądzisz, że w małej firmie każdy klient jest na wagę złota. Ale czy na pewno? Czy warto zabiegać o klienta, który faktury będzie opłacał z wielotygodniowym opóźnieniem lub w ogóle nie zapłaci? Na pewno nie. Pytanie jednak, jak zweryfikować klienta i to jeszcze zanim dojdzie do współpracy?

Tajemnicą poliszynela jest fakt, że większość przedsiębiorców (i to nie tylko tych jednoosobowych) nie weryfikuje klientów ani na etapie ich pozyskiwania, ani wówczas, gdy dochodzi do podpisania umowy. Często zakładamy z góry, że skoro ktoś się do nas zgłasza i deklaruje zainteresowanie ofertą, na pewno okaże się uczciwym płatnikiem.

Przysłowiowa czerwona lampka zapala się w naszych głowach dopiero wtedy, gdy termin płatności dawno minął, a nasze konto firmowe nadal świeci pustkami. A gdy zaczynamy upominać się o zapłatę za wykonaną pracę, klient nagle przestaje być miły, albo w ogóle nie odbiera telefonów i nie odpowiada na maile. Czy przed taką ewentualnością można się jakoś zabezpieczyć?

Do pewnego stopnia – tak. Sposób pierwszy jest darmowy, ale mniej pewny. Drugi – wiąże się z pewnymi kosztami, ale daje dużo większą szansę skuteczności.

Weryfikacja własna

Aby zmniejszyć ryzyko współpracy z nieuczciwymi klientami, warto wyrobić sobie pewne nawyki. Niektóre z nich pozwolą Ci być bardziej ostrożnym już na etapie przyjmowania zamówienia, inne uchronią Cię przed dalszym pogarszaniem nieciekawej sytuacji.

  • Gdy z Twoich usług chce skorzystać nowy klient, sprawdź w internecie, jakie informacje można znaleźć na temat firmy. Weź pod uwagę nie tylko informacje oficjalne, ale także wpisy na forach internetowych, opinie w Google, na Facebooku, czy też w portalach, na których pracownicy oceniają pracodawców. Miej jednak na uwadze, że nie wszystkie opinie muszą być rzetelne.
  • Sprawdź dane w KRS lub w Centralnej Ewidencji i Informacji Działalności Gospodarczej. W przypadku KRS dowiesz się o powiązaniach kapitałowych właścicieli danego przedsiębiorstwa. Może się okazać, że choć firma, która zgłosiła się do Ciebie ma nieposzlakowaną opinię, to jednak powiązana jest z przedsiębiorstwami o podejrzanej reputacji. W przypadku CEIDG dostępnych informacji jest mniej, możesz jednak sprawdzić chociażby to, jak długo dana osoba prowadzi działalność gospodarczą.
  • Przed nawiązaniem współpracy stosuj co najmniej jedno z dwóch zabezpieczeń: albo podpisz umowę z klientem, albo żądaj zapłaty z góry. Miej świadomość, że przyjęcie zlecenia bez zabezpieczenia finansowego i bez umowy to ogromne ryzyko – w razie problemów z płatnościami trudno Ci będzie udowodnić, że klient złożył u Ciebie jakiekolwiek zamówienie.
  • W przypadku opóźnień reaguj jak najszybciej – upominaj się o zaległą zapłatę, a gdy tej nie będzie, wstrzymaj dalszą współpracę do momentu uregulowania zaległości.

Weryfikacja w BIK

Niestety, problem z osobistą weryfikacją kontrahenta w sieci jest taki, że nie o każdej firmie znajdziemy informacje, jakich szukamy. Poza tym nikt nie da nam gwarancji, że opinie dotyczące danego przedsiębiorstwa opierają się na autentycznych przesłankach, a nie wynikają np. ze złośliwości konkurenta lub zwolnionego pracownika.

Jeśli zależy nam na rzetelnej i profesjonalnej weryfikacji kontrahenta, najlepiej skorzystać z pomocy wyspecjalizowanych w tym instytucji, takich jak Biuro Informacji Kredytowej (BIK). Jeśli założysz konto na bik.pl, sytuacja będzie znacznie prostsza – możesz po prostu zamówić Raport o Kontrahencie. Dowiesz się z niego, czy klient lub inny partner biznesowy na bieżąco spłaca swoje zobowiązania, czy może posiada niespłacone należności.

Poznasz zarówno zaległe kwoty, jak i listę wierzycieli. To pozwoli Ci określić, z jakiego powodu firma trafiła  do rejestru dłużników, np. czy nie opłaca faktur za telefony, czy  nie płaci swoim kontrahentom za dostarczane materiały lub usługi. Jeśli chcesz monitorować partnera biznesowego, możesz aktywować alerty i dostawać powiadomienia, gdy obserwowany kontrahent zostanie wpisany do rejestru dłużników.

Tutaj konieczne jest wyjaśnienie dotyczące rozróżnienia pomiędzy BIK a BIG. Zasadniczo do BIK trafiają informacje z banków, SKOK-ów, firm pożyczkowych i leasingowych (zarówno o terminowych, jak i nieterminowych spłatach kredytów i pożyczek). Natomiast informacje od innych podmiotów (sądów, operatorów telekomunikacyjnych, innych przedsiębiorstw a nawet od konsumentów) są zgłaszane do Biur Informacji Gospodarczej, takich jak BIG InfoMonitor. Przy czym banki mogą publikować dane o dłużnikach zarówno w BIK, jak i (na nieco innych zasadach) w BIG. Jeśli jesteś przedsiębiorcą i zamawiasz raport w BIK, uzyskasz dostęp do tych danych, które mogą być udostępniane konsumentom i podmiotom prywatnym, a więc będą to dane z BIG InfoMonitor.

Warto podkreślić, że w ten sposób możesz sprawdzać zarówno swoich potencjalnych klientów, jak również firmy, z którymi już współpracujesz lub nawet konkurentów. Dowiesz się, czy dana firma została dopisana do rejestru dłużników i w związku z tym, czy jest wypłacalna finansowo. Aby sprawdzić daną firmę, wystarczy znać jego NIP.

Ile to kosztuje?

Raport o Kontrahencie możesz zamówić pojedynczo lub jako element pakietu. Pojedynczy raport dostępny jest w cenie 24 zł netto. Zamówić możesz tyle raportów, ile potrzebujesz, a więc jeśli chcesz, jesteś w stanie sprawdzić każdego partnera biznesowego.

Bardzo ciekawym rozwiązaniem jest możliwość zamówienia Raportu BIK Moja Firma. W ten sposób możesz dowiedzieć się, jakie informacje o Twoim biznesie może otrzymać bank, w którym złożysz wniosek o kredyt. Raport BIK Moja Firma zawiera historię spłat wszystkich kredytów firmowych (wraz z kwotami), wpisy do rejestru dłużników BIG Info Monitor, a także informacje o tym, kto sprawdzał Twoją firmę w rejestrze dłużników BIG InfoMonitor. Taki pojedynczy raport możesz zamówić w cenie 39 zł netto.

Jeśli jednak jesteś zainteresowany zarówno Raportem o Kontrahencie, jak również Raportem BIK Moja Firma, warto wziąć pod uwagę pakiet. Wówczas w ciągu roku będziesz mógł otrzymać 6 raportów o własnej firmie, 3 raporty o kontrahentach, a do tego Alerty BIK o Twojej firmie oraz Wskaźnik BIK o każdej z weryfikowanych firm (w tym o własnej). Taki pakiet kosztuje 199 zł netto za rok (oferta promocyjna).

Czy niecałe 17 zł miesięcznie netto to dużo w zamian za spokój, jaki uzyskasz dzięki swojej wiedzy o potencjalnych kontrahentach? Cóż, na to pytanie musisz już odpowiedzieć sobie sam.

 

 

Autor

Marcin Pietraszek

Jestem przedsiębiorcą od kilkunastu lat, a ponieważ mały biznes mocno mnie kręci, piszę książki, artykuły i prowadzę BossBlog. Jeśli pojęcia takie jak esencjalizm, slow business i solopreneur są Ci bliskie, pewnie znajdziemy wspólny język. A jeśli jeszcze ich nie znasz, zapraszam do lektury BossBloga :) Specjalizuję się w marketingu dla małych i średnich firm. Prowadzę agencję marketingową Empemedia.pl.

View all posts