Dla wielu przedsiębiorców podróże służbowe stanowią istotną część ich pracy, a przy okazji znaczącą pozycję w budżecie firmy. Jakie wydatki można zaliczyć w koszty przedsiębiorstwa, by wyjazdy te choć trochę zwracały?

Nie wszystkie nakłady związane z podróżą zaliczymy w koszty. Warto zatem wiedzieć, co wpłynie na zmniejszenie podatku.

Diety za podróże krajowe

Kosztu uzyskania przychodów nie stanowią wartości diet z tytułu podróży służbowych osób prowadzących działalność gospodarczą i osób z nimi współpracujących w części przekraczającej wysokość diet przysługujących pracownikom.

Wysokość diety krajowej została ściśle określona i od 28.07.2022r. wynosi ona 38 zł na dobę. Tylko taką kwotę rozliczy przedsiębiorca.

Wydatki na wyżywienie nie mogą być bezpośrednio rozliczone w ramach podróży służbowej. Czy za 38 zł dziennie można się wyżywić? No cóż, trzeba by się było bardzo postarać, by znaleźć tak tanie obiady lub gotować samemu ;).

Czasem jednak powinno nam wystarczyć mniej niż 38 zł, bowiem należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia podróży krajowej (wyjazdu) do powrotu (przyjazdu) po wykonaniu zadania służbowego.

Robi się to w następujący sposób:

  • jeżeli podróż trwa nie dłużej niż dobę i wynosi:

           – mniej niż 8 godzin – dieta nie przysługuje,

           – od 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

           – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości;

  • jeżeli podróż trwa dłużej niż dobę, za każdą dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości, a za niepełną, ale rozpoczętą dobę:

            – do 8 godzin – przysługuje 50% diety,

            – ponad 8 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Diety za podróże zagraniczne

Troszkę lepiej kwestia wygląda z zagranicznymi podróżami służbowymi. Tu dieta przysługuje, co do zasady, w wysokości obowiązującej dla docelowego państwa podróży zagranicznej. Oznacza to, że obowiązują różne diety, w zależności od kraju naszej podróży.

Ponadto:

  • za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,
  • za niepełną dobę podróży zagranicznej:

           – do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

           – ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

           – ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

Aby przeliczyć wartość na złotówki, stosujemy kurs średni NBP z ostatniego dnia roboczego poprzedzającego dzień poniesienia wydatku. Przez dzień poniesienia kosztu rozumie się natomiast dzień rozliczenia podróży służbowej.

Rozliczenia delegacji dokonujemy w terminie 14 dni od jej zakończenia.

Jak rozliczyć czas trwania delegacji?

Czas trwania podróży służbowej uzależniona jest od środka transportu jakim się przemieszczamy. W przypadku podróży:

  • lądowej – liczy się od chwili przekroczenia granicy państwowej w drodze za granicę do chwili jej przekroczenia w drodze powrotnej do kraju,
  • lotniczej – liczy się od chwili startu samolotu w drodze za granicę z ostatniego lotniska w kraju do chwili lądowania samolotu w drodze powrotnej na pierwszym lotnisku w kraju,
  • morskiej – liczy się od chwili wyjścia statku (promu) z ostatniego portu polskiego do chwili wejścia statku (promu) w drodze powrotnej do pierwszego portu polskiego.

Noclegi i zakwaterowanie

Przedsiębiorca odbywając podróż służbową nie może korzystać z tzw. ryczałtu na noclegi przysługującego pracownikom. Wydatki takie rozlicza się na podstawie faktur lub rachunków dokumentujących zakup usługi w hotelu, pensjonacie czy kwaterach prywatnych. Sam paragon jednak zwykle nie wystarczy.

Tu trzeba poczynić istotne zastrzeżenie – usług hotelowych nie można odliczyć w podatku VAT. W związku z tym, kosztem przedsiębiorcy będzie cała kwota brutto, którą zapłaci za nocleg.

Rozliczenie dojazdów

Na delegację składa się też podróż właściwa, konkretnym środkiem transportu: pociągiem, samolotem, busem, statkiem czy samochodem. W przypadku trzech pierwszych pojazdów sprawa jest prosta. Trzeba posiadać dokument dokumentujący zakup usługi transportowej, tj. fakturę, rachunek czy po prostu bilet, który w określonych sytuacjach może być traktowany jak faktura.

Gdy w podróż wybierzemy się samochodem wpisanym na listę środków trwałych, w koszty podatkowe możemy sobie wpisać paliwo, opłaty za autostrady, opłaty za parkingi, itp. W praktyce, tak samo traktuje się pojazdy znajdujące się np. w leasingu. Warto tu przypomnieć, że jeśli pojazd jest wykorzystywany zarówno do celów służbowych, jak i prywatnych, od podatku odliczamy część kosztów (to już jednak temat na oddzielny artykuł). 

Gdy kupimy paliwo za granicą, wówczas wystarczy nam sam paragon, aby rozliczyć taki wydatek. Musi on jednak zawierać takie pozycje jak ilość, cena jednostkową, wartość zakupu oraz data i stempel (oznaczenie) jednostki wydającej paragon. Z tyłu paragonu wpisujemy swoje nazwisko, nazwę firmy, adres oraz rodzaj zakupionego towaru. Taki dokument pozwoli na wpis do kosztów prowadzenia działalności, ale już nie odliczymy go w podatku VAT.

Jeżeli samochód, którym podróżujemy stanowi własność prywatną (nie został wpisany jako środek trwały firmy) to rozliczymy jedynie 20% wydatków związanych z trasą.