Choć kasa fiskalna coraz częściej staje się elementem rzeczywistości wielu polskich przedsiębiorców, to wciąż wielu z nich nie musi jej posiadać.

Przepisy w wielu przypadkach przewidują możliwość zwolnienia z obowiązku ewidencjonowania obrotu na kasie.

Dla kogo kasa fiskalna obowiązkowa?

Kasę fiskalną muszą posiadać przedsiębiorcy, którzy sprzedają towary lub usługi osobom fizycznym nieprowadzącym działalności gospodarczej oraz rolnikom ryczałtowym. Teoretycznie więc jest to duża liczba podmiotów. Praktyka wygląda nieco inaczej.

Warto wspomnieć również o kasach fiskalnych online. Kasy fiskalne on-line to urządzenia, które przesyłają dane o rejestrowanej sprzedaży do systemu teleinformatycznego prowadzonego przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej. Wprowadzenie tego rozwiązania ma na celu uszczelnieniu podatku VAT.

Obowiązek wymiany starych kas rejestrujących (z papierowym lub elektronicznym zapisem kopii) na urządzenia online wprowadzany jest etapowo. Niektórzy przedsiębiorcy zmuszeni byli do wymiany już na dzień 01.01.2020r. Chodzi o m.in. sprzedaż paliw, świadczenie usług naprawy pojazdów, usługi gastronomiczne, sprzedaż węgla, usługi fryzjerskie. Od 1 lipca 2021 r. do obowiązkowego ewidencjonowania sprzedaży na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej oraz rolników ryczałtowych za pomocą nowych urządzeń zobowiązano kolejną grupę przedsiębiorców. Ich lista wymieniona jest w art. 145b ustawy o VAT. Znalazły się tam podmioty zajmujące się świadczeniem usług:

  • fryzjerskich,
  • kosmetycznych i kosmetologicznych,
  • budowlanych,
  • w zakresie opieki medycznej świadczonej przez lekarzy i lekarzy dentystów,
  • prawniczych,
  • związanych z działalnością obiektów służących poprawie kondycji fizycznej – wyłącznie w zakresie wstępu.

Docelowo kasy fiskalne online będą musieli posiadać wszyscy zobowiązani do rejestrowania obrotu za pomocą kasy podatnicy. Od  2023 r. w sprzedaży znajdą się tylko kasy nowego typu, a dotychczas stosowane urządzenia z papierowym i elektronicznym zapisem kopii będą stopniowo znikał z rynku.

Kto nie musi mieć kasy fiskalnej?

Kasy nie muszą posiadać przedsiębiorcy zwolnieni przedmiotowo, czyli tacy  którzy dokonują dostaw towarów i/lub świadczenia usług na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności zwolnionych z ewidencjonowania. Czynności zwolnione z ewidencjonowania są wymienione w załączniku do rozporządzenia Ministra Finansów w sprawie zwolnień z obowiązku prowadzenia ewidencji przy zastosowaniu kas rejestrujących, a dokładniej – załącznik do tego rozporządzenia.

W sytuacji, kiedy przedsiębiorcy prowadzą sprzedaż towarów i/lub usług wyłączonych z obowiązku jak i tych, które takiemu obowiązkowi podlegają, zwolnienie z obowiązku posiadania kasy przysługuje, jeśli udział obrotów uzyskiwanych ze sprzedaży towarów i/lub usług objętych zwolnieniem w obrotach ogółem był w poprzednim roku wyższy niż 80%.  Zatem zdecydowana większość sprzedaży musi podlegać zwolnieniu.

Kasy nie muszą posiadać również przedsiębiorcy, których obrót na rzecz osób fizycznych nieprowadzących działalności oraz rolników ryczałtowych nie przekroczył w poprzednim roku podatkowym 20 tys. zł. Jest to tzw. zwolnienie podmiotowe.  Traci moc po upływie dwóch miesięcy następujących po miesiącu, w którym limit 20 tys. zł został przekroczony. Termin liczy się od końca miesiąca, w którym limit został przekroczony. Jeżeli przedsiębiorca rozpoczyna działalność w ciągu roku limit należy obliczyć proporcjonalnie do okresu prowadzonej działalności.

Dokonując sprzedaży internetowej, możliwe jest skorzystanie ze zwolnienia bez względu na limit sprzedaży w danym roku. Zgodnie z poz. 36 załącznika do rozporządzenia w sprawie zwolnień z kasy fiskalnej przedsiębiorca może nie rejestrować sprzedaży na kasie, jeżeli zostaną spełnione łącznie trzy warunki:

  • dostawa towarów dokonywana jest w systemie wysyłkowym (pocztą lub przesyłkami kurierskimi);
  • dostawca towaru otrzyma w całości zapłatę za wykonaną czynność za pośrednictwem poczty, banku lub spółdzielczej kasy oszczędnościowo-kredytowej (odpowiednio na rachunek bankowy podatnika lub na rachunek podatnika w spółdzielczej kasie oszczędnościowo-kredytowej, której jest członkiem);
  • z ewidencji i dowodów dokumentujących zapłatę jednoznacznie wynika, jakiej konkretnie czynności dotyczyła i na czyją rzecz została dokonana (dane nabywcy, w tym jego adres).

Po spełnieniu wszystkich trzech warunków kasa fiskalna w sprzedaży przez internet nie jest obowiązkowa. Nie ma w tym przypadku dodatkowego limitu sprzedaży, po przekroczeniu którego należy zastosować kasę fiskalną.

Warto jednak zauważyć, że w ww. rozporządzeniu ujęto czynności sprzedaży internetowej obligatoryjnie objęte koniecznością ewidencji na kasie fiskalnej. Będą to m.in. sprzedaż komputerów, oprogramowania, sprzętu fotograficznego, perfum, części i akcesoriów samochodowych, samochodów, przyczep, naczep. Dla przedsiębiorców zajmujących się sprzedażą ww. produktów kasa fiskalna w sprzedaży przez internet jest obowiązkowa już od pierwszej transakcji.

Zwolnienia z obowiązku posiadania kasy fiskalnej w obecnym kształcie obowiązują do 31 grudnia 2021 r.