Po wielu miesiącach oczekiwań uchwalono ustawę regulującą zasady pracy zdalnej. Nowe przepisy zaczną obowiązywać w kwietniu 2023 r. Wydawałoby się, że to krok w dobrym kierunku. Okazuje się jednak, że niekoniecznie.

Wielu pracodawców już oznajmia, że to koniec pracy zdalnej. Co powoduje takie reakcje?

Praca zdalna w Polsce – na podstawie badań

Oficjalnie pod koniec drugiego kwartału 2022 roku zaledwie 3,8 proc. pracowników pracowało zdalnie. Dodajmy, że chodzi tu o pracę wykonywaną w sposób zdalny ze względu na pandemię. A co z modelem łączonym?

W trakcie pandemii hybrydowy model pracy wdrożyło dotąd 89 proc. firm; większość osób pracowało w trybie zdalnym dwa-trzy dni w tygodniu. Ok. 24 proc. pracowników pracowało głównie z biura, a 18 proc. – wykonywało pracę w trybie, w którym przeważała praca zdalna – wynika z raportu Colliers „Hybrid and Beyond”. To duża zmian, ponieważ przed pandemią aż 76 proc. organizacji pozwalało wyłącznie na pracę stacjonarną.

Pomimo pandemii aż 71 proc. badanych organizacji zachęcało pracowników do pracy z biura w większym zakresie czasu. Co więcej, Piotr Mazurkiewicz z HRK zauważył, że pracodawcy „otworzyli się na kandydatów, którzy są chętni pokonywać znaczne odległości, aby pracować z siedziby firmy np. dwa razy w tygodniu”.

A pracownicy? Ci wolą jednak pracować zdalnie, względnie w systemie hybrydowym. Co jednak ciekawe, duży wpływ na indywidualne preferencje mają staż pracy i płeć. Jak wynika z badania firmy Dailyfruits „Biuro czy home office – jakie środowisko pracy preferują polscy pracownicy”, aż 50 proc. pytanych osób pracujących w biurze ze stażem ponad 10 lat woli model stacjonarny niż tzw. home office. Inaczej wygląda sytuacja w przypadku pracowników o krótszym stażu, do trzech lat. W tej grupie tylko 1/3 woli pracować w biurze niż zdalnie. 28 proc. respondentów stawia zaś na pracę hybrydową.

Z raportu wynika, że dla zwolenników pracy stacjonarnej kluczowe są: atmosfera, spotkania integracyjne, czy wspólne posiłki, ale też firmowa infrastruktura. Ponadto  w biurze wolą pracować mężczyźni (55 proc.) Dla porównania tylko co czwarta kobieta zadeklarowała, że woli pracę stacjonarną.

Skąd to się bierze? Ludzie młodzi mają zwykle większą wiedzę dotyczącą technologii i sprawniej się w niej poruszają. Z kolei panie, pracujące często „na dwa etaty” włączając w to prace domowe, opiekę nad dziećmi (cały czas w znacznie większym wymiarze niż ich partnerzy) wybierają tę opcję ze względu na możliwość pogodzenia pracy zawodowej z życiem domowym. Jednocześnie trzeba zauważyć, że dla osób posiadających zobowiązania rodzinne związane z małymi dziećmi, praca zdalna jest jednocześnie trudniejsza niż dla singla wynajmującego nawet niewielkie mieszkanie.

Pracodawcy nie lubią pracy zdalnej

Wszyscy myśleli, że praca zdalna zostanie z nami na dłużej. Teoretycznie nowe przepisy wprowadzające normy prawne mające uregulować to zagadnienie powinny być tego potwierdzeniem. A jednak nie są!

Wydawać by się mogło, że w branżach, które mogą sobie pozwolić na pracę zdalną, sprawdzi się ona znakomicie i z czasem wyprze tę stacjonarną. To wielka oszczędność dla organizacji, chociażby w wydatkach na biuro. Poniekąd znika wiele problemów społecznych, takich jak kłopoty z parkingami, zanieczyszczeniem środowiska, czy przepełnionymi świetlicami dla dzieci. Okazuje się, że nie są to wystarczające argumenty.

Chodzi o ludzi i styl zarządzania. Pracodawca chce mieć swoich pracowników pod kontrolą (również fizyczną) w myśl powiedzenia myszy harcują, gdy kota nie czują (a raczej widzą). Bardzo często w ocenie pracodawcy osoba wykonująca obowiązki z domu najpewniej się obija, względnie prasuje zamiast pracować. Rozliczanie z efektów zamiast z godzin przesiedzianych w pracy wciąż niestety jest u nas rzadko spotykane.

Część pracodawców podkreśla, że przedsiębiorstwa, które nie zdołają sprowadzić pracowników do siedziby w odpowiednim czasie, mogą spodziewać się zachwiania kulturą organizacji i wypracowanym już poczuciem przynależności wśród pracowników.

Ustawa przychodzi w sukurs pracodawcom

Niestety, nowe przepisy wcale nie zachęcają do pracy zdalnej!

Dotychczas w zasadzie nie istniały żadne prawne normy regulujące te kwestie. Każda firma ustalała indywidualnie z pracownikiem zasady pracy z domu. Generalnie pracujący zdalnie w konkretnych (albo i nie) godzinach powinni być pod mailem, telefonem i mieć zamontowane stosowne aplikacje.

Obecnie zasady pracy zdalnej muszą być ustalone w porozumieniu zawartym ze związkami zawodowymi. W przypadku, gdy nie można się tak porozumieć, albo związków w firmie nie ma, regulamin pracy zdalnej ustala pracodawca po konsultacjach z pracownikami.

Można też nie wprowadzać takiego porozumienia (np. w małej firmie). Wówczas pracodawca określa szczegółowe warunki pracy zdalnej w poleceniu służbowym wydawanym pracownikowi albo w porozumieniu z nim zawartym.

Pracodawca musi ustalić, których pracowników obejmuje praca zdalna, sposób porozumiewania się z podwładnymi, zasady kontroli wykonywanej pracy, BHP, bezpieczeństwa informacji, ochrony danych osobowych oraz „instalacji, inwentaryzacji, konserwacji, aktualizacji oprogramowania i serwisu powierzonych pracownikowi narzędzi pracy, w tym urządzeń technicznych.

Nowe przepisy jasno wskazują, że praca zdalna może być wykonywana w miejscu wskazanym przez pracownika i każdorazowo uzgodnionym z pracodawcą. Trzeba pamiętać, że pracodawca ma prawo do kontroli pracownika  w miejscu wykonywania przez niego pracy. Czyli powinien wiedzieć, gdzie to miejsce się znajduje. Kontroli podlegają procedury ochrony danych osobowych, trzeźwość, a także spełnianie wymagań BHP. Jeśli więc krzesło kuchenne, na którym pracujemy, nie odpowiada wymogom ergonomii, możemy mieć problem.

Poza tym praca zdalna wiąże się z kosztami, chociażby prądu, a pracodawca powinien pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej, a także – jeśli tak ustalono w porozumieniu czy regulaminie – innych kosztów bezpośrednio z nią związanych. W przypadku, gdy pracownik korzysta z własnego sprzętu (a tak bywa najczęściej) zatrudnionemu przysługuje ekwiwalent. Firma może też ustalić ryczałt, który będzie wypłacała, zamiast pokrywać indywidualne koszty lub wyliczać ekwiwalent. A że polskie firmy nie są skłonne to tego typu rozwiązań, bo wymagałoby to zaufania w stosunku do pracowników, to inna sprawa.

Trzeba jednak dodać, że nowelizacja przewiduje prawo pracownika “stacjonarnego” do przepracowania zdalnie (jeśli pozwala na to organizacja pracy i charakter wykonywanych zadań) łączenie 24 dni w roku. I w tym przypadku wszystkie powyższe regulacje – o ekwiwalentach, kontrolach itd. nie obowiązują.

Co dalej z pracą zdalną? Można spodziewać się, odpowiedzi prawniczej – to zależy. Są branże, jak np. IT, dziennikarska czy ogólnie związane z komunikacją, gdzie bez zapewnienia możliwości pracy zdalnej czy hybrydowej w ogóle trudno sobie wyobrazić współczesną pracę. A IT cały czas narzeka na brak rąk czy raczej umysłów do pracy. W związku z tym ten rodzaj wykonywania obowiązków nadal będzie funkcjonował.

Aby jednak praca zdalna stała się popularna w szerszym zakresie, potrzebna jest przede wszystkim kultura zaufania, której w społeczeństwie mamy jak na lekarstwo. Nie zawsze winni są szefowie, bo i wielu pracowników nie jest bez zarzutu. Jednak obsesja podejrzliwości i kontroli, w szczególności w korporacjach, ma się dobrze a nawet rośnie w siłę.  W czasie pandemii nawet realna groźba poważnych następstw dla zdrowia nie była w stanie odwieść niektórych kierowników od możliwości osobistej kontroli podwładnych.

Druga sprawa to umiejętność obsługi narzędzi zdalnych i przyswojenia nowych programów służących obiegowi dokumentów czy ogólnie pracy na odległość. A przede wszystkim strach przed nowym, widoczny szczególnie w gronie osób bardziej zaawansowanych wiekiem, które często szefami bywają. Z pewnością przydałoby się znacznie więcej szkoleń zarówno dla pracodawców, jak i dla pracowników, pod kątem umiejętności czysto technicznych. I czas potrzebny na przyzwyczajenie się do nowej formy pracy.

Trzecia sprawa to umiejętność organizacji czasu pracy. Tę każdy musi wdrożyć sam. Ważne jest oczywiście doprowadzenie pracy do oczekiwanych rezultatów i z tego co do zasady pracownik powinien być rozliczany. Czasem też potrzeba, by określone zadanie było wykonane w konkretnym czasie, bo np. wymaga współpracy kilku osób lub zależy od tego dalsza praca zespołu. I to również należy mieć na względzie.