Prowadzenie firmy w domu może być bardzo wygodnym rozwiązaniem, choć nie do każdego rodzaju działalności wystarczy kawałek biurka z laptopem. Ale nawet tam, gdzie to możliwe, warto odpowiednio się przygotować.

Kiedy możesz pozwolić sobie na firmę w domu? Przede wszystkim, gdy świadczysz usługi online. Przykładem może być prowadzenie mediów społecznościowych, organizowanie kampanii marketingowych, projektowanie grafik, montowanie filmów, tworzenie stron internetowych, copywriting, tłumaczenia czy też konsultacje online z dowolnego obszaru.

Z domu da się prowadzić nawet sklep internetowy, ale pod warunkiem, że handel będzie odbywał się w formie dropshippingu – towar wysyłany jest wtedy bezpośrednio z magazynu dystrybutora do klienta, z pominięciem magazynu sklepu. Jeśli natomiast będziesz potrzebować własnego magazynu, odradzam prowadzenie działalności z domu – nawet gdy początkowo wszystkie paczki zmieszczą się w pokoju lub garażu, w przypadku dużego powodzenia sytuacja ta bardzo szybko może zmienić. A wtedy przyda Ci się nie tylko większa przestrzeń magazynowa, ale i miejsce dla pracowników.

Pozostańmy więc przy usługach realizowanych zdalnie i w sposób samodzielny (lub ze współpracownikami, którzy również pracują zdalnie). Czy w takim przypadku naprawdę możesz pracować gdziekolwiek i nie potrzebujesz żadnych narzędzi pracy?  Jeśli na słowo „narzędzia” pomyślałeś o młotku, to faktycznie – może nie będzie niezbędny przy pracy zdalnej, jednak potrzebować będziesz przynajmniej biurka, komputera i odpowiedniego oprogramowania. A to nie wszystko!

Miejsce do pracy w domu

Błędem niektórych osób, które zaczynają prowadzenie działalności w domu jest przekonanie, że nie potrzebują niczego, poza tym, co już mają. Nie każdy ma jednak takie same warunki w miejscu zamieszkania.

To, czego możesz potrzebować najbardziej, to cisza i spokój. Trudno o to, jeśli musisz pracować w pomieszczeniu, w którym przez większość czasu przebywają inni domownicy. Wiele usług świadczonych online wymaga koncentracji, czasem też trzeba odbyć wirtualne spotkanie lub przeprowadzić ważną rozmowę przez telefon. Odosobnione miejsce pracy będzie więc bardzo cennym zasobem przedsiębiorcy działającego online.

Druga ważna sprawa, to aby to miejsce umożliwiało komfortową pracę. Niby banał, a jednak znam przypadek, w którym freelancer ma tak małe biurko do pracy, że poza laptopem nie mieszczą się już żadne notatki czy dokumenty. Warto zadbać o odpowiednią ilość miejsca i sprzyjającą efektywności aranżację przestrzeni wokół siebie, a także o wygodne (i zdrowe dla kręgosłupa) krzesło.

Jeśli Twoje warunki mieszkaniowe nie pozwalają na komfortową pracę w pełnym wymiarze czasu, poszukaj alternatywy. Wynajem oddzielnego biura nie musi być jedynym wyjściem. Może lepsze okaże się połączenie pracy w domu z coworkingiem?

W centrum coworkingowym wynajmiesz dostęp do biurka w pomieszczeniu, w którym pracują także inni. Zazwyczaj zapłacisz tylko za tyle godzin w miesiącu, ile będziesz korzystać z miejsca pracy. W niektórych „coworkingach” możesz też zdecydować się za abonament z określonym pakietem godzin w miesiącu.

Wśród dodatkowych plusów coworkingu wymienić można dostęp do drukarki i internetu bez dodatkowych opłat, a także okazję do zawierania znajomości z innymi  przedsiębiorcami. Coworking sprzyja nawiązywaniu współpracy pomiędzy freelancerami korzystającymi z tego samego biura.

Work life balance, gdy pracujesz w domu

Niektórzy twierdzą, że jest przereklamowany, inni, że niemożliwy do przestrzegania w dłuższym okresie czasu. W tej kwestii jestem akurat dość konserwatywny. W moim życiu work life balance, czyli oddzielanie życia zawodowego od osobistego sprawdza się doskonale i każdego namawiam, by – dla dobrego samopoczucia – starał się tego trzymać. Choć przyznaję, że czasem zachowanie tego balansu wymaga sporej samodyscypliny.

Skoro pracujesz w domu, inni domownicy mogą mieć problem z odróżnieniem, kiedy „jesteś w pracy”, a kiedy „jesteś w domu”. W związku z tym to Ty musisz postawić wyraźne granice. Jeśli pracujesz w oddzielnym pokoju, czasem konieczne może być nawet zamknięcie się w nim na klucz, aby nikt Ci nie przeszkadzał (przyznaję, że czasem tak robię). W innym przypadku pozostaje cierpliwie powtarzać, że nie możesz teraz wykonać czegoś innego, ani nie masz czasu na pogaduszki.

Pamiętaj przy tym, aby miejsce pracy (choćby krzesło i biurko) służyło przede wszystkim do celów zawodowych. Chodzi o to, aby strefy pracy i wypoczynku były od siebie rozdzielone. Jeśli te miejsca są tożsame, bo np. pracujesz na kanapie w salonie lub przy stole w kuchni, wtedy trudniej będzie Ci wypocząć w tym samym miejscu „po pracy”. To kwestia psychiki. Miejsce, w którym wypoczywamy, nie powinno budzić skojarzeń z pracą.

Druga ważna sprawa, bez której work-life-balance będzie trudny, to wyznaczone godziny pracy. Nie zrozum mnie źle! Ja akurat lubię pracować w stałych godzinach każdego dnia, ale Ty, jeśli wolisz, możesz pracować w sposób bardziej elastyczny. Ważne jest jednak bycie konsekwentnym. Jeśli ustalisz, że od teraz przez najbliższe 3-4 godziny zajmujesz się projektem dla klienta, to staraj się tego trzymać. Mów o tym wyraźnie domownikom, nie wdawaj się w niepotrzebne rozmowy, nie pomagaj w tym czasie dziecku w lekcjach, ale też unikaj rozpraszaczy (np. przeglądania mediów społecznościowych).

I w drugą stronę! Jeśli ustalisz sam/a ze sobą, że dziś pracujesz np. do godziny 15:00, a potem chcesz zająć się innymi sprawami, przestrzegaj tego. Taka uczciwość wobec siebie również wymaga asertywności. Oznacza np. konieczność odmówienia klientowi, który prosi o pilną przysługę w czasie, który obiecałeś/obiecałaś dziecku na wspólną zabawę lub gdy masz umówioną wizytę u fryzjera, czy nawet czas zaplanowany na ulubiony serial. Traktuj poważnie zarówno obietnice złożone innym, jak i sobie. Nie oznacza to, że nigdy nie możesz zrobić wyjątku, ale jak nazwa wskazuje, „wyjątki” powinny być absolutnie wyjątkowe.

Firma w domu a koszty

Planując prowadzenie firmy w domu, warto także zająć się sprawami bardziej przyziemnymi – np. związanymi z finansami. Możesz sądzić, że prowadzenie księgowości w Twojej mikrofirmie okaże się wyjątkowo proste, bo przecież na początku wystawiać będziesz tylko kilka faktur w miesiącu, a prowadząc firmę w domu nie ponosisz dodatkowych kosztów.

Czy jednak na pewno? O kilku kosztach już wspomniałem – to może być komputer, oprogramowanie, a także krzesło i biurko wykorzystywane do pracy. Pracując w domu możesz też wliczyć w koszty – czyli odliczyć od podatku – niektóre wydatki domowe, o ile są one związane z prowadzoną działalnością (w tym prąd, ogrzewanie, internet).  Do tego wychodzą wydatki związane z promocją firmy, szkoleniami, czy dojazdami do klienta, a nawet materiały biurowe (papier, długopisy).

Gdy koszty faktycznie są bliskie zeru, wtedy możesz rozliczać się z urzędem skarbowym na podstawie ryczałtu (jednak nie każdy rodzaj działalności może być opodatkowany w ten sposób). Wówczas Twoja księgowość będzie bardzo prosta, ale pamiętaj, że nie odliczysz od podatku żadnych kosztów.

Jeśli ponosisz koszty własne lub np. pobierasz prowizję od usług, które opłacasz za klientów (np. za kampanie reklamowe w mediach społecznościowych lub wyszukiwarkach), korzystniejsze będzie rozliczenie na zasadach ogólnych, a więc zazwyczaj także prowadzenie Księgi Przychodów i Rozchodów.

Zarówno w przypadku ryczałtu, jak i zasad ogólnych, księgowością możesz się zająć samodzielnie, korzystając z łatwego w obsłudze i dostępnego w atrakcyjnej cenie programu 360 Księgowość. Istnieje też możliwość wypróbowania tego systemu nawet przez 6 miesięcy bez opłat.

Jeśli po pewnym czasie stwierdzisz, że samodzielne księgowanie robi się zbyt trudne (bo np. dokumentów księgowych przybywa, a Twój czas się kurczy), możesz rozszerzyć swój pakiet o współpracę z biurem rachunkowym.

Z programu 360 Księgowość korzysta wiele biur rachunkowych w całej Polsce. Dzięki takiemu połączeniu zachowasz dostęp online do wszystkich spraw księgowych własnej firmy, a dodatkowo otrzymasz wsparcie sprawdzonego i doświadczonego księgowego. Listę księgowych korzystających z systemu 360 Księgowość znajdziesz tutaj.