Kiedy VAT jest kosztem?

Czy wiecie, że w niektórych sytuacjach można wykazać podatek VAT w kosztach firmy? Powinno to zainteresować szczególnie osoby, które nie są vatowcami, a więc drobnych przedsiębiorców, czy freelancerów, ale nie tylko. Poniżej wskażę w jakich warunkach jest to możliwe!

Kiedy wydatek jest  kosztem?

Zgodnie z art. 22 ust. 1 ustawy o PIT[1], kosztami uzyskania przychodów są koszty poniesione w celu osiągnięcia przychodów lub zachowania albo zabezpieczenia źródła przychodów, z wyjątkiem kosztów wymienionych w art. 23 tego aktu, czyli m.in. darowizn, kosztów egzekucyjnych związanych z niewykonaniem zobowiązań, kwoty spłaty kredytów, podatku dochodowego, kar i grzywien orzeczonych w postępowaniu karnym czy karnym skarbowym, niewykonania nakazów właściwych organów nadzoru i kontroli dotyczących uchybień w dziedzinie bezpieczeństwa i higieny prac.

Wydatków, które możemy zaliczyć do kosztów uzyskania przychodów jest bardzo dużo, zatem ustawa nie wskazuje ich katalogu. Określono natomiast co kosztem nie jest. Ogólnie wskazano, iż aby dany wydatek mógł zostać uznany za koszt, musi spełniać 3 warunki:

  • pozostawać w związku z prowadzoną działalnością gospodarczą,
  • nie może być wymieniony w katalogu wydatków nieuznawanych za koszty uzyskania przychodów (art. 23 ustawy o PIT),
  • być właściwie udokumentowany.

Co ciekawe w art. 23 umieszczono również podatek od towarów i usług, jednak istnieją od tej zasady wyjątki i to nimi zajmiemy się w niniejszym artykule.

Kiedy nie jesteś podatnikiem podatku VAT

Art. 23 ust. 1 pkt 43 lit. a) ustawy o PIT wskazuje, że: 

podatek naliczony jest kosztem podatkowym w sytuacji, gdy podatnik korzysta ze zwolnienia z VAT lub nabył towary i usługi w celu wytworzenia albo odprzedaży towarów lub świadczenia usług zwolnionych od podatku od towarów i usług.

Jeżeli więc sam nie jesteś vatowcem, a kupiłeś coś od vatowca, możesz ująć podatek VAT z faktury dokumentującej nabycie w kosztach uzyskania przychodu, ponieważ nie masz możliwości jego odliczenia. Oczywiście, wydatek ten musi być związany z działalnością Twojej firmy.

Np. w sytuacji gdy programista działający pod firmą X świadczy usługi informatyczne, a jest zwolniony z podatku VAT, kupuje procesor lub notebooka, to do kosztów w podatku dochodowym zaliczy całą kwotę z faktury, łącznie z podatkiem VAT, ponieważ nie może wykazać go jako podatku naliczonego.

Kolejny przypadek, to gdy Twój nabytek służy działalności zwolnionej ustawowo z podatku od towarów i usług (np. usługi ubezpieczeniowe czy medyczne). Wtedy do kosztów uzyskania przychodu zaliczamy całą kwotę brutto z faktury zakupowej (a więc wraz z naliczonym VAT-em). Czyli świadczysz usługi ubezpieczeniowe i kupujesz regał do swojego biura. VAT-u nie odliczysz, bo Twoje usługi podlegają zwolnieniu, ale za to całą fakturę wykażesz po stronie kosztów w podatkowej księdze przychodów i rozchodów.

Import usług przez podatnika zwolnionego

Jeśli jesteś podatnikiem zwolnionym z VAT, to może Ci się zdarzyć import usług. Jeśli w działalności gospodarczej korzystasz z reklam na Facebooku, Instagramie lub w Google, na pewno importujesz usługi. Musisz wtedy taką transakcje wykazać na formularzu VAT-9M i zapłacić podatek według stawki, jaka obowiązuje w Polsce. VAT z tego tytułu stanowi koszt uzyskania Twojego przychodu, ponieważ jako nie-vatowiec nie możesz ująć go w podatku naliczonym.

Analogicznie rzecz się ma z wewnątrzwspólnotowym nabyciem towarów.

Gdy jesteś taksówkarzem

Nie zapominajmy, że taksówkarze to także przedsiębiorcy opłacający VAT w formie zryczałtowanej w wysokości 4%. Nie mają oni jednak prawa do obniżenia kwoty podatku należnego o podatek naliczony wynikający z faktur dokumentujących zakupy firmowe, dotyczących np. napraw pojazdu. Dlatego rozliczają oni VAT jako koszt w podatku dochodowym.

Samochód użytkowany w sposób mieszany?

Jeśli kupiłeś samochód osobowy, który decydujesz się użytkować zarówno w firmie, jak i do celów prywatnych, czyli właśnie w systemie mieszanym, to zgodnie z art. 86a ust. 2 ustawy o VAT[2] możesz  odliczyć 50% VAT od wydatków z nim związanych. Pamiętaj jednak o drugiej połowie. Zgodnie z art. 23 ust.1 pkt 43 lit. a ustawy o PIT: 

kosztem uzyskania przychodu jest podatek VAT naliczony w części, w której zgodnie z przepisami o podatku od towarów i usług podatnikowi nie przysługuje obniżenie kwoty lub zwrot różnicy podatku od towarów i usług, jeżeli naliczony podatek od towarów i usług nie powiększa wartości środka trwałego lub wartości niematerialnej i prawnej.

A więc to, czego nie odliczyłeś w podatku VAT, będzie twoim kosztem w podatku dochodowym (czyli pozostałe 50%, a od 01.01.2019 r. 25%).

Hotel

Jako przedsiębiorca być może jeździsz czasem na targi lub do klientów – do innego miasta, a może nawet za granicę. I często potrzebny jest Ci jest hotel. Niestety, nawet jako vatowiec nie odliczysz podatku z faktury, która dokumentuje taką usługę ( art. 88 ust.1 pkt 4 ustawy o VAT). Zatem całość faktury zapiszesz jako koszt w podatku dochodowym

Gdy kupujesz coś w systemie VAT-marża

Podatnicy, którzy wystawiają faktury VAT marża, odprowadzają VAT do urzędu skarbowego od kwoty marży. My, jako nabywcy (nawet jeśli jesteśmy vatowcami) nie możemy jednak odliczyć kwoty VAT-u, bowiem wystawca nie wyszczególnia jej na fakturze. Tak więc opłacamy ją, ale nie mamy prawa do jej odliczenia. Skoro tak, to stanowi ona nasz koszt w podatku dochodowym.

Wpływ rocznej korekty VAT na podatek dochodowy

A może jednocześnie wykonujesz czynności opodatkowane i zwolnione z podatku VAT (tzw. sprzedaż mieszana)? Jeśli tak, to często zdarza się, że zakupy, których dokonujesz służą i jednym i drugim czynnościom.

Jeśli nie możesz jednoznacznie przyporządkować ich tylko do jednej z nich, wtedy ustalasz tzw. wskaźnik proporcji i w oparciu o niego odliczasz podatek VAT w trakcie danego roku podatkowego.

Wskaźnik ten ustala się jako udział rocznego obrotu uprawniającego do odliczenia VAT w całkowitym obrocie podatnika, a obliczany jest na podstawie obrotów osiągniętych w poprzednim roku podatkowym (np. w 2018 r. na podstawie obrotów z 2017 r.).

Po zakończeniu roku korekta podatku VAT następuje na podstawie wskaźnika rzeczywistego, ustalonego w oparciu o faktyczną strukturę sprzedaży w danym roku (tj. 2018 r.). Wówczas wartość zwiększenia lub zmniejszenia podatku naliczonego wynikająca z rocznej korekty VAT za dany rok podatkowy staje się przychodem lub kosztem podatkowym w miesiącu złożenia przez podatnika deklaracji VAT ze wykazaną korektą, czyli deklaracji za pierwszy okres rozliczeniowy kolejnego roku.

To powoduje, że Ci z Was, którzy rozliczają VAT za okresy miesięczne, rocznej korekty VAT za 2018 r. dokonają w deklaracji za styczeń 2019 r., składanej w urzędzie skarbowym w lutym 2019 r. Tak więc ta grupa podatników podatku VAT korektę w podatku dochodowym musi uwzględnić w przychodach lub kosztach dotyczących lutego 2019 r. ( a osoby które rozliczają się kwartalnie w kwietniu 2019 r.)

Roczna korekta VAT może skutkować zwiększeniem lub zmniejszeniem podatku naliczonego podlegającego odliczeniu, co wpływa na podstawę opodatkowania w podatku dochodowym.

Roczna korekta VAT naliczonego:

  • zwiększa przychody podatkowe – jeżeli w wyniku korekty VAT naliczony ulega zwiększeniu,
  • zwiększa koszty uzyskania przychodów – jeżeli w wyniku korekty VAT naliczony ulega zmniejszeniu.

Zatem możemy mieć do czynienia z kolejnym przypadkiem, w którym VAT będzie stanowisz koszt firmowy.

Wyjaśnimy to na przykładzie. Przypuśćmy, że w 2018 r. rozliczałeś zakupy związane z działalnością mieszaną według wskaźnika proporcji obliczonego dla 2017 r., który wynosił 80%. W całym 2018 r. kupiłeś towary związane z działalnością mieszaną (nie były to środki trwałe), a łącznie podatek naliczony wynosił 100.000 zł. W oparciu o wstępne rozliczenie odliczyłeś od podatku należnego podatek naliczony w wysokości 80.000 zł (tj. 100.000 zł × 80%), a do kosztów zaliczyłeś kwotę 20.000 zł (tj. 100.000 zł – 80.000 zł) – tę, której nie możesz odliczyć w podatku VAT.

W sytuacji, gdy rzeczywista struktura sprzedaży wyniosła 91%, przysługująca do odliczenia kwota podatku wynosi 91.000 zł. (91% x 100.000 zł). A więc dokonujesz korekty zwiększającej podatek naliczony o 11.000 zł. (91.000 zł – 80.000 zł.), a kwotę zaliczysz do przychodów podatkowych.

W sytuacji gdy rzeczywista struktura sprzedaży wyniesie 60%, to Twoja kwota do odliczenia wyniesie 60.000 zł. (60% x 100.000 zł). Musisz wtedy skorygować podatek naliczony o 20.000 zł (80.000 zł – 60.000 zł.). Kwotę zmniejszenia zaliczysz do kosztów podatkowych.

W opisanych wyżej sytuacja, podatek VAT możesz zakwalifikować w koszty firmy, zmniejszając tym samym swoje obciążenie.

  • [1] Ustawa z dnia 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (t.j. Dz. U. z 2018, poz. 1509, ze zm.)
  • [2] Ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług (t.j. w Dz. U. z 2011 r. Nr 173, poz. 1054 z późn. zm.)

Uwaga! Powyższy wpis nie stanowi porady prawnej. 


Kiedy VAT jest kosztem?
Oceń artykuł

Izabela Sarnicka

Prawnik ze specjalizacją w prawie podatkowym. Moje doświadczenie zawodowe wiąże się z pracą w skarbowości, gdzie zajmowałam się podatkiem VAT. Obecnie prowadzę własną firmę.