W jaki sposób rejestrować uczestników szkoleń i w wygodny sposób przyjmować od nich płatności? Możesz założyć sklep internetowy ze szkoleniami. Ale jest też inne rozwiązanie! Alternatywą może być skorzystanie z gotowego systemu do rejestracji i powiązanie go z szybkimi płatnościami.

Sam stałem przed takim dylematem. W 2019 roku ruszyłem ze szkoleniami z tematyki social media. Początkowo realizowałem je wyłącznie stacjonarnie, a szkolenia on-line były jedynie mglistym, jeszcze słabo sprecyzowanym pomysłem. Jednak w 2020 roku nie mogłem czekać z założonymi rękami. Szkolenia stacjonarne skończyły się z dnia na dzień, wraz z pierwszym lockdownem. Trzeba było błyskawicznie dostosować się do nowej rzeczywistości i zaoferować szkolenia on-line.

Jaki system do rejestracji uczestników?

Jedno z pytań, na które musiałem wtedy znaleźć odpowiedź dotyczyło sposobu rejestracji uczestników. Jak to zrobić w sposób wygodny dla uczestników, a przy tym szybko i tanio? W miarę szybko, ponieważ zapisy chciałem udostępnić w jak najkrótszym czasie. W związku z tym zlecanie opracowania dedykowanego rozwiązania i czekanie na realizację nie wchodziło w grę. Istotne były też koszty – nie miałem żadnej pewności, że szkolenia „chwycą”. Nie chciałem więc inwestować w coś, co w tamtym momencie wydawało się obarczone dużym ryzykiem.

Takim najbardziej standardowym rozwiązaniem byłoby podpięcie systemu sklepowego – np. WooCommerce i zintegrowanie go z systemem szybkich płatności. Jednak tworzenie całego sklepu i dostosowanie go pod jeden produkt, który na dodatek jest usługą (a więc wymaga trochę innych funkcjonalności) wcale mi się nie uśmiechało. Choć sam obsługuję WordPressa, to jednak uczenie się WooCommerce, testowanie wtyczek i poznawanie kolejnych ustawień zapowiadało wiele godzin mało efektywnej pracy.

Na szczęście już wtedy znałem rozwiązanie, z którym wcześniej spotkałem się u Marka Jankowskiego. Bodajże przy rejestracji na spotkanie słuchaczy podcastu Mała Wielka Firma wykorzystywał on system Konfeo. Tyle, że zarówno tamto zastosowanie, jak i nazwa sugerowały, że jest to oprogramowanie do obsługi konferencji. Czy da się je wykorzystać do przyjmowania rejestracji na szkolenia? Wtedy nie byłem jeszcze tego pewien.

Po ponad roku stosowania mogę z czystym sumieniem potwierdzić – tak. Prawdę mówiąc, system ten zdjął ze mnie mnóstwo czasochłonnych zadań. Nie musiałem budować sklepu, by potem przerabiać go pod usługi. Nie musiałem nawet wykonywać skomplikowanej „implementacji” systemu płatności.

Najważniejsza jest jednak możliwość rejestrowania uczestników na szkolenie. W Konfeo odbywa się to w bardzo prosty sposób.

  • Dodajemy nowe wydarzenie – wpisujemy nazwę, datę rozpoczęcia i datę zakończenia. Możemy także dodać szczegółowy program, grafikę.
  • Wpisujemy cenę wydarzenia i wskazujemy dostępne metody płatności.
  • Określamy od kiedy i do kiedy trwają zapisy.

Tyle wystarczy, aby utworzyć stronę zapisu w systemie Konfeo. Opcji jest jednak więcej – możemy np. edytować pozycje formularza, jaki mają wypełniać osoby rejestrujące się na szkolenie, ustalić treść maili wysyłanych do uczestników po dokonaniu zapisu, możemy też dodawać kody rabatowe.

Jak przyjmować płatności za szkolenie?

Po bezpłatnej rejestracji w Konfeo mogłem wybrać sposób, w jaki będę przyjmował płatności. Można wskazać konto bankowe do przelewów, ale można też powiązać swoje konto z integratorem płatności.

Dla mnie najkorzystniejszą ofertę (najniższe prowizje) miał akurat T-Pay, więc to w tym systemie dokonałem kolejnej rejestracji. Korzystając z systemu T-Pay nie musiałem wiązać go z własną stroną internetową. Wystarczy w prosty sposób zintegrować konto w Konfeo z kontem T-Pay (kwestia skopiowania kilku danych). Dzięki temu przyjmowanie opłat jest dla mnie bezobsługowe.

Dodatkowo, jeśli ktoś chce, może powiązać system także z wystawianiem faktur. Wówczas cały proces od złożenia zamówienia, przez opłacenie go, aż po wysyłkę faktury do klienta może odbywać się automatycznie.

Zapisy na własnej stronie internetowej

Jak jednak sprawić, by potencjalni uczestnicy rejestrowali się nie na stronie Konfeo, ale w formularzu na naszej stronie internetowej? To też jest proste. Po utworzeniu wydarzenia, możesz pobrać kod HTML, który należy skopiować i wkleić „u siebie”.

W moim przypadku wygląda to więc tak, że na stronie Empemedia.pl tworzę stronę z opisem i programem szkolenia, a w treści zamieszczam ramkę z Konfeo. Poszczególne kliknięcia rozwijają kolejne kroki, jaki trzeba wykonać.

Wygląd formularza na stronie:

Po kliknięciu “Rejestruj” trzeba wybrać liczbę uczestników (można też domyślnie ustawić 1, by pomijać ten krok):

Kliknięcie “Dalej” otwiera formularz – na jego wypełnienie uczestnik ma 15 minut:

Wszystko odbywa się prosto i intuicyjnie – trudno się tutaj zgubić. Co ważne, uczestnik może dokonać płatności od razu, ale może też dokonać samej rejestracji. W systemie można także przyjmować zgłoszenia na wydarzenia bezpłatne. Prowizję zapłacimy tylko wtedy, gdy zarejestrowany uczestnik opłaci zamówienie, nie ponosimy więc kosztów, jeśli nie zarabiamy. W dniu publikacji tego tekstu, koszt korzystania z systemu wynosił 2,9%, ale nie więcej niż 9 zł od osoby. 

Listę uczestników widzimy na bieżąco. A więc gdy tylko ktoś się zarejestruje, my od razu znajdziemy informacje na ten temat w systemie. Tworząc wydarzenie możemy także wybrać opcję, aby otrzymywać kopię każdego maila wysłanego do uczestników – dzięki temu jesteśmy informowani o każdej nowo zapisanej osobie. Gdy czas zapisów się skończy, formularz na naszej stronie automatycznie przestanie być aktywny – nie ma więc ryzyka, że ktoś zapisze się po wyznaczonym czasie.

Wygaszony (nieaktywny) formularz po zakończonej rejestracji:

A jeśli w przyszłości będziesz chciał utworzyć nowe szkolenie, możesz to zrobić poprzez skopiowanie wydarzenia z przeszłości. W moim przypadku kolejne edycje szkoleń odbywają się zazwyczaj co miesiąc – wg takiego samego lub podobnego programu. Kopiowanie wydarzeń pozwala mi skrócić cały proces do jakichś dwóch minut. Właściwie trzeba tylko zmienić daty i terminy zapisów.

Z pewnością nie opisałem wszystkich funkcji Konfeo i myślę, że nie ma sensu tworzenie w tym miejscu instrukcji obsługi. System jest polskojęzyczny, więc wszystkie informacje znajdziesz na stronie Konfeo. A w razie pytań możesz liczyć na szybką odpowiedź mailową wprost od autorów systemu.

Tym tekstem chcę tylko zwrócić uwagę osób, które organizują własne wydarzenia (w tym szkolenia), że mamy w Polsce bardzo wygodny system, który pozwala łatwo, szybko i tanio uruchomić sprzedaż szkoleń oraz obsługiwać listy uczestników. W mojej sytuacji Konfeo sprawdza się bardzo dobrze – koszty korzystania z systemu są niewielkie, a łatwość organizacji szkoleń – ogromna. Jeśli Ty także prowadzisz podobną działalność, ten system po prostu Ci się przyda!

Jeśli Ty także chcesz wypróbować Konfeo, kliknij tutaj