Pracujesz dla zabieganego młodego wilczka z Wall Street, leżąc w wygodnym hamaku rozwieszonym między palmami na Seszelach? Pozazdrościmy! Ale i poradzimy – co w praktyce pomaga w pracy z klientami ulokowanymi w innych, odległych strefach czasowych.

Miej informację o godzinie na czas

W natłoku spraw, zleceń i maili łatwo zgubić rachubę czasu – i to w dosłownym znaczeniu. Nawet osobie o najlepszych zdolnościach matematycznych bieżące przeliczanie, która jest aktualnie godzina w Nowym Jorku, Seulu czy Timbuktu zajmuje trochę – nomen omen – czasu i w nawale obowiązków łatwo o pomyłkę.

Warto zatem posiłkować się wygodnymi aplikacjami, wskazującymi aktualny czas w interesującym nas miejscu – takimi jak Every Time Zone czy World Time Buddy. A dla tych, którzy jednak nie mogą siedzieć z komputerem na plaży, warto rozważyć powieszenie w biurze dodatkowego zegara  – praktyczne, ale i stylowe!

Zapisz się w czasie

Zapoznaj się koniecznie z tym, jak oznaczać godzinę w różnych strefach czasowych. Dowiedz się, co oznaczają enigmatyczne skróty UTC i GMT oraz cyfry obok nich. Czas w Polsce to czas środkowoeuropejski (CET, UTC+1:00) obowiązujący od ostatniej niedzieli października do ostatniej niedzieli marca. W pozostałym okresie roku jest to czas środkowoeuropejski letni (CEST, UTC+2). Jednakże już niedługo, bo wkrótce planowane jest zniesienie zmiany czasu!

Warto zapoznać się z terminologią związaną ze strefami czasowymi by uniknąć nieporozumień w ustalaniu godzin rozmów telefonicznych i telekonferencji w klientami. Poświęć chwilę na opracowanie standardowej, zrozumiałej formatki wiadomości o terminach, przesyłanej do klientów.

Jeśli zaś masz podejrzenie, że Twój klient może nie mieć doświadczenia z pracą z osobami w różnych strefach czasowym, pomóż mu! Skieruj do niego o wiadomość treści: „Let’s talk at 4pm GMT – that’s 8am PDT”. Przeliczenie godziny spotkania z Twojego czasu na czas klienta powinno pozwolić uniknąć kilkukrotnej wymiany maili z doprecyzowaniem terminu rozmowy.

Daj znać, kiedy masz czas

Nie każdy Australijczyk na co dzień zastanawia się, co śni się przedsiębiorczemu freelancerowi nad Wisłą, gdy ten kończy sączyć drugą kawę nad uwagami do projektu dla owego warszawiaka. By dostarczyć klientowi wiedzę na temat tego, kiedy możesz odebrać od niego telefon o innej tematyce niż „Przyjacielu, jestem w więzieniu z Meksyku, przyjeżdżaj natychmiast na ratunek”, załącz w swojej stopce mailowej informacje, w jakich godzinach pracujesz, koniecznie przedstawione w zrozumiałej dla wszystkich na świecie formie (patrz punkt wyżej).

Licz się z czasem

Skoro już pracujesz na Seszelach, nie chcesz zapewne spędzać w swoim roboczym hamaku 10-12 godzin dziennie – musisz mieć czas na surfowanie nie tylko po Internecie. Przeanalizuj swoje obowiązki i typy zadań, jakie wykonujesz. Określ, które wymagają bezpośredniego zaangażowania klienta, a które możesz z powodzeniem wykonać sam i opracuj schemat dnia pracy. Ten pierwszy typ zadań przesuń na godziny, w których wiesz, że Twój klient będzie dostępny. Pozostałe z powodzeniem możesz wykonać wtedy, gdy Twój klient będzie już w piżamie.  

Czas na pracowników

Jeśli jesteś pracodawcą, musisz nie tylko zarządzać czasem swoim, ale i tych, których zatrudniasz. Dla nich także możesz opracować schemat dnia – do 14 dopracowujemy prezentację i wszystkie materiały, bo od 15 jest szansa na to by się dowiedzieć FaceTime to FaceTime, czy pan Smith z Nowego Jorku jest zadowolony z pastelowych kolorów naszych wykresów.

Ponadto rozważ wszystkie opcje uelastycznienia czasu pracy Twoich ludzi. Jakie? Pierwsza na myśl przychodzi praca zmianowa – gdy nie jest możliwie takie ustalenie czasu pracy, by wygodnie kontaktować się z klientami, konieczna może się okazać praca na zmianę popołudniową lub nocną. Inna opcja – elastyczne godziny pracy tak, by pracownicy mogli przychodzić wcześniej lub później do pracy, ale i wcześniej lub później z niej wychodzić po zrealizowaniu swoich obowiązków. A także praca zdalna – pracownicy mogą dzięki niej wykonywać swoje zadania nawet w nietypowych godzinach bez konieczności przychodzenia do biura. 

Jak widać, sposobów na organizację i ułatwienie pracy z klientami w różnych strefach czasowych jest wiele. Warto rozważyć ich zastosowanie, by móc w możliwie jak najlepszym nastroju cieszyć się korzyściami wynikającymi z pracy w prawdziwie globalnej wiosce.