Czy zawsze, kiedy coś kupujesz, prosisz o fakturę? Czy starasz się jak najwięcej wydatków wpisać w koszty firmy? Uważaj, bo to nie zawsze się opłaca!

Podobno istnieją tacy przedsiębiorcy, którzy faktury “na firmę” biorą praktycznie na wszystko – nawet na proszek do prania czy skarpetki, a potem wpisują te wydatki do Książki Przychodów i Rozchodów po stronie kosztów firmowych. Dzięki temu płacą niższe podatki – ale tylko do momentu, w którym nie przydarzy im się kontrola skarbowa. Wtedy bowiem będą musieli uzasadnić, jaki związek miał dany zakup z prowadzoną przez nich działalnością.

Koszty firmowe a interpretacje urzędów

Podstawowa zasada zaliczenia wydatku do kosztów firmowych jest taka:

wydatek ten musi mieć związek z przychodami firmy, czy choćby z szansą na uzyskanie przychodów.

Proszek do prania ani skarpetki nijak się tutaj nie kwalifikują.

Trzeba też wiedzieć, że urzędy skarbowe mają swoje interpretacje, czasem mało logiczne. I tak na przykład, do kosztów prowadzonej działalności nie można wliczyć zakupu okularów korekcyjnych (nawet, jeśli są niezbędne do prowadzenia działalności), ani kasku motocyklowego (nawet, jeśli motocykl jest zarejestrowany na firmę). W opinii urzędów wymienione wydatki zostały poniesione na ochronę zdrowia, a nie na prowadzenie działalności gospodarczej.

Faktura a obowiązek wpisania jej do kosztów

Kolejna ważna kwestia, o której nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, dotyczy braku konieczności wpisywania faktur w koszty. To znaczy:

jeżeli poprosiłeś o fakturę na firmę, ale później uznałeś, że dany wydatek nie kwalifikuje się do kosztów działalności gospodarczej, nie masz obowiązku wpisywania tej faktury do KPiR.

Z zasady tej wynikają także dalsze konsekwencje. Jeśli np. na stacji benzynowej na jednej fakturze sprzedawca wpisze paliwo, hot-doga i napój, nie ma powodów, by robić awanturę. Do KPiR wpisujesz wyłącznie koszt paliwa, ale do dokumentacji księgowej dołączasz całą fakturę. To, że znajdują się na niej także inne pozycje, nieuwzględnione w kosztach, nie będzie dla urzędników żadnym problemem.

Faktura a gwarancja

Jeśli prowadząc działalność kupowałeś np. komputer, najprawdopodobniej poprosiłeś o fakturę “na firmę”. Ale czy wiesz, że taka decyzja ma daleko idące konsekwencje? Owszem, jeśli jesteś VAT-owcem, będziesz mógł odliczyć sobie VAT od ceny produktu, a cenę netto wliczysz w koszty firmy. W zamian za to możesz jednak stracić coś cennego – np. dłuższą gwarancję.

Zdarza się, że firmy kuszą ofertami, w których ważnym argumentem jest gwarancja wynosząca dwa lata, pięć lat lub więcej. Niestety, w większości przypadków dłuższa gwarancja dotyczy wyłącznie konsumentów, a więc osób fizycznych dokonujących zakupu na cele prywatne.

Jeśli prosisz o fakturę “na firmę”, tzn. że transakcję zawierają między sobą dwie firmy (Twoja i sklep), a w takiej sytuacji przysługuje Ci wyłącznie gwarancja standardowa, zazwyczaj roczna.

Dlatego, zanim poprosisz o fakturę “na firmę” dowiedz się, czy warunki gwarancyjne i serwisowe są takie same dla konsumentów jak i dla firm. Jeśli nie, poważnie się zastanów, na czym zależy Ci bardziej – na niższym koszcie zakupu, czy na dłuższej bądź lepszej gwarancji.