Gdy klient nie płaci, czyli „ulga za złe długi”

Ulga za złe długi? Kiedy i komu przysługuje? Jakie formalności trzeba spełnić?

Wielu osobom prowadzącym firmy przydarzyła się sytuacja, w której klient nie zapłacił za wykonane usługi lub dostarczone towary. W przypadku mniejszych kwot najczęściej „machamy ręką” i definitywnie zrywamy współpracę. Większe wierzytelności staramy się odzyskać sądownie. To jednak dość długa droga.

Problem jest jednak taki, że podatek VAT należny od takiej nieszczęśliwej transakcji musimy uiścić normalnie, to znaczy za miesiąc, w którym dokonaliśmy dostawy. I tu na szczęście ratują nas nieco przepisy ustawy o VAT [1].

Jak to działa?

Zgodnie z art. 89 a. ust 1 ustawy o VAT, podatnik może skorygować podstawę opodatkowania oraz podatek należny z tytułu dostawy towarów lub świadczenia usług na terytorium kraju w przypadku wierzytelności, których nieściągalność została uprawdopodobniona.

Korekta dotyczy również podstawy opodatkowania i kwoty podatku przypadającej na część kwoty wierzytelności, której nieściągalność została uprawdopodobniona. W art. 89 a ust. 1 a) ustawy o VAT, prawodawca wskazuje, co należy rozumieć pod pojęciem uprawdopodobnienie.

Otóż w myśl powołanego przepisu: 

nieściągalność wierzytelności uważa się za uprawdopodobnioną, w przypadku, gdy wierzytelność nie została uregulowana lub zbyta w jakiejkolwiek formie w ciągu 150 dni od dnia upływu terminu jej płatności określonego w umowie lub na fakturze.

Kiedy można skorzystać z ulgi?

Skoro dokonaliśmy sprzedaży, wystawiliśmy fakturę i w ciągu 150 dni od upływu terminu płatności określonego na fakturze (lub w innej umowie) nie otrzymaliśmy za nią zapłaty, bądź otrzymana zapłata jest niższa od kwoty widniejącej w dokumencie i nie zbyliśmy też wierzytelności udokumentowanej tą fakturą , to mamy prawo skorygować kwotę podatku należnego wynikającego z tej faktury oraz podstawę opodatkowania, pod warunkiem, że:

– odbiorcą towarów jest firma będąca czynnym (nie zwolnionym!) podatnikiem podatku VAT, która nie znajdowała się w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,

– na dzień poprzedzający dzień złożenia deklaracji podatkowej, w której dokonuje się korekty:

  • sprzedawca i dłużnik są czynnymi podatnikami VAT (możemy to sprawdzić w urzędzie skarbowym),
  • dłużnik nie jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji,
  • od daty wystawienia faktury dokumentującej sprzedaż nie upłynęły 2 lata, licząc od końca roku, w którym została wystawiona.

A więc korekty pomniejszającej podstawę opodatkowania i podatek należny dokonujemy za miesiąc lub kwartał (jeśli rozliczamy się kwartalnie), w którym mija 150 dni od dnia upływu terminu płatności określonego na fakturze.

Korzystając z „ulgi na złe długi” i składając korektę deklaracji, pamiętajmy koniecznie o uzasadnieniu jej przyczyn. Czynimy to składając wraz z deklaracją VAT zawiadomienie o skorygowaniu podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego na formularzu VAT-ZD.

W formularzu tym wskazujemy dane dłużnika oraz informacje o nieopłaconych fakturach: numer faktury, datę wystawienia, datę upływu terminu płatności oraz kwotę korekty podstawy opodatkowania i kwotę korekty podatku należnego. Na podstawie tych informacji organ podatkowy weryfikuje, czy dłużnik zrealizował obowiązek korekty podatku naliczonego (art. 89a ust. 5 i 8 ustawy o VAT).

A kiedy dłużnik się „obudzi”?

Czasem zdarza się, że nasz dłużnik sam z siebie lub powodowany wezwaniem właściwego sobie Naczelnika Urzędu Skarbowego, już po złożeniu przez nas korekty, zapłaci całość lub część należności. Ewentualnie my sami możemy zbyć taką wierzytelność. Co wtedy?

W takiej sytuacji jesteśmy zobowiązani do zwiększenia podstawy opodatkowania oraz kwoty podatku należnego w rozliczeniu za okres, w którym należność została uregulowana lub sprzedana. Jeżeli należność została uregulowana jedynie w części, wówczas podstawę opodatkowania oraz kwotę podatku należnego zwiększa się tylko co do tej części.

Ulga za złe długi w przypadku odszkodowania

Być może jesteście bardzo przezorni i ubezpieczyliście należności w towarzystwie ubezpieczeniowym. Powstaje wtedy pytanie, czy po wypłacie odszkodowania możemy traktować należności, za które je otrzymaliśmy jako wierzytelności nieściągalne i skorzystać z ulgi na złe długi? Albo czy po skorzystaniu z ulgi na złe długi, a następnie otrzymaniu odszkodowania musimy zwrócić podatek należny w stosunku do części należności za którą otrzymaliśmy odszkodowanie?

Odpowiedź brzmi: tak. Decydujące znaczenie ma tu uregulowanie należności. Rozumiemy przez to również wypłatę odszkodowania. Nasz ubezpieczyciel, wypłacając odszkodowanie, wykonał świadczenie za dłużnika, zatem my zostaliśmy zaspokojeni.[2]

Ulga za złe długi po przedawnieniu zobowiązania

Ulgę musimy zwrócić nawet, gdy zobowiązanie podatkowe, którego dotyczyła transakcja już się przedawniło. Celem ulgi na złe długi jest odciążenie wierzyciela w przypadku, gdy jego kontrahent nie zapłacił za dostawę. Gdy jednak do zapłaty dojdzie, ulga w całości lub w części traci sens.

Ponadto dłużnik, który ureguluje zapłatę, ma prawo zwiększyć VAT naliczony, który wcześniej obniżył (art. 89b ust. 4 ustawy o VAT), a warunkiem koniecznym, od którego uzależnione jest prawo do zwiększenia kwoty VAT naliczonego, jest uregulowanie przez niego zaległych zobowiązań bez względu na termin, w którym to nastąpi.

Należy zwrócić uwagę, że obowiązek korekty nie łączy się  tu z obowiązkiem podatkowym, który wynika z dostawy towarów lub usług, ale z zapłatą przez kontrahenta należności, w stosunku do których wystawca faktur skorzystał w przeszłości z ulgi za złe długi.

Obowiązki dla dłużnika

Ulga za złe długi to prawo, przywilej wierzyciela, ale dłużnik, który nie wywiązał się z obowiązku uregulowania zobowiązania, musi dokonać korekty odliczonej kwoty podatku VAT wynikającej z nieopłaconej w całości lub części faktury zakupu. Musi to zrobić w rozliczeniu za miesiąc lub kwartał, w którym upłynął 150 dzień od terminu płatności.

Obowiązek skorygowania podatku naliczonego nie zachodzi, jeśli w ostatnim dniu danego miesiąca lub kwartału dłużnik jest w trakcie postępowania restrukturyzacyjnego w rozumieniu ustawy z dnia 15 maja 2015 r. – Prawo restrukturyzacyjne, postępowania upadłościowego lub w trakcie likwidacji (art. 89b ust. 1b ustawy o VAT).

W przypadku zapłaty zobowiązania w późniejszym terminie, dłużnik ma oczywiście prawo kolejny raz dokonać odliczenia podatku naliczonego wynikającego z danej faktury. Gdy ureguluje zobowiązanie tylko częściowo, może zwiększyć podatek naliczony do wysokości zapłaconej części.

Jeżeli dłużnik nie wywiąże się z obowiązku skorygowania podatku naliczonego (nie regulując przy tym zobowiązania) spotkają go konsekwencje. Właściwy organ podatkowy określi w prawidłowej wysokości kwotę podatku naliczonego, a w konsekwencji zobowiązania podatkowego, kwotę do zwrotu oraz nadwyżki podatku naliczonego nad należnym.

Ponadto Naczelnik Urzędu Skarbowego ma prawo do ustalenia dodatkowego zobowiązania podatkowego w wysokości odpowiadającej 30% kwoty podatku VAT wynikającego z faktur, za które należność nie została uregulowana.

Urząd skarbowy „wykrywa” dłużników na podstawie otrzymanych od wierzycieli załączników VAT-ZD i sprawdza, czy odliczyli i ewentualnie skorygowali kwotę podatku VAT z nieopłaconej  faktury. W razie potrzeby informacja jest przesyłana do organu odpowiedniego dla dłużnika.

Jak widać konsekwencje mogą być dotkliwe. Należy pamiętać, że jeśli pomimo starań, opóźnienia są nie do uniknięcia, a my mamy zawczasu tego świadomość, najlepiej w ogóle nie odliczać podatku z takiej faktury lub ewentualnie pamiętać o obowiązku korygowania VAT naliczonego.


[1] Ustawa z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. w Dz. U. z 2011 r. Nr 173, poz. 1054 z późn. zm.)

[2]  Jest to zgodne z poglądami orzecznictwa. W wyroku WSA we Wrocławiu z 7 czerwca 2016 r. , sygn. akt I SA/Wr 344/16, wskazuje, że:

Wypłata odszkodowania i przejście w tym zakresie roszczenia na ubezpieczyciela to tzw. wstąpienie osoby trzeciej w miejsce zaspokojonego wierzyciela. Umowa ubezpieczenia uregulowana jest w kc i w art. 828 § 1 kc przewidziana jest tzw. subrogacja ustawowa (cessio legis), która oznacza przejście na ubezpieczyciela ex lege roszczenia ubezpieczającego przeciwko osobie trzeciej odpowiedzialnej za szkodę, do wysokości dokonanej zapłaty. Roszczenie ubezpieczającego przechodzi na ubezpieczyciela już przez sam fakt dokonanej zapłaty.(…) Art. 518 kc dotyczy wstąpienia osoby trzeciej w prawa zaspokojonego wierzyciela tzw. cessio legis. W świetle unormowań kc można zatem stwierdzić, że celem instytucji podstawienia ustawowego osoby trzeciej w miejsce wierzyciela jest nie tyle samo przeniesienie wierzytelności, ile utrwalenie praw osoby trzeciej względem dłużnika wobec wykonania za niego świadczenia, które na nim ciąży, a zatem w sprawie ubezpieczyciel wypłacając odszkodowanie spółce wykonał świadczenie za dłużnika – uregulował należność z faktury. W świetle powyższego za prawidłowe należy uznać stanowisko zaprezentowane w zaskarżonej interpretacji, że po wypłacie odszkodowania przez towarzystwo ubezpieczeniowe Spółka nie może traktować należności za które otrzymano odszkodowanie jako wierzytelności nieściągalne i wobec tych należności skorzystać z ulgi za złe długi. Doszło bowiem w tym przypadku do uregulowania wierzytelności, w tej części została uregulowana i nie spełnia warunku wierzytelności nieściągalnej. Natomiast w przypadku skorzystania z ulgi za złe długi, a następnie otrzymaniu odszkodowania Spółka jest obowiązana zwrócić podatek należny w stosunku do części należności pokrytej odszkodowaniem.


Uwaga! Powyższy wpis nie stanowi porady prawnej. 


Gdy klient nie płaci, czyli „ulga za złe długi”
Oceń artykuł

Izabela Sarnicka

Prawnik ze specjalizacją w prawie podatkowym. Moje doświadczenie zawodowe wiąże się z pracą w skarbowości, gdzie zajmowałam się podatkiem VAT. Obecnie prowadzę własną firmę.