Co zrobić, jeśli klient nie chce zapłacić?

Wykonałeś usługę, wystawiłeś klientowi fakturę i czekasz na pieniądze. Ale co zrobić, jeśli klient nie chce zapłacić, pomimo że termin płatności dawno już minął? Prosić „po dobroci”, a może od razu postraszyć sądem?  

Ten tekst chcę zacząć od wyrażenia swojego sprzeciwu. Ostatnio zetknąłem się z kilkoma artykułami, których autorzy twierdzili, że w Polsce „prawie nie zdarza się, by faktury były opłacane w terminie”. Niestety, powtarzanie tego typu niesprawdzonych informacji umacnia nieuczciwych klientów w przekonaniu, że ich opóźnienia są czymś normalnym, a ktoś, kto płaci w terminie to nadgorliwy dziwak. Dlatego chcę wyraźnie powiedzieć: to nieprawda.

Z moich wieloletnich doświadczeń (a prowadzę działalność gospodarczą od kilkunastu lat) wynika, że zdecydowana większość moich klientów opłacała i opłaca faktury w terminie, a ewentualne spóźnienia rzadko przekraczają kilka dni. To nieuczciwi kontrahenci (a nie ci uczciwi) stanowią wyjątek i to nie ci, którzy płacą, powinni wstydzić się swojej „nienormalności”, ale ci, według których wynagrodzenie dla usługodawcy jest rodzajem darowizny z dobrego serca, wykonanej w przypływie szczególnej szczodrości.

Nie zmienia to jednak faktu, że opóźnienia w płatnościach się zdarzają i prędzej lub później każdy przedsiębiorca z takim problemem się spotka. A więc zastanówmy się nad tym, co zrobić, jeśli klient nie chce zapłacić.

Zanim wykonasz zlecenie

Czy wiesz, że możesz zabezpieczyć się przed ewentualną pracą za darmo jeszcze przed wykonaniem usługi? Jedna możliwość, to sprawdzenie kontrahenta w Biurze Informacji Gospodarczej – niestety, dostęp do takiego systemu jest płatny. Drugi sposób – warto przejrzeć opinie o danej firmie w Google lub na Facebooku. Nie kieruj się przy tym jedynie ilością gwiazdek przy opisie firmy, ale sprawdź, czy treść komentarzy brzmi wiarygodnie (np. może się zdarzyć, że złośliwy konkurent dodał kilka negatywów o mało konkretnej treści w bardzo krótkim czasie – zwróć uwagę na taką ewentualność).

Kolejna ważna sprawa – podpisuj umowy. Nieuczciwi klienci bardzo często będą Cię zachęcali do wykonania szybkiego zlecenia bez zbędnych formalności. Jeśli ktoś nie chce niczego podpisywać, w Twojej głowie powinna zapalić się czerwona lampka.

Ja stosuję zasadę, że przy prostych, jednorazowych zleceniach proponuję jednostronicowe zamówienie, które klient dostaje mailem, drukuje, podpisuje, a następnie odsyła do mnie (również mailem). Jeśli klient nie chce podpisywać zlecenia, daję mu do wyboru możliwość opłacenia zamówienia z góry – wtedy formalne zamówienie nie jest mi potrzebne.

Jeśli natomiast umawiamy się na dłuższą współpracę, umowę podpisujemy tradycyjnie. Tzn. wydrukowaną umowę wysyłam pocztą, a klient odsyła ją do mnie po podpisaniu. Dzięki temu wszystkie ważne ustalenia, w tym terminy płatności, mamy na piśmie.

Windykacja miękka, czyli warto rozmawiać

Przedsiębiorca, szczególnie gdy jest zarazem freelancerem, może czuć się nieswojo, gdy musi upominać się o należne pieniądze za uczciwie wykonaną pracę. Dla wielu osób jest to krępująca sytuacja. Niestety, ta nieśmiałość powoduje, że często zbyt długo wstrzymują się ze swoją reakcją. Zupełnie niepotrzebnie.

Gdy termin podany na fakturze mija, a na moim firmowym koncie nie ma należności, zazwyczaj odczekuję jeszcze kilka dni. W ten sposób pozwalam Klientowi na mały poślizg. Gdy wpłaty nie ma nadal, wtedy zadaję mailowo lub telefonicznie pytanie o powód tej sytuacji. Zazwyczaj okazuje się, że problem wynika z przeoczenia (celowego lub nie), rzadziej zdarza się, że klient twierdzi iż „nie otrzymał faktury”.

Próba wyjaśnienia takiej sytuacji często skutkuje natychmiastową wpłatą. A to oznacza, że w wielu sytuacjach im wcześniej upomniałbym się o należność, tym szybciej bym ją otrzymał.

Co ważne, na takim etapie lepiej nie zakładać złej woli klienta. Być może sam z opóźnieniem otrzymał zapłatę od swoich kontrahentów, być może faktycznie zapomniał o terminie lub dokument gdzieś się zapodział. Oczywiście – takie tłumaczenie może być „ściemą”, ale nie musi. Na początku lepiej założyć, że opóźniona płatność stanowi jednorazowy incydent – bądźmy więc dla takiego „zapominalskiego” wyrozumiali, a nawet mili, zaznaczając jednocześnie, że otrzymywanie należności w terminie uzgodnionym w umowie i podanym na fakturze jest dla nas ważne.

Takie podejście uchroni nas przed niepotrzebnym psuciem sobie dobrych stosunków, a jednocześnie będzie dla klienta wyraźnym sygnałem, że gdy sytuacja się powtórzy, nie będziemy mieli oporu, by upominać się o swoje.

Najgorsze, co możemy zrobić, to udawać, że problemu nie ma, milcząco wykonywać kolejne usługi i nie wspominać o zapłacie. To spowoduje, że kumulować będą się zarówno zaległości, jak i nieprzyjemne napięcia w relacjach pomiędzy wykonawcą i jego klientem.    

Co zrobić, gdy windykacja miękka nie działa?

Zazwyczaj jest tak, że po miękkich sposobach rozwiązania problemu możemy odetchnąć z ulgą. Co jednak zrobić, gdy trafimy na „zatwardziałego grzesznika”?  Tacy przecież także są – niektórzy nie płacą, ponieważ mają już tak duże długi, że naprawdę nie mają z czego, inni zapłacą dopiero wtedy, gdy zostaną „przyciśnięci do muru”, a jeszcze inni w reakcji na naszą prośbę o zapłatę (ale dopiero wtedy) zaczynają negocjować stawkę, twierdząc że np. usługa nie do końca spełniła ich oczekiwania.

Gdy termin opóźnienia przekracza 30 lub 60 dni (to może zależeć od branży, w jakiej działamy), wtedy nadchodzi czas, kiedy powinniśmy stać się troszkę mniej mili. Nie chodzi o to, by przestać zachowywać się kulturalnie czy też celowo psuć relacje z naszym klientem, ale jednak trzeba wyraźnie powiedzieć, że dostrzegamy zaległość, że stanowi ona duży problem i rozważamy przejście do twardszych sposobów odzyskiwania należności.

Zacząć możemy od maila, który tym razem nie będzie już pytaniem o powód opóźnienia, ale prośbą o uregulowanie faktury, najlepiej w określonym terminie – np. 7 dni roboczych. Jeśli z klientem jesteśmy związani umową, możemy zapowiedzieć , że w przypadku braku płatności, umowa zostanie wypowiedziana w trybie natychmiastowym z powodu niedotrzymania warunków umowy przez klienta.

Gdy klient chce rozmawiać lub próbuje negocjować – to dobry znak. Dopóki jest kontakt, jest też szansa, że prędzej czy później należność odzyskamy, choć nawet wtedy warto sobie zadać pytanie o sens dalszej współpracy.

Czas na windykację twardą

Jeśli jednak nasz kontrahent milczy, nie odbiera telefonów i nie odpowiada na maile, wtedy trzeba wykonać bardziej zdecydowane działania. Pierwszy krok to wysłanie pocztą pisemnego wezwania do zapłaty  (koniecznie za zwrotnym potwierdzeniem odbioru). W wezwaniu warto zapowiedzieć kroki prawne w sytuacji, gdy faktura nie zostanie opłacona w wyznaczonym terminie. Tak naprawdę to jest ten moment, kiedy windykacja przechodzi z fazy miękkiej w twardą.

Dodatkową rzeczą, którą warto zrobić na tym etapie jest wypowiedzenie umowy. Jeśli umowa przewidywała konsekwencje za niedotrzymanie warunków, należy je wyciągnąć – np. wystawić fakturę uwzględniającą karę umowną i ewentualnie notę odsetkową.

To nie jest przyjemny moment, szczególnie gdy klient faktycznie nie zamierza uregulować płatności. Dlatego ważne, abyśmy mieli przekonanie, że postępujemy słusznie i robimy to, co każdy, kto wykonuje swoją pracę, a nie otrzymuje za nią uzgodnionej zapłaty, zrobić powinien. Warto wtedy zadbać o wsparcie najbliższych, którzy będą potwierdzali, że walcząc o swoje prawa – mamy rację. Utrzymanie takiej pozytywnej wiary w siebie może być szczególnie trudne, gdy trafisz na klienta manipulującego lub agresywnego, dlatego warto rozmawiać o tej sytuacji z ludźmi ze swojego otoczenia i szukać w nich oparcia. Siłę może też dać konsultacja z prawnikiem.  

Gdy klient ewidentnie uchyla się od płacenia, możliwa jest jeszcze dalsza droga. Możemy skorzystać z usług firmy windykacyjnej, która będzie kontaktowała się z klientem w naszym imieniu, co uwolni nas już od tej nieprzyjemności. Zdarza się, że nieuczciwy przedsiębiorca nic sobie nie robi z upomnień wysyłanych przez freelancera, ale firma windykacyjna lub ryzyko bycia dopisanym do rejestru dłużników, to już zbyt poważne konsekwencje, by je lekceważyć.

Gdy i to nie pomoże, pozostaje sąd (wyrok w sprawie o zapłatę może być formalnością), a dalej sądowy nakaz zapłaty i w końcu… Możemy oddać sprawę do komornika, który spróbuje odzyskać dla nas należności z faktur powiększone o odsetki ustawowe i koszty postępowania sądowego.

Z czego żyć, gdy czekamy na pieniądze?

Niestety, pełny proces windykacji – licząc od pierwszego upomnienia, po egzekucję komorniczą może trwać wiele miesięcy. Zakładam jednak, że w tym czasie nie będziesz bezczynny. Podejrzewam, że nadal będziesz realizował usługi dla kolejnych klientów i z czasem trudna do odzyskania należność nie będzie uwierała Cię tak bardzo, jak na początku.

Z drugiej strony, będą pojawiały się kolejne, choćby drobne opóźnienia w płatnościach od niektórych klientów, podczas gdy urzędy skarbowe nie zechcą cierpliwie zaczekać na należne podatki, a do zapłaty będziesz miał także inne rachunki.

Jednym z zabezpieczeń przed takimi sytuacjami może być skorzystanie z obsługi faktoringowej oferowanej m.in. przez firmę Finiata. Dzięki takiejj usłudze, należności za faktury możesz otrzymywać od razu po ich wystawieniu (w 24 godziny), a na zwrócenie należności będziesz miał 30 dni. Jeśli klient nie zapłaci w tym czasie, spłatę należności możesz przedłużyć – maksymalnie do 120 dni. Dzięki temu zarządzanie przepływem środków finansowych w firmie stanie się po prostu łatwiejsze, a opóźnienia klientów (szczególnie te najczęstsze, od kilku do kilkudziesięciu dni), przestaną mieć wpływ na Twoją bieżącą sytuację.

Jeśli chcesz poznać także inne sposoby na windykację należności – polecam ciekawy poradnik pt. Jak uporać się z niepłacącym klientem na stronie Finiata.pl. Myślę, że materiał ten stanowi świetne uzupełnienie powyższego tekstu.

 

Co zrobić, jeśli klient nie chce zapłacić?
Oceń artykuł

Marcin

Chcesz stworzyć strategię marketingową dla swojej firmy, rozwiązać palące problemy lub nauczyć się czegoś nowego? Sprawdź, co mogę zrobić dla Ciebie i Twojej firmy -> Konsultacje i szkolenia dla przedsiębiorców. Możesz też zlecić e-marketing w Agencji Empemedia.pl.