Sekret efektywności – mądrzej, szybciej, lepiej

Jak zdobywać to, czego się pragnie, bez katorżniczego wysiłku – recenzja książki „Mądrzej, szybciej, lepiej. Sekret efektywności” Charlesa Duhigga.

Z czym kojarzy Ci się efektywność? Dla mnie to przede wszystkim sprawniejsze wykonywanie zadań w krótszym czasie. Dlatego książka, którą napisał Charles Duhigg – „Mądrzej, szybciej, lepiej. Sekret efektywności” była dla mnie niemałym zaskoczeniem. O zarządzaniu czasem nie ma w niej ani jednego zdania!

W ocenie autora „efektywność to proces, w trakcie którego uczymy się, jak osiągać cele przy jak najmniejszym nakładzie sił i środków. Efektywność to zdobywanie tego, na czym nam zależy, bez poświęcania wszystkich innych drogich nam rzeczy.”

„Mądrzej, szybciej, lepiej” Charlesa Duhigga zgodnie z podtytułem, zawiera w sobie „Sekret efektywności”. Tu również zaskoczenie, bo jeśli ktoś ma nam zdradzić sekret, to oczekujemy raczej jednej zasadniczej kwestii, która niczym klucz do tajemnych drzwi, otworzy nam drogę do czegoś, czego wcześniej nie znaliśmy. Natomiast w tym przypadku szybko przekonujemy się, że ta książka to raczej „biblia efektywności”, a na „sekret” składa się mnóstwo elementów, o ile połączymy je w spójną całość. I właśnie to jest  w tej książce najbardziej niesamowite!

Jeśli tematyka zarządzania (sobą, czasem, firmą, czymkolwiek) nie jest Ci zupełnie obca, pewnie zetknąłeś się przynajmniej z niektórymi pojęciami takimi jak wyznaczanie celów SMART, metodyki zwinne typu SCRUM (najbardziej powszechne u programistów), czy lean management (szczupłe zarządzanie).

Ja też wielokrotnie o nich czytałem. A jednak, nigdy wcześniej nie miałem do czynienia z książką, w której wszystkie te elementy zostałyby powiązane ze sobą w tak spójny system. Dopiero ta publikacja uświadomiła mi, że zazwyczaj myślimy o tych wszystkich narzędziach w sposób wyrwany z kontekstu, przez co z kolei możemy korzystać z nich w niewłaściwy sposób.

Mierzalne cele ograniczają kreatywność

Dobrym przykładem mogą być wspomniane zasady wyznaczania celów SMART. System ten jest banalnie prosty. Chodzi o to, aby każdy cel, jak wyznaczysz sobie w życiu prywatnym lub w biznesie, był konkretny, mierzalny, osiągalny, realny i terminowy (tzn. da się wyznaczyć czas na jego realizację). A jeśli jakiś cel jest zbyt duży (np. start w maratonie), podziel go sobie na etapy, przy czym każdy z etapów powinien dać się opisać za pomocą zmiennych typu SMART.

System ten został opracowany i wdrożony z myślą o koncernie General Electric (GE), a do podręczników zarządzania trafił, gdy okazało się, że m.in. właśnie dzięki tej metodzie wartość firmy potroiła się w ciągu ośmiu lat. Ale nawet w obrębie tego jednego koncernu, nie wszystkie oddziały osiągały lepsze wyniki…

Początkowo trudno to było uzasadnić. Dopiero po wnikliwej i czasochłonnej analizie pracy w notujących straty zakładach okazało się, że ten, kto wyznacza sobie cele zgodnie z zasadami SMART, a nawet drobiazgowo przestrzega planu, ryzykuje, że w pewnym momencie przestaniesz się rozwijać.

Duhigg pisze o pracownikach, którzy bardzo starannie planowali wszystkie swoje małe i duże zadania, a jednak, nie pomogło im to w rozwiązaniu piętrzących się problemów. Dlaczego? Ponieważ system SMART umożliwia łatwe wprowadzenie siebie w stan zadowolenia. Niektórzy pracownicy rozpisywali sobie wg SMART nawet te zadania, które już dawno wykonali i które były zupełnie błahe, a robili to dlatego, że sprawiało im to przyjemność. Ich efektywność nie rosła, ich kreatywność była niewykorzystywana, rosło za to poczucie efektywności, bo przecież coś robili i jeszcze trzymali się zasad.

Czy to znaczy, że wyznaczając sobie cele biznesowe lub prywatne, nie powinniśmy dbać o to, by były one mierzalne i wykonalne w określonym czasie? Otóż, powinniśmy. Tyle, że samo to nie wystarczy. SMART nie jest lekiem na całe zło, ale tylko jednym z narzędzi. Stosowanie systemu SMART, czyli koncentrowanie się na drobnych zadaniach, nie powinno nas zwalniać z kreowania szerszych wizji i wyznaczanie sobie, jak to określa autor, celów-gigantów.

“Realizując śmiałe plany za pomocą małych, starannie przemyślanych kroków, należy jeszcze czasami oderwać wzrok od tego, co się robi, spojrzeć na wszystko z lotu ptaka i przypatrzeć się, czy coś nam nie umyka. Nie wolno zwalniać się z myślenia.”

Warto w tym miejscu podkreślić, że kiedy kreujemy ogólną wizję, czy też wyznaczamy cel-gigant, na początkowym etapie wcale nie musimy trzymać się zasad SMART, ponieważ to ograniczałoby naszą kreatywność, czy wręcz ciągnęłoby ją w dół, do minimum ograniczając nasze ambicje. Tak właśnie działo się we wspomnianych oddziałach GE.

Aby osiągać duże cele, najpierw potrzebujemy wielkich wizji i ambitnych pomysłów, a ich konkretyzowanie powinniśmy zaplanować dopiero w dalszej kolejności.

Wyobraźnia wybawi nas z katastrofy

I taka jest właśnie cała ta książka. Pokazuje nam, w jaki sposób jedne systemy zależą od drugich, a jako ilustracji autor używa barwnych przykładów, które wciągają w lekturę bardziej niż niejedna powieść.

Niezwykłe wrażenie zrobiły na mnie chociażby opisy dwóch katastrof lotniczych – a właściwie jednej katastrofy (Air France, 2009 r.) oraz drugiej, teoretycznie jeszcze gorszej sytuacji (Qantas Airways, 2010 r.), w której jednak pilot niemal cudem uniknął tragedii. Choć w samolocie nie działało już prawie nic, pilotowi udało się bezpiecznie wylądować.

Wedle książkowej interpretacji dokonał tego, dzięki odpowiedniemu sposobowi myślenia – tzn. próbował wyobrażać sobie mogące się pojawić sytuacje, a w chwili autentycznego kryzysu skoncentrował się na tych elementach, które działają, ignorując te, które nie funkcjonują prawidłowo.

Gdy samolot spadał, on zadawał sobie pytanie: „co jeszcze mogę zrobić z tym co mam?” zamiast analizować co się popsuło i dlaczego. W tym konkretnym przypadku pilot, choć sterował potężnym airbusem, wyobraził sobie, że kieruje małą cesną i podczas awaryjnego lądowania zastosował się do tych samych zasad, jakich przestrzegałby, lądując samolotem nie posiadającym skomplikowanych systemów sterowania. Mimo skrajnie stresującej sytuacji, był w stanie wyłuskać kilka kluczowych informacji i zignorować dziesiątki innych komunikatów, którymi bombardował go komputer pokładowy.

Duhigg podaje więcej przykładów, ale wszystkie one prowadzą do wniosku, że snując wizje wzorcowych sytuacji, budując w głowie tzw. modele mentalne, czy też mówiąc prościej – wyobrażając sobie to, co może się wydarzyć i przygotowując się w myślach na różne scenariusze, tak naprawdę stajemy się skuteczniejsi w tym, co robimy.

Ludzie, którzy lubią wyobrażać sobie różne scenariusze zdarzeń, są efektywniejsi od tych, którzy tego nie robią (a czasem nawet udaje im się wylądować niesprawnym samolotem).

Sekret efektywności w skrócie

Tym, którzy chcieliby w skrócie zapoznać się z głównymi wnioskami książki, polecam rozpoczęcie lektury od Aneksu. Jak twierdzi sam autor jest to „przewodnik dla czytelnika: w jaki sposób korzystać z koncepcji zawartych w tej książce”. Duhigg zobrazował swój system własnym przykładem, pokazując w jaki sposób on sam pracował nad książką.

Aby cokolwiek rozpocząć, potrzebujemy motywacji.

„Kiedy motywacja do działania spada, należy przedstawić sobie żmudny obowiązek w kategoriach własnego wyboru”

Np. jeśli czujesz, że powinieneś się za coś zabrać, ale przychodzi Ci to z trudem, zadaj sobie kilka pytań „dlaczego?”, koncentrując się na korzyściach. A więc „dlaczego chcę to zrobić?”, „co będę z tego miał?”. Jeśli dostrzeżesz, że w gruncie rzeczy nie chodzi o realizację jakiegoś zadania wbrew sobie, ale dla siebie, wtedy jego wykonanie stanie się chociaż trochę łatwiejsze. Wówczas najlepiej wykonać możliwie prosty pierwszy krok.

Np. jeśli otrzymałeś e-mail, na który powinieneś odpowiedzieć, ale „nie masz siły”, Duhigg proponuje nie pisać od razu całej wiadomości, ale napisać jedno kluczowe zdanie (bo to proste), a dopiero później odpowiednio je obudować (to już nie będzie takie trudne).

„Motywacja rośnie w miarę podejmowania samodzielnych decyzji (…). Motywacja wzrasta również na myśl, że nasz aktualny trud stanowi część czegoś większego – celu lub wyznawanej wartości. Motorem do działania jest zawsze poczucie samodzielności.”

Gdy jesteśmy już zmotywowani, potrzebujemy celu-giganta, „aby pobudzać większe ambicje”, a następnie celów SMART, „aby stworzyć konkretny plan działania”.

Zdarza się jednak, że nawet najwspanialszego planu i wizji nie doprowadzamy do końca. Dzieje się tak, kiedy zawodzi nasza koncentracja na celu.

„Utrzymaniu koncentracji sprzyja budowanie modeli mentalnych, czyli snucie w myślach opowieści o tym, jak – naszym zdaniem – potoczy się przyszłość.”

Jeśli cele, nad którymi pracujemy (np. napisanie książki, skonstruowanie rakiety, otwarcie sklepu) są długoterminowe, w tzw. międzyczasie może pojawić się wiele nowych pomysłów i propozycji. Wielokrotnie więc będziemy musieli zdecydować, czy jesteśmy w stanie podjąć się nowych zobowiązań, nie tracąc z oczu wcześniej wyznaczonych celów.

W takich sytuacjach bardzo przydaje się umiejętność podejmowania właściwych decyzji. Aby robić to dobrze, powinniśmy nauczyć się trafnie szacować np. szanse na powodzenie poszczególnych przedsięwzięć, czy też określać ilość czasu potrzebną do realizacji dodatkowych zobowiązań. Będzie to łatwiejsze, jeśli możliwe wybory i ich konsekwencje rozpiszemy sobie na kilka scenariuszów (także przeciwstawnych) i spróbujemy określić, które z nich i w jakim stopniu mają szansę się spełnić.

W książce „Mądrzej, szybciej, lepiej” znajdziemy także wiele informacji na temat stymulowania efektywności zespołów, co będzie miało duże znaczenie np. dla osób zatrudniających pracowników (choć nie tylko dla nich).

„Pamiętaj, że o efektywności zespołu nie decydują w takim stopniu indywidualne talenty jego członków, jak twój sposób zarządzania tym potencjałem”

I jeszcze jeden ciekawy wniosek na temat efektywności i zarazem kreatywności. Sam sądziłem dotychczas, że kreatywność wymaga raczej ciszy, spokoju i czasu, dlatego wewnętrznie buntowałem się, gdy ktoś zlecał mi kreatywną pracę (np. wykreowanie nazwy dla nowej firmy), oczekując efektów w bardzo krótkim czasie. Tymczasem, jak wynika z książki, „desperacja może pchnąć nas ku kreatywności”, a twórczości sprzyja pewien poziom niepokoju i napięcia.

Podsumowując, Charles Duhigg wykonał naprawdę niesamowitą pracę, zbierając i syntetyzując w niezwykle przystępnej (wręcz wciągającej formie) ogromną ilość informacji, badań naukowych, przykładów. To jedna z nielicznych książek, w których warto zagłębić się nawet w przypisy! Ja w każdym razie na pewno będę do tej publikacji wracał jeszcze nie raz. Polecam.

Za książkę dziękuję wydawnictwu PWN.

Sekret efektywności – mądrzej, szybciej, lepiej
Oceń artykuł

Marcin

Chcesz stworzyć strategię marketingową dla swojej firmy, rozwiązać palące problemy lub nauczyć się czegoś nowego? Sprawdź, co mogę zrobić dla Ciebie i Twojej firmy -> Konsultacje i szkolenia dla przedsiębiorców. Możesz też zlecić e-marketing w Agencji Empemedia.pl.