Wirtualny adres bywa oferowany pod nazwą adres rejestracyjny lub wirtualne biuro. W praktyce, najczęściej chodzi o to samo. Możesz zarejestrować firmę pod danym adresem bez wynajmowania tam biura.

Nie chcę nikogo straszyć historiami o tym, że urząd skarbowy nie chciał kogoś zarejestrować pod wirtualnym adresem lub że ktoś miał nieprzyjemności z powodu wirtualnej siedziby.

Tego typu sytuacje pewnie się zdarzają. Największe ryzyko jest jednak wtedy, gdy faktycznie siedziba firmy znajduje się w miejscu, w którym nikt przez większość czasu nie przebywa. W przypadku korzystania z usług centrów coworkingowych, które od lat działają na rynku, raczej nie ma się czego obawiać.

Nie znaczy to jednak, że wirtualny adres czy wirtualne biuro możemy sobie wybierać zupełnie na chybił-trafił. Jest kilka rzeczy, na które radziłbym zwrócił uwagę.

Pisząc to, kieruję się własnym doświadczeniem – dwukrotnie moja firma była zarejestrowana pod adresem wirtualnym, a poza tym wielokrotnie wynajmowałem sale szkoleniowe oraz sale spotkań na godziny w centrach coworkingowych.  Na co więc – wg mnie – warto uważać?

1) Tylko wirtualny adres

Sprawą oczywistą jest, że szukając oferty wirtualnego adresu, w pierwszej kolejności zrobisz przegląd w Google. W dużych miastach, a szczególnie w Warszawie, firm oferujących adres rejestrowy dla firmy jest zatrzęsienie. Jak dokonać selekcji?

Zacząłbym od tego, żeby odsiać te oferty, które oferują sam adres, ewentualnie usługi wirtualnego biura (czyli adres + skanowanie poczty przychodzącej), ale nie mają żadnego miejsca do przyjmowania interesantów. Jeśli w firmie nie ma ani sali spotkań, ani sali konferencyjnej, ani nawet możliwości pracy na zasadach coworkingu, nie brałbym takiego adresu pod uwagę.

To może być ważne nawet wtedy, jeśli (na razie) nie zamierzasz wynajmować sal. Jeśli jednak takowe na miejscu są, firma wydaje się bardziej wiarygodna (choćby dlatego, że nie działa w piwnicy lub w czyimś mieszkaniu). Ty sam z kolei w razie potrzeby możesz faktycznie na tym skorzystać i nawet za dodatkową opłatą, ale jednak, spotkać się z klientem w siedzibie własnej firmy. Może to się przydać także wtedy, gdyby zechciał spotkać się z tobą np. pracownik urzędu skarbowego.

2) Obskurna siedziba

Kiedyś popełniłem dwa pierwsze błędy. Zarejestrowałem siedzibę w centrum Warszawy, ale w firmie, która po pierwsze – mieściła się w małym pokoiku, a po drugie, pokoik ten znajdował się w obskurnym biurowcu.

Dlaczego wygląd Twojej siedziby może mieć znaczenie? Proste: ponieważ Twoi klienci także mają Mapy Google. Naprawdę! I wierz mi, wielu z nich przed złożeniem zamówienia, czy podpisanie grubszej umowy, będzie sobie oglądało w Street View siedzibę swojego potencjalnego kontrahenta.

3) Szyld widoczny w Mapach Google

Skoro przy mapach jesteśmy – jeszcze jedna sprawa. Lepsze biura coworkingowe (bo to one zazwyczaj oferują wirtualne adresy) przeważnie są w miarę dyskretne.

Te bardziej ekskluzywne w ogóle nie mają szyldów wskazujących na to, czym się zajmują. Dzięki temu klient przychodzący na spotkanie do takiego biura, aby spotkać się z prezesem firmy X, nie ma pojęcia, że biuro to jest wirtualną siedzibą, a pokoje są wynajmowane na godziny.

Ale są i takie firmy, które obwieszone są szyldami, które wręcz krzyczą: „adres do rejestracji firmy”. Jedno zerknięcie klienta na Mapy Google i już wie, że Twoja firma na pewno korzysta z wirtualnego adresu. Niby nic w tym zdrożnego, ale zastanów się czy zależy ci na tym, by wszem i wobec epatować tym, że wynajmujesz adres rejestrowy.

Są też opcje pośrednie – dla mnie akceptowalne. Na budynkach firm coworkingowych zazwyczaj są szyldy, ale przeważnie są one w miarę dyskretne (zawierają po prostu nazwę, z ewentualnym dopiskiem “coworking”).

4) Piękny wirtualny adres, ale uciążliwy dostęp

Centra coworkingowe z adresami do wynajęcia często znajdują się w przeznaczonych na cele biurowe domach jednorodzinnych. W Warszawie znajdziemy takie choćby w dzielnicach willowych poza centrum.

Inna, kusząca opcja, to adresy i „coworki” w centrum dużego miasta, czasem nawet w prestiżowych biurowcach. Może ci się wydawać czymś niezwykle prestiżowym, posiadać adres w jakimś X-Tower, ale…

O siedzibie swojej firmy pomyśl realnie – jako o miejscu, do którego będziesz zaglądać, choćby po to, by od czasu do czasu odbierać korespondencję. Czy będziesz miał tam po drodze? Czy korzystanie z takiej lokalizacji będzie dla Ciebie wygodne? Czy da się tam dotrzeć bez korków? Czy dostęp do biura nie będzie utrudniony (np. z powodu kontroli dostępu w budynku)? No i – czy w pobliżu da się w ogóle zaparkować?

5) Problemy z parkowaniem

Miejsca parkingowe – to kolejna sprawa, której często nie bierze się pod uwagę, kiedy adres ma być wirtualny.

Uwierz mi jednak – na pewno będziesz mieć powody, aby od czasu do czasu pojawiać się w tej lokalizacji. Do tego może się zdarzyć, jak już wspominałem, że jednak zechcesz spotkać się z klientem (lub urzędnikiem skarbowym) pod oficjalnym adresem firmy.

Adres w wieżowcu, jeśli do adresu nie jest przypisane żadne miejsce parkingowe, może być bardziej problematyczny niż prestiżowy. Tani adres w domu jednorodzinnym przy ulicy, przy której nie ma żadnych miejsc parkingowych – to także nie musi być najlepszy pomysł. Może się nawet okazać, że lepszy będzie adres wśród lokali usługowych na parterze bloku, o ile pod tym blokiem jest duży parking. Może mniej prestiżowo, ale za to wygodnie.

6) Jaki urząd, wariacie? 

I ostatnia sprawa – urząd skarbowy. Twoja firma będzie podlegała temu urzędowi, na terenie którego masz siedzibę. Zwróć więc uwagę choćby na to, jak daleko będziesz mieć do takiego urzędu (z domu, a nie z wirtualnego biura).

Nie zawadzi też zorientować się w opiniach na temat urzędu oraz tego, w jaki sposób traktuje przedsiębiorców (tu też można trafić w miejsca lepsze i gorsze).

Wirtualny adres – podsumowowanie

Szukając wirtualnego adresu dla swojej działalności, polecam zwrócić uwagę nie tylko na cenę i prestiż, który rzekomo wiąże się z niektórymi adresami (w praktyce prestiż ten zazwyczaj nie zapłaci Twoich rachunków).

Znacznie ważniejsze okazać mogą się kwestie bardziej prozaiczne. Należą do nich: dostęp do realnego miejsca, w którym można się z kimś spotkać oraz parking – dla ciebie i dla Twoich gości.

O ile bowiem firma może być zarejestrowana pod wirtualnym adresem, o tyle żywi ludzie potrzebują rzeczywistej przestrzeni do biznesowych spotkań. Nawet w świecie „po-pandemicznym” świat nie stał się jeszcze całkowicie wirtualny.