Wiele osób pracuje z domu. Mieszkanie jest zatem ich biurem, a przynajmniej część powierzchni wykorzystywana jest do prowadzenia działalności. W związku z tym wydatki związane z eksploatacją lokalu mogą stanowić koszty przedsiębiorcy.
Zimą znaczną część budżetu uszczupla ogrzewanie pomieszczeń. Dobrze udokumentowany wydatek związany z opłatami za energię cieplną pozwoli zaliczyć część faktury w koszty firmowe.
Miejsce prowadzenia działalności w CEIDG
Co do zasady, do kosztów podatkowych przedsiębiorcy można zaliczyć tylko wydatki związane z eksploatacją lokalu, którego adres został ujawniony we wpisie do CEIDG. Będą to opłaty dotyczące głównego miejsca prowadzenia działalności (siedziba firmy) lub dodatkowego miejsca prowadzenia działalności.
Wydatki ponoszone przez podatnika w miejscu zamieszkania, które nie zostało ujawnione w CEDIG jako dodatkowy adres wykonywania działalności gospodarczej, nie będą stanowiły kosztów uzyskania przychodów w prowadzonej przez niego działalności gospodarczej.
Siedziba działalności gospodarczej musi być określona we wniosku o rejestrację firmy. Przy czym warto zaznaczyć, że jest to czasem co innego niż stałe miejsce wykonywania działalności gospodarczej. W przypadku osób prowadzących jednoosobową działalność, często będzie to własne mieszkanie. W tym artykule zajmiemy się właśnie rozliczeniem kosztów eksploatacji lokalu, który równocześnie służy nam jako dom.
Jak rozliczyć wydatki na ogrzewanie w PKPiR
Poza czynszem lub opłatami za media w koszty prowadzenia działalności gospodarczej w domu możemy wliczyć koszty opłat za ogrzewanie. Warunek jest jeden – możemy to zrobić w części proporcjonalnej do tego, jaka powierzchnia mieszkania jest wykorzystywana do prowadzenia działalności.
Należy podkreślić, że przepisy ustawy PIT nie uzależniają możliwości zaliczenia tego rodzaju wydatków do kosztów uzyskania przychodów od wyodrębnienia – w dosłownym (fizycznym) sensie – pomieszczenia, w którym prowadzona jest działalność gospodarcza. Podatnik powinien określić, jaka część nieruchomości faktycznie służy prowadzonej przez niego działalności gospodarczej, i wówczas może w odpowiedniej proporcji zaliczyć poniesione wydatki do kosztów podatkowych.
Koszty takie muszą być dobrze udokumentowane. Najczęściej będzie to faktura lub rachunek ze spółdzielni. Może zdarzyć się również, że pomieszczenia opalamy węglem. Zaznaczyć trzeba, że jak najbardziej możliwy jest zakup węgla na firmę, a także odliczenie części faktury dokumentującej poniesiony wydatek na zakup.
Powinniśmy także sporządzić oświadczenie, swoisty dowód wewnętrzny. Określimy w nim w jakiej części wydatki związane z eksploatacją lokalu będą rozliczane w kosztach podatkowych. W dokumencie trzeba podać informację o całkowitej powierzchni mieszkania oraz o tym, jak duża jego część jest przeznaczona na realizację działalności gospodarczej. Ponadto, spisujemy również wysokości rachunku. Tak sporządzony dokument określi przedmiot operacji gospodarczej i jej wysokość – zgodnie z wymogami rozporządzenia określającego sposób ewidencjonowania poszczególnych kosztów.
Wydatki poniesione w związku z opłatami za media, w tym ogrzewanie, podlegają księgowaniu w kolumnie 13 PKPiR w rubryce „Pozostałe wydatki”. Ta część jest przeznaczona do księgowania wydatków takich jak czynsz za lokal, opłaty za energię elektryczną, gaz, wodę, ogrzewanie, opłaty za telefon.
