Jak zadbać o płynność finansową w małej firmie?

Problemy z płynnością finansową to codzienność wielu firm, także tych najmniejszych. Choć faktury zostały wystawione, a terminarz pęka w szwach od kolejnych zamówień, to i tak często brakuje środków na bieżące wydatki, składki ZUS czy podatek. Rozwiązaniem może być zmiana zasad rozliczania się z kontrahentami, faktoring (np. Finiata.pl) lub limit kredytowy w rachunku bankowym.

Niektórzy internetowi eksperci na zadane w tytule pytanie odpowiadają w bardzo prosty sposób: przygotuj sobie poduszkę bezpieczeństwa, najlepiej w wysokości całorocznych przychodów i z niej finansuj awaryjne wydatki. Prawda, że proste? 😉 Właściwie trudno zaprzeczyć, że taki awaryjny fundusz miałby sens. Problem jedynie w tym, że zdecydowana większość nas, przedsiębiorców, nie ma szans na zgromadzenie takich środków, a jeśli nawet, to wymagać to będzie długiego czasu oraz żelaznej, czasem niemal nadludzkiej konsekwencji.

Skąd problemy z płynnością?

Finansowe pułapki, w jakie wpadają przedsiębiorcy mają kilka powodów i to one odróżniają ich rzeczywistość od codzienności pracowników na etacie. Przede wszystkim, we własnej firmie przychody prawie nigdy nie są idealnie regularne. Planowanie długookresowe często „bierze w łeb” w zderzeniu z rzeczywistością, w której po miesiącu lepszym, przychodzi ten gorszy.

Druga sprawa –  to właśnie w tym gorszym trzeba zapłacić wyższe podatki ze względu na to, że w poprzednim zarobiliśmy więcej. W codziennej praktyce bywa więc tak, że gdy sądzimy, że właśnie odbiliśmy się od dna, nadciąga młot w postaci podatku dochodowego i VAT-u, po czym mocnym uderzeniem wbija nas w ziemię.

Oczywiście, mogę się wymądrzać i przekonywać o tym, że z pieniędzy, które wpłaca klient, najlepiej od razu odkładać należność za VAT oraz zaliczkę na podatek dochodowy na oddzielne subkonto. Fakt, tak by było najlepiej i jeśli możesz – zrób tak. Gdy jednak płatności za faktury przychodzą z opóźnieniem, a Ty stoisz przed koniecznością opłacenia składek, podatków, czynszu, rachunków za telefon, zamówionych towarów czy też wynagrodzeń, wiadomo, że sięgniesz także po to, co odłożyłeś.

Gdy i to nie pomaga, a na firmowym koncie świecą pustki, wówczas zaczniesz zalegać z fakturami i innymi opłatami, ryzykując, że pewnego dnia znajdziesz się w rejestrze dłużników lub że dostaniesz nieprzyjemny list z urzędu skarbowego bądź ZUS-u. A to przecież to dopiero zwiastuny tornada, które może zmieść Twoją firmę z powierzchni i wpędzić Cię w naprawdę poważne tarapaty.

Czy przed taką klęską można się jakoś zabezpieczyć? Gdy sytuacja nie jest jeszcze zła, a nawet wtedy, gdy jest całkiem dobra, możesz poszukać rezerwowych rozwiązań, które – choć niedoskonałe – w praktyce okazują się bardzo pomocne. I właśnie trzy takie sposoby chciałbym Ci dziś podsunąć.

Negocjuj terminy płatności

Załóżmy, że nie narzekasz na brak klientów. Wystawiłeś wiele faktur, a środki z nich są wystarczające do bieżącego utrzymania firmy. Niestety, to, co pozostaje z jednego miesiąca, nie wystarcza na całkowite sfinansowanie kolejnego. Wygląda to tak, że wystawiasz fakturę i czekasz aż zostanie opłacona, aby z otrzymanych środków opłacić bieżące zobowiązania. Problem w tym, że powinieneś je opłacić pomiędzy tymi dwoma datami, czyli po wystawieniu faktury, a jeszcze przed… otrzymaniem należności.

Najprostszą rzeczą, jaką możesz w takiej sytuacji zrobić jest zmiana zasad rozliczania się z kontrahentami. Przede wszystkim, spróbuj zaproponować im krótsze terminy płatności – w przypadku większych firm spróbuj zamienić 30-dniowy termin na 14-dniowy, w przypadku mniejszych (zazwyczaj są bardziej elastyczne) – zmień termin 14 dni na 7 dni. Nowym klientom standardowo proponuj 7-dniowy termin płatności.

Poza tym możesz prosić klientów o zaliczki. Szczególne uzasadnienie będzie to miało wówczas, gdy sam musisz ponosić koszty (np. kupić materiały lub zapłacić podwykonawcom), aby zrealizować dane zamówienie. Ale nie tylko. Wymaganie zaliczki lub przedpłaty, np. na podstawie faktury pro-forma, może być dobrym rozwiązaniem, kiedy chcesz sprawdzić rzetelność nowego klienta. Przyjmij zasadę, że pierwsze zamówienie zawsze musi zostać opłacone z góry. Jeśli odpowiednio uzasadnisz taki krok, jestem pewien, że większość klientów przyjmie go ze zrozumieniem. Najbardziej protestować będą natomiast ci, którzy nie mają w zwyczaju opłacać swoich należności terminowo. Pytanie tylko, czy powinno Ci na nich zależeć?

Możesz także spróbować zadziałać w drugą stronę i poprosić o wydłużenie terminów płatności u swoich podwykonawców. Może się okazać, że dla wielu firm nie będzie to żadnym problemem.

Być może wydaje Ci się dziwne, że proponuję Ci skrócenie terminów płatności dla swoich klientów oraz negocjowanie dłuższych terminów dla podwykonawców. W praktyce, do obydwu kwestii warto podchodzić elastycznie w zależności od potrzeb i możliwości – zarówno Twoich, jak i kontrahentów. Zacznij jednak myśleć o terminach płatności, jako o czynnikach zmiennych i podlegających negocjacjom.

Na terminy płatności (zarówno przychodzących, jak i wychodzących) może mieć wpływ i przez to zapewnić lepszy przepływ gotówki w swojej firmie.

Debet na koncie jako fundusz awaryjny

Długi nie są dobre –  i nie chcę Cię przekonywać, że jest inaczej. Bywają jednak sytuacje, kiedy stają się mniejszym złem. Debet na koncie, czy też limit w rachunku to według mnie całkiem niezła forma zabezpieczenia na wypadek przejściowych problemów z płynnością.

Dopuszczalny debet oznacza, że w sytuacji, kiedy Twoje aktualne zobowiązania przekroczą to, co masz na koncie, nadal będziesz mógł opłacić rachunki czy podatki. Takie rozwiązanie może być szczególnie pomocne, jeśli np. czekasz na pieniądze z faktur, ale jeszcze przed otrzymaniem płatności musisz wypłacić wynagrodzenia lub ponieść inne koszty. Wówczas pożyczysz potrzebne środki na krótki czas, np. na kilka dni, a wpłata na konto dokonana przez klienta automatycznie spłaci zadłużenie.

Osobiście polecam traktowanie debetu jako opcji awaryjnej. Nie zachęcam do korzystania z limitu w rachunku niczym z własnych pieniędzy, aż do osiągnięcia maksymalnego, uzgodnionego z bankiem poziomu.

Gdy zbliżysz się do poziomu 0 zł własnych środków na rachunku, w Twojej głowie powinna zapalić się czerwona lampka. Dzięki debetowi tym razem tragedii nie będzie, ale to sygnał, że należy wstrzymać wydatki, które nie są absolutnie konieczne, aż do chwili, gdy konto ponownie się zapełni.

Z debetem rachunku wiążą się rozmaite koszty i formalności. Poza odsetkami wynoszącymi obecnie ok. 10% w skali roku (obliczanymi od wykorzystanej kwoty debetu), trzeba też ponieść opłatę za rozpatrzenie wniosku (zazwyczaj ok. 500 zł lub wartość procentową od wnioskowanego limitu). Później naliczana jest jeszcze opłata roczna za odnowienie debetu, a w niektórych bankach odsetki zapłacimy nawet od niewykorzystanej kwoty przyznanego limitu.

Pamiętaj też, że banki mocno różnią się pod względem formalności, jakie trzeba spełnić, by otrzymać debet. W niektórych dostaniesz go niemal „od ręki” (czasem wystarczy wypełnić formularz on-line), w innych będziesz musiał dostarczyć całe mnóstwo papierowych dokumentów (np. zaświadczenia o niezaleganiu z ZUS-em i podatkami).

Problemem może też okazać się zupełnie ludzka pokusa, by pieniądze z debetu swobodnie wydawać – niestety, wiele osób ma problem z zachowaniem dyscypliny, gdy w rubryce „dostępne środki” widnieje spora sumka. A potrzeb czy też okazji do wydawania pieniędzy nigdy przecież nie brakuje…

Faktoring – sposób na szybsze pieniądze z faktur  

Jest jeszcze jedno ciekawe rozwiązanie, które w praktyce może wydawać się skrzyżowaniem wyżej wymienionych. Otóż, pieniądze z faktur możesz otrzymać wcześniej, bez względu na to, jaki termin płatności ustaliłeś ze swoim klientem. A otrzymać możesz je w formie pożyczki faktoringowej, którą spłacisz wtedy, gdy otrzymasz należność od kontrahenta.

Kilka miesięcy temu taką usługę na polskim rynku zaproponowała Finiata i wygląda na to, że usługa ta trafiła w oczekiwania polskich przedsiębiorców. Niedawno otrzymałem informację, że „na platformie Finiaty w przeciągu czterech miesięcy zarejestrowało się ponad 4500 klientów, a obrót finansowania z każdym miesiącem rośnie o 100%”. Większość (70-80%) użytkowników korzysta z usług wielokrotnie, stając się stałymi klientami Finiaty.

Co ich do tego skłoniło? Myślę, że największą zaletą jest prostota tego rozwiązania. Rejestracja w systemie oraz weryfikacja w celu otrzymania limitu, do jakiego będą finansowane faktury, przebiega dużo szybciej i prościej niż w bankach, a do tego nie wiąże się z żadnymi opłatami.

Wystarczy więc zarejestrować się na stronie Finiata.pl, a po otrzymaniu limitu faktoringowego można wprowadzić do systemu każdą wystawioną fakturę. A pieniądze z niej można mieć na koncie już następnego dnia! Kwotę tę trzeba zwrócić, na co mamy 30, 60 lub 90 dni. Jako przedsiębiorca sam możesz wybrać najbardziej dogodny okres finansowania.

Co oczywiste, faktoring nie jest usługą bezpłatną, ale zasady rozliczenia są proste. Za każde 30 dni finansowania Finiata pobiera prowizję w wysokości 4% + VAT. A więc, jeśli pożyczysz 100 zł na jeden miesiąc, zapłacisz 4,92 zł brutto. Jeśli wcześniej ustalony termin okaże się zbyt krótki, możesz go przedłużyć nawet do 120 dni, przy czym 14 dni karencji nie podlega opłatom.

Istotne może być również to, że Twoi kontrahenci nie będą informowani o tym, że korzystasz z zewnętrznego finansowania. Faktura zostanie opłacona tak jak wcześniej, tzn. bezpośrednio na Twoje konto. Po otrzymaniu zapłaty po prostu zwrócisz otrzymane wcześniej środki, samodzielnie spłacając pożyczkę. Możesz to zrobić także przed wyznaczonym terminem płatności – w ten sposób odnowisz dostępny limit na kolejne 30 dni.

Korzystając z faktoringu, nie musisz się martwić o dostęp do środków finansowych, jeśli zostały one wcześniej zagwarantowane za pomocą wystawionych przez Ciebie faktur. Jeśli masz zlecenia, masz też pieniądze – proste.

Wybierz swój sposób na płynność finansową

Rozwój Twojego biznesu może zależeć w dużym stopniu od płynności finansowej firmy. To nie pusty slogan, ale twardy konkret. Biznes rozwija się w chwili, gdy pieniądze z faktur inwestujesz dalej, a więc im szybciej te środki „uwolnisz”, tym łatwiej opłacisz zobowiązania i wprowadzisz środki w dalszy obrót.

Sposoby, które wymieniłem powyżej, mogą Ci w tym pomóc, zdejmując z Ciebie obawy związane z możliwym brakiem płynności. O tym, z którego z nich skorzystać, musisz już zdecydować sam. Możesz wybrać tylko jeden z nich, ale możesz też zdecydować się na wszystkie trzy, ponieważ mogą się one wzajemnie uzupełniać.

Przemyśl więc, dokonaj odpowiednich obliczeń, a następnie wybierz rozwiązanie najbardziej optymalne w Twojej sytuacji.