Jak i po co mierzyć czas pracy?

Czy wiecie ile czasu zajmuje Wam wykonywanie konkretnych projektów? Czy świadczenie usług dla klienta X jest bardziej czasochłonne niż obsłużenie klienta Y? A jeśli tak, to czy na pewno X płaci więcej niż Y? Czas pracy i wycena pracy to pojęcia, które powinny być, ale w praktyce nie zawsze są, sobie bliskie.

Aplikacje dla przedsiębiorcy i freelancera

Czy wiecie dlaczego ostrożnie podchodzę do aplikacji, które rzekomo mają usprawnić moją pracę? Bardzo często okazuje się, że to takie małe diabełki, które kuszą obietnicami lepszej efektywności, ale tak naprawdę same okradają z czasu.

Nie wiem jak jest u Was, ale u mnie często jest tak, że naprawdę liczy się każda minuta. Jednocześnie zajmuję się bardzo wieloma projektami i często muszę przeskakiwać od jednego do drugiego. Dlatego tak bardzo jestem wyczulony na wszelkie „pożeracze” czasu. Rzecz jasna, nie zawsze jestem (i nie zawsze muszę być) równie dobrze zdyscyplinowany, ale są dni, kiedy mój grafik jest napięty do granic możliwości.

Nie jest jednak tak, że z aplikacji nie korzystam zupełnie – po prostu dobieram je bardzo ostrożnie. W swojej pracy aktualnie wykorzystuję m.in. miniCRM, Dropbox, stworzony na zamówienie system do obsługi klientów mojej agencji Empemedia oraz – rzecz zupełnie podstawowa – Desktop Calendar.

Dla mnie taki kalendarz jest znacznie wygodniejszy od wszelkich terminarzy – zarówno papierowych, jak i dostępnych online. Po otwarciu komputera, na pulpicie widzę okienka kalendarza, które mogę edytować jednym kliknięciem. Jak dla mnie, prostota tego rozwiązania jest genialna – do planowania pracy nie potrzebuję niczego więcej.

Po co mierzyć czas pracy?

Ostatnio poszukiwałem jednak czegoś więcej. W każdym miesiącu świadczę usługi dla wielu Klientów. Dla niektórych z nich pracuję codziennie (np. prowadząc konta w mediach społecznościowych), dla innych w trochę innym trybie (np. prowadząc kampanie PR-owe). Ale czy wiem, ile godzin miesięcznie zajmują mi usługi wykonywane dla konkretnej firmy? Trochę wstyd się przyznać, ale dotychczas opierałem się głównie na danych szacunkowych.

Dlaczego to takie ważne? Ponieważ zazwyczaj cenniki usług ustalane są w oparciu o czas potrzebny do ich realizacji. To dość proste do ustalenia, jeśli jesteś np. coachem. Jeśli godzinę wyceniasz np. na 100 zł, to dwugodzinna sesja kosztuje 200 zł. Proste? Nie wnikając w niuanse (np. konieczność przygotowania się do kolejnego spotkania, co też zajmuje czas), proste.

Ale w przypadku wielu innych usług tak łatwo już nie jest. Pisanie tekstów dla jednego klienta zajmuje więcej czasu niż dla innego, podobnie kampania public relations prowadzona dla jednej firmy może być bardziej czasochłonna niż teoretycznie podobna kampania dla innej. Klienci natomiast raczej nie będą zainteresowani rozliczeniem godzinowym, bo w sumie to nie ich sprawa, ile czasu zajmie mi realizacja danej usługi. Poza tym klient chce wiedzieć z góry, jaką cenę będzie musiał zapłacić za usługę, podczas gdy mi czasem trudno jest przewidzieć, ile czasu będę musiał na nią przeznaczyć.

Najlepiej byłoby dysponować wiarygodnymi danymi, choćby historycznymi, które pozwolą oszacować średni czas wykonywania usługi określonego typu i na tej podstawie prawidłowo ustalić jej cenę.

Aby nie opierać się wyłącznie na zgadywaniu, trzeba mierzyć czas wykonywania poszczególnych zadań. I tutaj właśnie z pomocą przychodzą aplikacje do mierzenia czasu pracy. Dzięki nim powinienem uzyskać pełny obraz tego, ile czasu pracowałem nad konkretnymi projektami.

Jeśli wiem, że projekt danego typu zajmuje mi średnio 10 godzin w miesiącu, a jako stawkę godzinową przyjmę np. 70 zł, to mnożąc te wartości otrzymam cenę 700 zł. Inna kwestia to określenie tej wyjściowej stawki, ale to temat na jeden z kolejnych wpisów.

Timesheet i Toggl

Szukając aplikacji, które pomogą mi w szybkim i łatwym mierzeniu czasu pracy, postanowiłem przetestować dwie aplikacje. Jedna z nich to lubiany przez wielu internautów Toggl, druga – Timesheet.

Według mnie żadna z nich nie jest doskonała, choć gdybym miał wybierać, wybrałbym tę drugą. Wybrałbym, ale… nie wybiorę! Dlaczego? Ponieważ jest dostępna wyłącznie na urządzenia mobilne z Androidem, a w codziennej pracy, ciągłe sięganie po telefon, by przełączyć się między zadaniami, jest po prostu niewygodne.

Dużym plusem jest to, że funkcje, które w Toggl dostępne są dopiero w płatnych wersjach, Timesheet udostępnia bezpłatnie. Dzięki temu możemy np. do każdego projektu przypisać dowolną cenę za godzinę, a program poda nam jak na tacy, ile nasz Klient powinien nam zapłacić za usługi wykonane w danym miesiącu.

Dużym plusem Timesheet jest możliwość zapauzowania wykonywanej czynności. Mało tego, bo dane o długości przerw także zostają zapisane. Minus – po wznowieniu działania, system zachęca nas do opisania przerwy, co wg mnie jest zupełnie niepotrzebne i wymusza niepotrzebne klikanie, by wyjść z tej funkcji (czas!).

timesheet

Z Toggla nie korzystałem na smartfonie. Programu potrzebowałem właśnie po to, by mierzyć czas inaczej niż przez telefon. Mamy tutaj dwie możliwości. Przede wszystkim możemy zalogować się do aplikacji i wybierać mierzenie czasu poszczególnych zadań w oknie przeglądarki. Niestety, wersja bezpłatna jest okrojona z niektórych funkcji, nie ma więc mowy o zliczaniu kosztów wykonanej pracy, czy też o porządkowaniu zadań według etykiet. Można jednak wpisać nieograniczoną liczbę zadań i przypisać je do dowolnej liczby klientów. Mamy też dostęp do dość szczegółowych statystyk. A to – jak dla mnie – funkcjonalności zupełnie wystarczające.

Bardzo dużym udogodnieniem Toggl jest możliwość ściągnięcia wersji desktopowej, która synchronizuje dane z kontem online. Warto z tej opcji skorzystać! Dzięki temu możemy jednym kliknięciem uruchomić aplikację w postaci małego okienka z zegarem i napisem start/stop.

Wpisując początek zadania (zapisanego wcześniej na koncie online), rozwija się lista z zadaniami do wyboru. Zatwierdzamy, wciskamy start i czas się mierzy. Pływające okienko timera można ustawiać w różnych miejscach ekranu.

Niestety, w codziennym użytkowaniu aplikacja nie jest pozbawiona drobnych niedoskonałości. Np. bardzo często próba przesunięcia timera uruchamia – zupełnie niepotrzebnie – dodatkowe okna aplikacji. Inną niedogodnością jest dla mnie brak pauzy, przez co przerwa w wykonywaniu jednego zadania, dzieli to zadanie na dwie różne czynności. Oczywiście w statystykach dziennych czy miesięcznych wszystko będzie się zgadzać, ale jednak wolałbym widzieć kilkugodzinne zadanie jako jedno, niż jako kilka zadań.

Jeszcze inny minus wiąże się z opóźnieniem w synchronizacji. Chcąc dodać nowe zadanie, muszę wejść na konto poprzez przeglądarkę. Ale po dodaniu, zadania tego długo jeszcze nie widać w timerze.

Wadą – i to w obydwu wymienionych aplikacjach – jest dla mnie także to, że wybranie zadania z listy, nie uruchamia licznika w sposób automatyczny. Wydaje mi się dość oczywiste, że jeśli wybrałem zadanie do wykonania, to nie po to, żeby popatrzeć na jego nazwę, ale po to, by je zacząć. Niestety, jeśli wybiorę je, ale zapomnę wcisnąć start (a zdarza mi się zapomnieć), timer się nie uruchomi. To oczywiście drobiazg, ale gdy chodzi o program, z którego mam korzystać niemal cały czas podczas wykonywanej pracy, takie właśnie drobiazgi okazują się całkiem istotne.

O plusach właściwie wspomniałem już wyżej – tego typu aplikacje pozwalają zapanować nad czasem pracy. W efekcie, możemy przekonać się, na co faktycznie zużywamy nasz czas. Dowiemy się, które zadania są w praktyce najbardziej, a które najmniej czasochłonne. Dla freelancera lub samodzielnego przedsiębiorcy są to bardzo ważne informacje.

Aby jednak otrzymywane wyniki były wiarygodne, korzystanie z aplikacji musimy uczynić nowym nawykiem. Ja niestety dość często jeszcze zapominam o włączeniu (lub wyłączeniu) timera. Mimo to mam już pierwszy wniosek – zaskoczony jestem tym, jak wiele czasu zajmują mi kwestie organizacyjne związane z prowadzeniem firmy, a niezwiązane bezpośrednio ze świadczeniem usług. To niesamowite, jak dużo czasu potrzebuję na to, co nie jest sednem mojego biznesu! Na inne wnioski czas przyjdzie wtedy, gdy nauczę się korzystać z Toggla z żelazną konsekwencją.

Chyba, że polecicie mi jakiś inny, podobny program? Czekam na Wasze pomysły i propozycje 🙂

Fot: Printscreens Toggl.com / Timesheet.io

Marcin

Właściciel Agencji PR Empemedia, autor książek biznesowych, copywriter.

  • Cieszę się, że trafiłem przypadkiem na Twojego bloga. Szkoda, że tak późno. Szukałem czegoś do mierzenia realnego czasu pracy, który przyda się w mojej działalności (prawniczej). Wybór padł na Toggl, więc w sumie i tak na to, co polecasz, choćby ze względu na aplikacje mobilne 🙂