W działania Twojej firmy wkradł się chaos? Zdarza Ci się czegoś zapomnieć? Za każdym razem musisz tłumaczyć nowemu pracownikowi zasady realizacji zlecenia? Jeśli tak, to czas najwyższy pomyśleć o procedurach. Zobacz, jak wdrożyć je skutecznie nawet w małej organizacji i jak mogą pomóc Ci rozwinąć biznes.
Tak naprawdę procedury możesz przypisać do każdego aspektu działania przedsiębiorstwa. Począwszy od pozyskiwania klientów, przez proces sprzedaży, aż do kwestii reklamy działalności czy współpracy z księgowością.
Jak przygotować procedurę?
Wybierz działkę, którą Twoim zdaniem należy poprawić. Następnie rozpisz wszystkie etapy, które występują w określonej czynności. Później zdefiniuj ramy czasowe poszczególnych kroków i wskaż osoby odpowiedzialne, jeśli zatrudniasz personel.
Ważne jest to, aby Twoje procedury były spisane, a dodatkowo możesz je przedstawić w formie graficznej, co powinno bardziej uzmysłowić wagę procesu.
Przykładowa procedura
Pokażę Ci, jak to wygląda u mnie w kwestii pisania biznesplanu o dofinansowanie. Pierwszy stopień to kontakt ze strony zainteresowanego (telefoniczny, mailowy lub przez Messenger).
Na wskazany adres mailowy przesyłam potencjalnemu klientowi ankietę, która pozwala ocenić szansę na dofinansowanie. To oszczędza mój czas, ponieważ nie muszę za każdym razem przygotowywać zupełnie innych pytań. W dodatku uzyskane odpowiedzi od razu dają– zarówno mi, jak i klientowi – odpowiedź, czy warto inwestować czas w dany projekt.
Jeśli odpowiedź jest pozytywna, wówczas podpisujemy umowę i rozpoczynają się prace koncepcyjne. Polegają na przesłaniu klientowi listy zagadnień do wniosku. Jest to zestaw pytań dotyczący przyszłej działalności, odnoszący się m.in. do samego pomysłu, grupy docelowej, dostawców, lokalizacji etc. Drugi etap to moje własne poszukiwania niezbędnych informacji do sporządzenia aplikacji. Obejmują takie kwestie jak: konkurencja, czy dane rynkowe.
Kolejny krok to uzupełnienie na bazie uzyskanych danych wniosku w wersji roboczej, który przesyłany jest do oceny. Jeśli pojawiają się sugestie lub zmiany, są one nanoszone na tym etapie. Potem cały materiał odsyłam ponownie do odbiorcy i klient może go złożyć w swoim urzędzie pracy. Po przyznaniu dofinansowania następuje rozliczenie.
Ostatni etap to pytanie o opinię klienta i ewentualne referencje.
Jakie są korzyści z wdrożenia procedur?
Całościowy system opisujący fragmenty funkcjonowania Twojej firmy pozwoli Ci zapanować nad chaosem i usprawni bieżące wykonywanie obowiązków zarówno przez Ciebie, jak również Twój zespół.
Szczegółowe instrukcje umożliwiają wyeliminowanie ewentualnych błędów oraz potrzebę wprowadzania poprawek. Dają większą pewność prawidłowej realizacji projektu. Co więcej, oszczędzają czas, który trzeba poświęcić na wytłumaczenie konkretnego procesu nowo zatrudnionej osobie.
Przyspieszają pracę, bo każdy wie, co do niego należy i co musi być zrobione krok po kroku. Spisane procesy to także lepsza komunikacja w zespole. Nikt nie musi 5 razy doprecyzowywać poszczególnych etapów zadania, bo zostało to zdefiniowane w dokumencie.
Czy procedury mają jakieś wady?
Choć wydawać się to może paradoksalne, to procedury mogą powodować błędy. Mając szczegółowe instrukcje działasz jak robot, bezwiednie i automatycznie wykonując poszczególne czynności, co może uśpić Twoją czujność. Ponadto zabijają elastyczność i kreatywność, co w biznesie czasami się przydaje.
Pamiętaj więc, że procedury nigdy nie powinny zwalniać z myślenia i kierowania się zdrowym rozsądkiem.
Ułatwienia dla każdego
Procedury to nie tylko domena wielkich firm, z powodzeniem możesz wprowadzić je też u siebie, nawet jeśli jesteś właścicielem mikrofirmy. Dzięki temu oszczędzisz czas, wyeliminujesz potencjalne błędy i podniesiesz jakość pracy. Pamiętaj jednak o tym, że procedury, aby działały muszą być nie tylko spisane, ale przede wszystkim wdrożone.
Spodobał Ci się ten wpis?
