Być może myślisz o założeniu własnej firmy, zastanawiając się jaką formę jej prowadzenia wybrać. Najczęściej spotykane w Polsce są jednoosobowe działalności gospodarcze oraz spółki z ograniczoną odpowiedzialnością. Dla kogo spółka z o.o. będzie lepsza?

Zapewne słyszałeś, że najbezpieczniejszym wyjściem jest spółka, gdyż w razie jakichkolwiek niepowodzeń ewentualni wierzyciele nie puszczą nas z przysłowiowymi torbami. No i nie ma ZUS-u. Czy jednak na pewno będzie to dla wszystkich najkorzystniejsze wyjście?

Co to znaczy, że nie odpowiadasz za swoją działalność?

Sp. z o.o. jest alternatywą dla jednoosobowej działalności gospodarczej. Zgodnie z przepisami (art. 151 § 1 Kodeksu spółek handlowych) spółka z ograniczoną odpowiedzialnością może być utworzona w każdym celu prawnie dopuszczalnym, chyba że ustawa stanowi inaczej. Czyli nawet w celu innym, niż cel gospodarczy, choć trudno to chyba w praktyce wykonać, bowiem przedmiot określony w umowie spółki podlega sklasyfikowaniu według Polskiej Klasyfikacji Działalności  i ujawnieniu w rejestrze.

Spółkę z o.o. mogą założyć osoby fizyczne i osoby prawne. Dopuszczalne jest także założenie jej przez jedną osobę. W Polsce w większości spółki z o.o. to spółki małe, które nie zatrudniają więcej niż 9 osób. Te nieco większe stanowią niecałe 13% wszystkich spółek.

Spółka z o.o. jest spółką kapitałową, a więc konieczny jest kapitał zakładowy, którego wysokość musi wynosić co najmniej 5.000 zł. Umowa spółki musi być zawarta w formie aktu notarialnego. Z chwilą jej zawarcia powstaje spółka z ograniczoną odpowiedzialnością w organizacji, która jest podmiotem praw i obowiązków (zatem już wówczas może uzyskać REGON, NIP oraz założyć konto bankowe). Osobowość prawną uzyskuje z chwilą wpisu jej do rejestru. Może zaciągać zobowiązania i za nie odpowiadać. Samodzielnie. Odpowiada spółka, a nie wspólnicy, ponieważ ich odpowiedzialność ogranicza się jedynie do wysokości wniesionego wkładu do majątku spółki, a egzekucja nie dotyczy ich majątków osobistych. I to właśnie pociąga tak wiele osób.

Jednak nie jest tak do końca. Członkowie zarządu odpowiadają za zobowiązania spółki solidarnie ze spółką, całym swoim majątkiem w przypadku, gdy spółka staje niewypłacalna. Żeby uchylić się od odpowiedzialności, konieczne jest złożenie w odpowiednim terminie wniosku o ogłoszenie upadłości spółki. Na członkach zarządu ciąży także ryzyko poniesienia odpowiedzialności karnej, zwłaszcza jeżeli w sposób umyślny będą działali na niekorzyść spółki.

Jeśli spółka będzie miała minimalną wysokość kapitału zakładowego, a Ty jako jedyny wspólnik jesteś przysłowiowym sterem, żaglem i okrętem (czyli wspólnikiem, radą nadzorczą i zarządem), a nie zdążysz w porę złożyć wniosku o upadłość, bądź sąd uzna, że działałeś na szkodę spółki, nie ochronisz swojego majątku spod egzekucji.

Koszty, koszty

O ile założenie własnej działalności gospodarczej jest bezpłatne, to w przypadku spółki z o.o. musisz przygotować się na koszty. Spółkę możesz założyć przez internet, przy pomocy systemu S24.

Rejestracja przez Internet jest dobrą formą dla prostych spółek, zakładanych jednoosobowo, albo takich, które w umowach nie mają niestandardowych zapisów. Rejestracja przez Internet daje bowiem mniejsze możliwości ukształtowania umowy spółki, niż zakładanie spółki u notariusza. Przy zakładaniu spółki elektronicznie rok obrotowy będzie równy kalendarzowemu, pokrycie kapitału zakładowego będzie możliwe wyłącznie wkładami pieniężnymi, a zbycie udziałów będzie mogło zostać uregulowane jedynie na dwa sposoby – cytat ze strony Biznes.gov.pl

Zawarcie umowy spółki z ograniczoną odpowiedzialnością przy wykorzystaniu wzorca umowy w systemie S24 wymaga wypełnienia formularza umowy udostępnionego w systemie teleinformatycznym i opatrzenia umowy kwalifikowanym podpisem elektronicznym albo podpisem potwierdzonym Profilem Zaufanym.

Gdy zdecydujesz się na tradycyjną (papierową) rejestrację spółki, czeka Cię wizyta u notariusza i opłata za podpisanie umowy w formie aktu notarialnego. Wynagrodzenie notariusza nie jest ściśle określone. Zależy od konkretnej kancelarii. Przepisy prawa określają jedynie maksymalne stawki notarialne (taksa notarialna).  Od podpisanej umowy należy odprowadzić także podatek od czynności cywilnoprawnych. Tradycyjna forma podpisywania umowy spółki w obecności notariusza zwalnia wspólników spółki od konieczności składania przez nich w imieniu spółki deklaracji PCC-3 oraz samodzielnego uiszczania podatku, wynoszącego 0,5 % wartości wniesionego kapitału zakładowego.

Nowo zawiązana drogą elektroniczną spółka, z uwagi na brak obecności w trakcie podpisywania umowy spółki notariusza, zobligowanego do pobrania podatku, powinna w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od zawarcia umowy spółki, złożyć na ręce Naczelnika Urzędu Skarbowego wypełnioną deklarację PCC-3 oraz samodzielnie wyliczyć wysokość podatku i uiścić go bez upomnienia przez urząd.

Kolejnym kosztem założycielskim jest opłata za wpis spółki do KRS. Gdy rejestrujesz spółkę tradycyjnie przygotuj 500 zł na opłatę sądową za wpis oraz 100 zł jako opłatę za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym. Gdy rejestrujesz spółkę online w systemie S24 za wpis zapłacisz 250 zł. Opłata za ogłoszenie wpisu w Monitorze Sądowym i Gospodarczym pozostaje niezmienna. Plus odpisy umowy, plus ewentualne poświadczenie notarialne podpisów wspólników…

I nie zapomnij, że spółkę z o.o. obowiązuje pełna księgowość, więc czeka Cię najpewniej podpisanie umowy z biurem rachunkowym lub księgową. No i jeszcze w przypadku, gdy wspólnik posiadający wszystkie udziały w spółce jest zarazem jedynym członkiem zarządu, wymagane jest, aby przy dokonywaniu czynności prawnej między tym wspólnikiem a reprezentowaną przez niego spółką zachowana została forma aktu notarialnego (art. 210 § 2 k.s.h.), a więc kolejne koszty….

Opodatkowanie spółki

Spółka z o.o. ma podwójne opodatkowany zysk, ponieważ jest zobowiązana odprowadzić od swojego dochodu podatek CIT, a następnie wspólnik od swojego dochodu ze spółki (czyli od dywidendy) będzie zobowiązany odprowadzić podatek dochodowy PIT. A więc podatek odprowadzisz dwa razy – choć  w różnej wysokości.

ZUS

Składki ZUS to najdelikatniej mówiąc „zmartwienie wielu przedsiębiorców” ze względu na ich wysokość i brak związku z uzyskiwanymi (bądź nie) przychodami. Prowadzenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością nie wiąże się z obowiązkiem zatrudniania pracowników, a sami wspólnicy nie muszą odprowadzać składek.

Niestety, zwolnienie z obowiązku płacenia składek obowiązuje tylko wtedy, gdy spółkę tworzy więcej niż jedna osoba. Tworząc jednoosobową spółkę z o.o. nie będziesz zwolniony z płacenia składek ZUS. Sąd Najwyższy w wyroku z dnia 11 września 2013 roku (sygn. akt II UK 36/13) wskazał, że ze statusu wspólnika jednoosobowej spółki z o. o. wynika jego obowiązek opłacania składek ZUS z tytułu prowadzenia pozarolniczej działalności gospodarczej. Wyłącza to jego prawo do zawarcia umowy o pracę z własną spółką w celu podlegania ubezpieczeniom społecznym. W takim przypadku praca na rzecz spółki w charakterze jednoosobowego zarządu możliwa jest tylko poza stosunkiem pracy.

Jeśli wspólników będzie kilku, wówczas spółka będzie mogła zawrzeć z nimi umowy o pracę, co z kolei pociągnie obowiązek odprowadzenia ZUS-u za pracowników.

Organy spółki

Przepisy prawne przewidują, że w spółce z o.o. muszą istnieć określone organy. Organami spółki z o.o. są: zgromadzenie wspólników, zarząd oraz rada nadzorcza lub komisja rewizyjna. Jeśli prowadzisz spółkę sam, powyższe Cię nie dotyczy.

Jeśli spółka ma kilku udziałowców, to należy pamiętać, że zgromadzenie wspólników oraz zarząd są organami, które muszą zostać powołane. Powołanie rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej jest obowiązkowe tylko w spółkach, w których wysokość kapitału zakładowego przekracza 500.000 zł oraz liczba wspólników przekracza 25 osób. Komisja rewizyjna tym się odróżnia od rady nadzorczej, że nie prowadzi stałego nadzoru. Zazwyczaj zbiera się raz do roku i dokonuje oceny sprawozdań zarządu i jego wniosków dotyczących podziału zysku lub pokrycia straty.

Rada nadzorcza prowadzi stały nadzór nad działalnością spółki. Może badać wszystkie jej dokumenty, dokonywać rewizji stanu majątku i sprawozdania finansowego z działalności spółki. Członkiem rady nadzorczej lub komisji rewizyjnej nie może być członek zarządu, prokurent, likwidator, kierownik oddziału lub zakładu oraz zatrudniony w spółce główny księgowy, radca prawny lub adwokat.

Zgromadzenie wspólników tworzą wspólnicy spółki, którzy wnieśli do niej wkład, a więc posiadają udziały w tej spółce. Decydują oni o najważniejszych kwestiach spółki, m.in.: powołują zarząd i radę nadzorczą/komisję rewizyjną, zatwierdzają sprawozdania finansowe, decydują o tym, co stanie się z zyskiem spółki. Wspólnicy są zobowiązani spotykać się na zgromadzeniu wspólników minimum raz w roku.

Zarząd spółki jest powoływany przez wspólników. Do zarządu może być powołana jedna osoba lub kilka osób. Prowadzi on bieżące sprawy spółki i reprezentuje ją w kontaktach zewnętrznych. Jeżeli zarząd spółki z o.o. jest kilkuosobowy, to każdy członek zarządu ma prawo prowadzić sprawy, które nie przekraczają zwykłych czynności spółki, pod warunkiem, że żaden z pozostałych członków zarządu nie sprzeciwi się dokonaniu tych czynności.

Komu opłaca się spółka z o.o.

Kiedy rozważyć spółkę z o.o.? Przede wszystkim w dwóch przypadkach. Po pierwsze wtedy, gdy Twoja działalność może być zagrożona dużym ryzykiem finansowym.

Założenie spółki z ograniczoną odpowiedzialnością będzie dla Ciebie opłacalne, jeżeli działalność, którą chcesz się zająć, wiąże się z wniesieniem wysokiego kapitału (choćby aportem) powiązanego z dużym ryzykiem jego utraty. Jeśli do takiej groźnej sytuacji by doszło, to dzięki ograniczonej odpowiedzialności wspólników, wierzyciele są zaspokajani wyłącznie z majątku spółki. Możesz co do zasady być spokojny o majątek swój i swojej rodziny. W najgorszym razie nietrafne posunięcie skończy się na utracie wkładów wniesionych w majątek spółki.

Po drugie wtedy, gdy planujesz współpracować z inwestorem.

Czasem masz pomysł, ale nie masz „na pomysł”.  Wiele start-upów z zakresu nowych technologii wie zapewne o co chodzi. Będzie tak wtedy, jeśli na rozruch firmy lub nowe przedsięwzięcie będzie potrzebna większa gotówka, którą nie dysponujesz i nie masz większych szans na jej zdobycie (np. kredyt odpada). Działalność w formie spółki z o.o. w takich sytuacjach daje możliwość pozyskania inwestora. Jeżeli swoją ofertą zainteresujesz odpowiednie osoby, które zainwestują w Twoją nowo powstałą spółkę lub staną się wspólnikami już istniejącej w zamian za określony profit, masz szansę zrealizować marzenia i jeszcze na tym zarobić!

W powyższych przypadkach warto poważnie pomyśleć nad założeniem lub przekształceniem już istniejącej działalności w spółkę z o.o., nawet będąc małym przedsiębiorcą. Oczywiście, nie ma złotego środka i może się okazać, że spółka z o.o. sprawdzi się idealnie np. przy współpracy zawodowej dwójki fryzjerów. Jednak w wielu sytuacjach koszty tej pozornie idealnej instytucji w porównaniu z własną działalnością gospodarczą mogą okazać się o wiele wyższe, zarówno na początku, jak i w trakcie jej istnienia.


Przygotowując ten tekst autorka dołożyła wszelkich starań, by był on zgodny ze stanem prawnym obowiązującym w momencie publikacji artykułu. Pamiętaj jednak, że tekst nie stanowi porady prawnej – wiążące informacje uzyskasz u doradcy podatkowego lub we właściwym urzędzie.