Księgowość w firmie – aplikacja, pracownik czy outsourcing?

Temat księgowości w firmie nie ominie nikogo, kto prowadzi działalność gospodarczą. Początkowo nie jest to duży problem, gdy jednak firma rośnie w siłę, sprawy się komplikują. Pojawiają się nowe obowiązki kadrowe, sprawozdawcze i właściwie, gdybyśmy chcieli zajmować się wszystkim samodzielnie, moglibyśmy spać z dokumentami. Na szczęście – nie musimy.

Niektórzy przedsiębiorcy rozpoczynając przygodę z własnym biznesem, postanawiają samodzielnie zająć się sprawami księgowymi. Jeśli jesteś freelancerem, tzn. prowadzisz działalność gospodarczą, ale nikogo nie zatrudniasz, możliwe że to dobra decyzja. Obecnie istnieje oprogramowanie, które znacznie ułatwia samodzielne prowadzenie książki przychodów i rozchodów, wystawianie faktur, rozliczanie kosztów i ustalanie podatków (pisałem o tym m.in. tutaj).

Z drugiej strony – znam też wielu przedsiębiorców, którzy od początku zakładają, że zajmować w swojej firmie mogą się wszystkim, ale nie księgowością. Tym bardziej, że biura rachunkowe muszą być ubezpieczone na wypadek ewentualnych błędów, a zwykły Kowalski sam musi wziąć na siebie pełne ryzyko. W kontakcie z urzędem skarbowym lepiej, gdy możemy „ukryć się” za plecami doświadczonego księgowego lub przynajmniej skorzystać z jego wsparcia i fachowej porady.

Sytuacja się komplikuje, gdy zaczynasz zatrudniać pracowników. Jeden? Ok, dasz radę. Dwóch? Obowiązków robi się więcej. Każdy kolejny to dodatkowe godziny, które trzeba przeznaczyć na obsługę kadrowo-płacową, a obowiązków dla pracodawców jest coraz więcej. Przestrzeganie zasad związanych z RODO, a wkrótce obowiązkowe pracownicze plany kapitałowe (z roku na rok będą obejmowały coraz mniejsze firmy), to tylko wierzchołek góry uciążliwych formalności.

Własna księgowa – czy naprawdę jej potrzebujesz?

W takiej sytuacji właściciele firm, które przestały należeć do kategorii „mikro”, a awansowały do grupy MSP (małe i średnie przedsiębiorstwa), często decydują się na zatrudnienie własnego pracownika ds. księgowo-kadrowych.

Mieć w firmie „własną księgową” – to brzmi dumnie. Taka osoba będzie zajmowała się wyłącznie Twoją firmą, poświęcając jej 8 godzin każdego dnia. Pytanie tylko, czy ma to sens?

Zatrudnienie doświadczonego specjalisty, najlepiej z odpowiednimi uprawnieniami, to dla małej firmy duży koszt. Jeśli natomiast chcesz zatrudnić kogoś bez doświadczenia i przydzielić mu jednocześnie bieżącą administrację (żeby w pełni wykorzystać jego „moce przerobowe”), to taka osoba może nie poradzić sobie z bardziej skomplikowanymi sprawami niż wypisywanie faktur i drukowanie gotowych deklaracji z programu księgowego. Czy nie szkoda na to pieniędzy?

Outsourcing księgowy – czy to się opłaca?

We współczesnym biznesie popularna jest dziś zasada, by w miarę możliwości outsourcować – czyli zlecać na zewnątrz – wszystkie usługi, które nie stanowią sedna naszego biznesu. Jeśli np. specjalizacją mojej firmy są tłumaczenia lub naprawa laptopów, to nie powinienem zlecać tych usług innej firmie (choć w praktyce – tak też się zdarza). Jednak wszystko inne, np. marketing czy księgowość, powinienem przekazać firmom, które są w tym specjalistami, a więc zajmą się tym lepiej, szybciej i w konsekwencji także taniej.

Dlaczego taniej? Ponieważ pracują dla wielu klientów jednocześnie, a wtedy koszty obsługi rozkładają się na wiele podmiotów. Jeśli obsługa Twojej firmy zajmie zewnętrznemu księgowemu 30 godzin w miesiącu, powinieneś zapłacić mniej więcej za taki czas pracy. Tymczasem w sytuacji, gdy sam zatrudniasz księgowego na pełny etat, zapłacisz za ok. 160 godzin pracy.

Nawet jeśli stawka godzinowa w outsourcingu byłaby dwa razy wyższa niż godzina etatu, outsourcing nadal będzie opłacał się bardziej. Chyba, że Twoja firma stanie się tak duża, że faktycznie będziesz potrzebował ok. 160 godzin obsługi księgowej w miesiącu lub więcej.

Na szczęście decyzji nie musisz podejmować na podstawie przypuszczeń. Rzetelnie policz, ile miesięcznie (i rocznie) kosztowałby Cię księgowy na etacie, a następnie zasięgnij języka w firmach wyspecjalizowanych w outsourcingu księgowym, aby móc porównać koszty. Weź jednak pod uwagę, że niższa cena to nie jedyna zaleta, jaką zapewni Ci doświadczona firma.

Jakie zalety ma outsourcing księgowy?

Jeśli masz wątpliwości, czy oddając sprawy księgowe firmie zewnętrznej, nie stracisz kontroli nad swoim biznesem, nie musisz się tego obawiać. W nowoczesnych firmach księgowych, takich jak BPG Polska, klienci otrzymują zdalny dostęp do systemu. Możesz więc w każdej chwili zalogować się na swoje konto i np. sprawdzić faktury lub uzyskać inne informacje dotyczące swojej sytuacji księgowej.

Dla najbardziej wymagających klientów istnieje nawet opcja, by obsługa księgowa odbywała się w ich firmach. Wtedy możemy mówić o księgowym na godziny, który przez ustalony czas w tygodniu pozostaje do dyspozycji danego przedsiębiorstwa. 

Niezależnie od tego, w jaki sposób chciałbyś współpracować z wysokiej klasy biurem rachunkowym, zawsze możesz liczyć na wsparcie specjalistów – często takich, na których zatrudnienie nie mógłbyś sobie pozwolić. Doświadczeni księgowi służą radą i pomocą, na którą możesz liczyć w ramach bieżącej obsługi.

W odniesieniu do usług BPG Polska, warto wspomnieć, że firmę tę warto wybrać, jeśli myślisz o intensywnym rozwoju swojego biznesu. Dlaczego? Ponieważ BPG prowadzi zarówno księgi przychodów i rozchodów, jak i pełne księgi rachunkowe. Ma w swojej ofercie także rozbudowane usługi związane z audytami i doradztwem, a to oznacza, że nawet jeśli Twój biznes z małego stanie się średni, a ze średniego – duży, wszystkie sprawy księgowo-płacowe nadal będziesz mógł załatwiać bez konieczności zmiany usługodawcy. Jeśli więc Twoje plany są ambitne, najlepiej kierować się w stronę firm, które oferują obsługę doświadczonych specjalistów w jak najszerszym zakresie.

Co wybrać?

Wybór odpowiedniej formuły dla obsługi księgowej należy oczywiście do Ciebie. Każda sytuacja jest inna, każda firma jest inna – różne są więc także potrzeby.

Przede wszystkim, nie podejmuj decyzji pochopnie. Jeśli stoisz przed wyborem najlepszego rozwiązania, wypisz sobie wady i zalety każdego z nich. Weź też pod uwagę koszty, ale pamiętaj, by nie były one jedynym istotnym parametrem.

Warto także skontaktować się z dobrej klasy biurem rachunkowym i poprosić o indywidualną ofertę, a także sprawdzić, w jakim zakresie będziesz mógł liczyć na wsparcie, gdy zdecydujesz się na współpracę. Dzięki temu wybór okaże się łatwiejszy.

Księgowość w firmie – aplikacja, pracownik czy outsourcing?
Oceń artykuł

Marcin Pietraszek

Specjalizuję się w marketingu dla małych i średnich firm - od spraw bieżących (PR, social media, ads, copy), po strategiczne (konsultacje, strategie, plany marketingowe). Prowadzę agencję marketingową Empemedia.pl.