Po kasach fiskalnych online nadchodzi czas na kolejną nowość – kasy wirtualne. Wbrew pozorom – to nie to samo! Sprawdźmy czym różnią się obydwa rozwiązanie i czy kasa wirtualna jest bezpieczna.

Zarówno kasa tradycyjna, online, jak i wirtualna służy temu samemu – rejestracji obrotów na potrzeby fiskusa. Największą nowością jest wirtualna kasa fiskalna, która w praktyce w Polsce może być stosowana dopiero od 2023 roku.

Czym jest wirtualna kasa fiskalna?

Kasa fiskalna to obowiązek większości przedsiębiorców, sprzedających osobom fizycznym (czyli zwykłym, prywatnym ludziom, nie firmom) towary czy usługi. Do tej pory należało zaopatrzyć się w stosowne urządzenie, podlegające serwisowaniu. Wirtualne kasy fiskalne mają to zmienić.

Wirtualna kasa fiskalna to kasa rejestrująca, instalowana na tablecie, smartfonie lub laptopie, która ma postać oprogramowania. Czyli taka kasa jest po prostu aplikacją! Dodatkowo sprzedawca musi jednak zaopatrzyć się w urządzenie drukujące paragon dla klienta.

Co ciekawe, wirtualnych kas fiskalnych można używać od 1 czerwca 2020 roku, przy czym warto zaznaczyć, że rejestrowanie sprzedaży przy ich pomocy możliwe jest tylko w określonych branżach.

Korzystać z takiego oprogramowania mogą przedsiębiorcy z branży transportowej oraz wybrane firm z sektora HoReCa. Aby sprawdzić czy określona branża może być obsługiwana przez kasy wirtualne, trzeba zajrzeć do rozporządzenia, które reguluje funkcjonowanie tego typu oprogramowania. Określa ono PKWiU, w przypadku których można stosować kasy wirtualne.

W momencie powstawania tego tekstu są to następujące rodzaje działalności:

  • Przewóz osób samochodem osobowym, w tym taksówką (z wyjątkiem przewozu okazjonalnego)
  • Wynajem samochodów osobowych z kierowcą – PKWiU 49.32.12.0
  • Usługi związane z przeprowadzkami, które świadczą na rzecz gospodarstw domowych – PKWiU 49.42.11.0
  • Transport drogowy pasażerski – PKWiU 49.39.35.0, PKWiU 49.39.11.0 i PKWiU 49.31.21.0
  • Transport kolejowy pasażerski – PKWiU 49.31.10.0 i PKWiU 49.10
  • Transport pasażerski kolejkami linowymi naziemnymi, kolejkami linowymi i wyciągami narciarskimi – PKWiU 49.39.20.0
  • Transport morski pasażerski, promowy – PKWiU 50.10.11.0
  • Transport wodny śródlądowy pasażerski – PKWiU 50.30.11.0, PKWiU 50.30.13.0 i PKWiU 50.30.19.0
  • Transport lotniczy pasażerski – PKWiU 51.10.11.0 i PKWiU 51.10.12.0
  • Usługi hotelarskie – PKWiU 55.10
  • Usługi obiektów noclegowych turystycznych i miejsc krótkotrwałego zakwaterowania – PKWiU 55.20
  • Usługi świadczone przez pola kempingowe (także pola dla pojazdów kempingowych) i pola namiotowe – PKWiU 55.30
  • Pozostałe usługi związane z zakwaterowaniem – PKWiU 55.90
  • Usługi restauracji i pozostałych placówek gastronomicznych – PKWiU 56.10
  • Pozostałe usługi gastronomiczne – PKWiU 56.29
  • Usługi przygotowania i podawania napojów – PKWiU 56.30
  • Sprzedaż węgla, brykietu i podobnych paliw stałych wytwarzanych z węgla, węgla brunatnego, koksu i półkoksu przeznaczonych do celów opałowych
  • Catering – PKWiU 56.21
  • Transport morski i przybrzeżny pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.10.12.0
  • Transport wodny śródlądowy pasażerski wycieczkowcami – PKWiU 50.30.12.0
  • Usługi mycia, czyszczenia samochodów i podobne usługi, w tym przy użyciu urządzeń obsługiwanych przez klienta, które w systemie bezobsługowym przyjmują należność w bilonie lub banknotach, lub innej formie (bezgotówkowej) – PKWiU 45.20.30.0.

Aby legalnie korzystać z kasy, oprogramowanie do rejestracji obrotu musi uzyskać homologację Głównego Urzędu Miar. Pierwsza w Polsce kasa wirtualna została dopuszczona do sprzedaży dopiero w 2023 roku! 

Czym jest kasa online?

Od 1 maja 2019 roku na podstawie ustawy o VAT istnieje możliwość, a dla podatników prowadzących działalność gospodarczą w określonych w ustawie branżach obowiązek stosowania kas rejestrujących online. Chodzi m.in. o mechaników, stacje benzynowe, branżę gastronomiczną, fryzjerów, prawników, właścicieli siłowni. 

Tego rodzaju kasy należy wyraźnie odróżnić od kas wirtualnych. Pomimo, że nazwa “online” może się kojarzyć z czymś wirtualnym, to chodzi tu wyłącznie o połączenie z internetem. Kasy online łączą się z Centralnym Repozytorium Kas za pośrednictwem internetu.

Kasa online rejestruje kopie wszystkich drukowanych dokumentów, a użytkownik nie ma możliwości się do nich dostać. W momencie włączenie kasy, do Repozytorium trafiają dane właściciela kasy, kasa nabywa numer ewidencyjny. Kasa online drukuje e-paragony, a jednocześnie ich kopie zapisuje. Nie trzeba instalować do niej dodatkowej drukarki czy jakiegoś innego urządzenia.

Podstawową różnicą pomiędzy tradycyjną kasą fiskalną a kasą online jest to, że urządzenie online komunikuje się z podmiotami nadzorczymi zdalnie. Odbywa się to bez udziału użytkownika kasy. Fiskalizacji kasy można dokonać przez internet. Przeglądu urządzenia należy dokonać raz na dwa lata. Koszt zakupu wyniesie od ok 1.300 zł do 2.300 zł. Przy pierwszym zakupie lub wymianie takiej kasy obowiązuje ulga w wysokości 700 zł.

Czy kasy wirtualne są bezpieczne?

Kasy online i tradycyjne działają bardzo podobnie i mają postać dobrze już znanych urządzeń. Inaczej jest z kasami wirtualnymi, które jako nowość mogą budzić wiele obaw. Główną z nich jest bezpieczeństwo i związany z nim możliwy wyciek wrażliwych danych sprzedażowych. I nie chodzi tu nawet o aplikację, ale o urządzenie, na którym się znajdzie.

Drugą wątpliwość budzi serwis – zarówno urządzenia jak i oprogramowania. W przypadku usterki zwykłej kasy fiskalnej udajemy się z nią do autoryzowanego serwisu. A co, gdy zepsuje się np. tablet, na którym mamy oprogramowanie? Problemem może być też najzwyklejsza aktualizacja systemu tabletu, smartfona czy laptopa. Dla wirtualnej kasy może oznaczać to problem z jej funkcjonowaniem. 

Po trzecie – telefon, tablet, laptop, będące prywatną własnością przedsiębiorcy, mogą zostać skradzione lub się zgubić. Zatem dostęp do danych uzyskają osoby nieuprawnione, a przynajmniej istnieje taka możliwość.

Po czwarte, Urząd Skarbowy ma prawo do kontroli kasy fiskalnej, czyli oprogramowania zainstalowanego na telefonie, tablecie, itp., a więc potencjalną możliwość wglądu w te urządzenia. Czy przedsiębiorca będzie musiał przekazać na czas kontroli swój telefon?

A po piąte – nie zapominajmy o pieniądzach. Ministerstwo zapewnia o taniości rozwiązania. Nie do końca jest to prawdą, bo choć oczywiście samo oprogramowanie będzie tańsze, to zakup drukarki fiskalnej, koniecznej do wystawiania paragonów, zwiększy cenę takiej wirtualnej kasy. Ponadto, jeśli ktoś nie będzie chciał korzystać z kasy na np. prywatnym telefonie, będzie musiał kupić nowe urządzenie. Im więcej kas, tym więcej urządzeń i drukarek.

Ministerstwo Finansów przewidziało ulgę na zakup kas rejestrujących mających formę oprogramowania. Można odzyskać 90 proc. opłaty za licencję, nie więcej niż 700 zł. Ulga dotyczy podatników z branży gastronomicznej i hotelowej oraz zajmujących się sprzedażą węgla.

Z jednej strony taki rodzaj rejestracji obrotu jest wygodny, ale czy będzie bezpieczny? Zapewne z czasem da się wprowadzić odpowiednie rozwiązania, jednak błędy i niedociągnięcia wychodziły będą w praniu i w tym czasie utrudniały życie użytkownikom.

Czy tzw. kasa zapasowa będzie więc powszechnym obrazkiem u małych przedsiębiorców? Do tej pory był to raczej wyjątek od reguły. Jednak z uwagi na potencjalne przerwy w dostępie do rejestracji wirtualnej może okazać się koniecznością. A to podniesie i tak wysokie dziś koszty działalności.