Czy wolisz program, w którym wystawienie faktury zajmuje 5 kliknięć, czy taki, w którym musisz ich wykonać 28? Odpowiedź wydaje się oczywista, a jednak niewielu przedsiębiorców wybierając program do faktur, zwraca uwagę na ten parametr.

Zdarza się jeszcze, że bywam tym zaskoczony… Czym? Tym, że twórcy rozmaitych programów dla przedsiębiorców, chwaląc się dziesiątkami funkcji, zapominają o czymś bardzo ważnym. Dobry system to taki, który usprawnia pracę przedsiębiorcy, a więc także – przyspiesza ją! Na co mi np. kalendarz, który pozwala zaplanować efektywne wykorzystanie dnia pracy, jeśli każdorazowe dodanie zadania do wykonania zajmuje kilkanaście kliknięć?

No właśnie! Liczba kliknięć to kluczowa sprawa, jaką biorę pod uwagę, gdy wybieram program, z którego zamierzam korzystać często. A z pewnością taką właśnie aplikacją codziennego użytku dla wielu przedsiębiorców jest system do wystawiania faktur.

Po czym poznasz dobry program do faktur?

  • Wystawienie faktury wymaga jak najmniejszej liczby kliknięć.
  • System jest dostępny w chmurze, bez instalowania na komputerze.
  • Do wpisania kontrahenta wystarcza podanie numeru NIP.
  • Program do faktur można powiązać przez API z innymi systemami.

Im mniejsza liczba kliknięć, tym mniej czasu potrzeba na wykonanie określonej operacji. Może się wydawać, że w przypadku tak prozaicznej czynności jak wystawianie faktur, różnice pomiędzy różnymi programami będą niewielkie. Mówimy jednak o zadaniach wykonywanych w wielu firmach codziennie, a w niektórych nawet kilkakrotnie w ciągu każdego dnia.

Jeśli czas spędzany nad fakturami przemnożymy przez liczbę dni roboczych w roku, okaże się, że mówimy o całkiem sporej „stracie czasu”. Warto więc zawalczyć o cenne sekundy, a dalej minuty i godziny. Nie trać na wpisywanie faktur więcej czasu, niż to konieczne!

Faktura XL – najszybszy sposób na fakturę

Firma Edisonda przetestowała chmurowe aplikacje do faktur dostępne w Polsce pod kątem czasu wystawiania jednej faktury. W badaniu uwzględniono 10 popularnych systemów.

Okazało się, że średnio wystawienie faktury wymaga 11 kliknięć, jeśli dane kontrahenta są zaciągane z bazy GUS, na podstawie wpisanego numeru NIP. Średni wynik może też wynosić 13 kliknięć – jeśli dane klienta są wpisywane „ręcznie”. Bez względu jednak na to, która z metod była wybierana, na pierwszym miejscu plasowała się Faktura XL.

Badanie pokazało, że w przypadku programu Faktura XL do wystawienia faktury potrzeba zaledwie 5 kliknięć, jeśli dane są pobierane z GUS. Przy samodzielnym wpisywaniu kontrahenta, kliknięć tych będzie 10. To jednak i tak krócej niż u konkurentów. Dla porównania – najbardziej „pracochłonny” program do wystawiania faktur wymagał aż 28 kliknięć w celu wystawienia dokumentu bez pobierania danych z GUS.

Również w przypadku wystawiania korekt do faktur, Faktura XL plasuje się wśród najlepszych pod tym względem programów, wymagając 6 kliknięć.

Biorąc więc pod uwagę ten konkretny parametr, jakim jest minimalizacja liczby kliknięć potrzebnych do wystawienia dokumentu, Faktura XL zdecydowanie wygrywa. To jednak nie jedyny aspekt, na jaki warto zwrócić uwagę wybierając program dla swojej firmy.

Im prościej, tym lepiej – ale koniecznie z API

Przy okazji badacze z firmy Edisonde zwrócili uwagę na coś jeszcze. Na czas wystawienia faktury wpływa zarówno liczba potrzebnych kliknięć, jak i intuicyjność poszczególnych rozwiązań. Cóż z tego, że wystarczą nam dwa kliknięcia do wykonania jakiejś akcji, jeśli przez pół godziny będziemy szukali elementu, w który trzeba kliknąć? Niestety, w niektórych programach znalezienie potrzebnych funkcji było trudniejsze niż przejście samego procesu. Najczęściej wynika to z faktu przeładowania programu o funkcje, które są bardzo rzadko używane.

W tym miejscu przypomina mi się historia ze Stevem Jobsem. Gdy prezentował pierwszego iPoda stwierdził, że na tle innych urządzeń do odtwarzania muzyki produkt Apple wyróżnia się tym, że ma… mniej funkcji niż konkurencja. I właśnie to stanowiło jego największą przewagę.

W bardzo wielu przypadkach im mniej, tym lepiej – szczególnie w przypadku systemów, które mają być używane codziennie. Oczywiście nie chodzi o to, że nie można korzystać z bardziej rozbudowanych programów. Zwróć jednak uwagę na wygodę i intuicyjność – a więc przede wszystkim na dostęp do najbardziej potrzebnych, najczęściej używanych funkcji.

W przypadku programów do fakturowania coraz ważniejsze stają się także integracje z systemami zewnętrznymi. Przyznaję, że kiedy ja szukałem programu do faktur, nie zwracałem nad to uwagi. Gdybym jednak wyboru dokonywał teraz, gdy sprzedaż w mojej firmie jest coraz bardziej zautomatyzowana, zdecydowanie zwracałbym uwagę na to, czy mogę zintegrować program do faktur ze sklepem internetowym lub z systemem do szybkich płatności. Dzięki odpowiedniemu API, faktury mogą wystawiać się automatycznie, np. w chwili sfinalizowania zamówienia przez klienta. Warto dodać, że wspomniana wyżej Faktura XL daje taką możliwość.

Wszystko, czego potrzebujesz

Podsumujmy! Wybierając program do fakturowania weź pod uwagę, aby system posiadał następujące udogodnienia:

  • pobieranie danych kontrahenta z GUS,
  • pobieranie faktury w formacie PDF,
  • wysyłanie faktur do kontrahenta wprost z programu,
  • funkcja „wystaw podobną” na podstawie wybranej faktury,
  • zapisywanie produktów i usług w bazie,
  • opcja integracji z zewnętrznym oprogramowaniem (API).

Przed dokonaniem wyboru warto zapoznać się z przytaczanym powyżej raportem i wyciągnąć z niego wnioski. Poza tym, na stronach internetowych poszczególnych wydawców systemów do fakturowania, można skorzystać z okresu próbnego lub wersji demo. Dzięki temu możesz sprawdzić czy dany system spełnia Twoje oczekiwania.

Pamiętaj, że wybór programu do fakturowania to decyzja, którą prawdopodobnie podejmujesz raz na wiele lat – dlatego warto ją dobrze przemyśleć.

Artykuł powstał we współpracy z firmą FakturaXL.pl