Jakie zmiany dla przedsiębiorców pojawią się w prawie w 2018 roku? Na które faktycznie trzeba się przygotować? Według mnie najważniejsze są trzy zmiany i to o nich właśnie każdy przedsiębiorca w Polsce powinien wiedzieć. Skrywają się one pod skrótami: JPK, ZUS i RODO.
W internecie pod hasłem zmian w przepisach znajdziecie mnóstwo informacji dotyczących planowanych zmian w prawie. Dużo ma się zmienić chociażby dzięki planowanej Konstytucji dla biznesu, czyli pakietowi ustaw, które mają ułatwić życie mikroprzedsiębiorcom oraz osobom dopiero rozpoczynającym biznes. Konstytucja wejdzie jednak w życie nie wcześniej niż w marcu 2018 roku, a prace nad szczegółami wciąż trwają.
W niniejszym tekście chciałbym skupić się nie na obietnicach polityków, ale na zmianach, które wejdą w życie na 100%. Wybrałem trzy tematy, które według mnie będą miały największe znaczenie dla przedsiębiorców.
Jednolity Plik Kontrolny, czyli JPK
Jednolity Plik Kontrolny (JPK) to w pewnym sensie deklaracja VAT w formie cyfrowej. Obowiązek jej comiesięcznego przygotowywania i wysyłania to najważniejsza zmiana dla mikroprzedsiębiorców w 2018 roku. Zmiana ta dotyczy wszystkich podmiotów będących czynnymi płatnikami VAT. Nie obejmie więc tych przedsiębiorców, którzy nie są „vatowcami”. Wszyscy pozostali będą mieli obowiązek wysyłania JPK.
W szczególności nowe zasady będą miały wpływ na tych przedsiębiorców, którzy rozliczają się samodzielnie, np. korzystając z programów do księgowości. Jeśli korzystasz z usług biura rachunkowego, raczej nie masz się czego obawiać – przygotowaniem i wysyłką pliku powinien zająć się Twój księgowy, korzystając przy tym z własnego podpisu elektronicznego. Sprawdź jednak, czy oby na pewno jest do tego przygotowany.
Co jednak, jeśli nie korzystasz z usług biura? Wówczas JPK możesz przygotować samodzielnie, korzystając z bezpłatnego programu Ministerstwa Finansów (do pobrania na stronie).
Jeśli korzystasz z programu do księgowości, sprawdź czy pozwala on generować JPK i jak wygląda cała procedura. Jeśli Twój program na to nie pozwala, pomyśl czy nie warto przejść np. na InFakt (lub inny system), który daje taką możliwość.
Polecam InFakt! Korzystając z tego linku afiliacyjnego, otrzymasz 10% zniżki na pierwszą płatność w InFakt. Od 5 lat sam korzystam właśnie z księgowości w InFakcie i mam do tego systemu zaufanie.
Niestety, wygenerowanie JPK to nie wszystko. Trzeba go jeszcze wysłać do urzędu, a do tego celu potrzebny jest certyfikowany podpis elektroniczny. Jeśli takiego nie posiadasz, możesz skorzystać z bezpłatnego profilu zaufanego ePUAP. Jeśli nie masz jeszcze takiego profilu lub (tak jak ja) przegapiłeś termin przejścia z haseł mailowych na esemesowe, nie obejdzie się bez wizyty w stacjonarnym punkcie potwierdzającym Profil Zaufany. Potrzebne informacje znajdziesz na stronie ePUAP.
Gdy masz już program generujący pliki JPK oraz podpis elektroniczny, możesz wysyłać JPK. Klikając w TEN LINK dowiesz się, jak cała procedura wygląda w przypadku InFakt.pl. W innych systemach księgowych wygląda to zapewne analogicznie. Zauważ, że sam plik jest generowany niemal automatycznie (wystarczy kliknąć w odpowiednie miejsce), a najbardziej skomplikowane jest podpisywanie dokumentu przez ePUAP.
Co koniecznie trzeba wiedzieć o JPK?
- Od 1 stycznia 2018 r. rejestr VAT należy prowadzić obowiązkowo w formie elektronicznej.
- JPK_VAT muszą co miesiąc przesyłać także przedsiębiorcy rozliczający się z VAT-u kwartalnie.
- Mikroprzedsiębiorca pierwszą deklarację JPK_VAT musi złożyć w terminie do 26 lutego 2018 r. (ale lepiej nie czekać z tym do ostatniej chwili), a kolejne do 25 dnia każdego miesiąca za miesiąc poprzedni.
- JPK nie powinien zawierać błędów – jeśli znajdziesz błąd, jak najszybciej wygeneruj i wyślij korektę, aby uniknąć kary.
ZUS na jedno konto
To tylko formalność, ale ważna. Już w styczniu 2018 roku wszystkie składki powinny trafić na Twoje indywidualne konto . W styczniu – nie „za styczeń”! To ważne, bo oznacza, że jeśli w styczniu opłacasz składkę za grudzień (a większość przedsiębiorców tak właśnie robi), to musisz to zrobić już według nowych zasad.
Z ZUS-u powinieneś otrzymać pismo wraz z numerem konta, na które będzie trzeba wpłacać wszystkie składki łącznie. Nie będzie już więc trzech oddzielnych kont na ubezpieczenie zdrowotne, społeczne i Fundusz Pracy, ale jedno konto – inne dla każdego płatnika składek . Składki ZUS mogą być opłacane zwykłym przelewem (bez konieczności wypełniania dodatkowych danych płatnika).
Jeśli list z ZUS do Ciebie nie dotarł, skontaktuj się z Zakładem, by uzyskać potrzebne informacje – tel. 22 560 16 00. Co ważne, dotychczasowe numery kont zostaną dezaktywowane już 31 grudnia 2017 r., a więc nie da się opłacić składek na starych zasadach. Nie ma żadnego okresu przejściowego.
Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, czyli RODO
RODO to rozporządzenie unijne, które zacznie obowiązywać (także w Polsce) 25 maja 2018 roku. Właściwie nie jest to przepis obowiązujący wszystkich przedsiębiorców. Jeśli jednak prowadzisz sklep internetowy albo umożliwiasz zapisanie się na newsletter na stronie internetowej swojej firmy, to jednak przetwarzasz dane. A w takiej sytuacji nowe prawo zdecydowanie Cię dotyczy.
To, co warto wiedzieć przede wszystkim, to że główną intencją RODO było zmuszenie do większej dyscypliny w zakresie ochrony danych największych organizacji, które przetwarzają miliony danych swoich klientów lub handlują danymi. To z myślą o nich pomyślano o ogromnych karach, czy choćby o obowiązku zgłoszenia nieprawidłowości w ochronie danych w ciągu 72 godzin od zaistnienia takiej sytuacji (tzn. trzeba złożyć „donos” na własną firmę).
Teoretycznie rozporządzenie nie rozgranicza małych i dużych organizacji, jednak w praktyce zmiany idą raczej w kierunku ułatwienia życia małym firmom. Przede wszystkim nie będzie już obowiązku zgłaszania każdego zbioru danych osobowych do Generalnego Inspektora Danych Osobowych (ani do analogicznej instytucji). Oznacza to, że jeśli zbieramy dane np. do newslettera, to owszem, musimy zadbać, by były one bezpieczne, ale dbałość o nie będziemy musieli wykazać w razie ewentualnej kontroli, a nie „na zapas”.
Z nowych przepisów zniknie m.in. obowiązek posiadania Polityki Bezpieczeństwa oraz wielu innych uciążliwych formalności. Nie oznacza to jednak, że temat ochrony danych możemy zignorować. Obowiązkowo firma przetwarzająca dane powinna prowadzić Rejestr Czynności Przetwarzania.
Brzmi groźnie, ale w gruncie rzeczy chodzi o to, aby sporządzić dokument, w którym napiszemy:
- kto jest administratorem danych osobowych w firmie,
- jakie kategorie danych są zbierane (np. imię, nazwisko, płeć, adres korespondencyjny, adres e-mail),
- jaki jest cel przetwarzania danych (np. wysyłka newslettera, wysyłka towaru),
- a także opis stosowanych zabezpieczeń do ochrony danych (np. dostęp do danych zabezpieczony hasłem, przechowywanie danych w systemie stosującym szyfrowanie danych).
Wskazane jest także podanie okresu, w jakim dane będą przechowywane.
Zmian, które wprowadza RODO jest oczywiście znacznie więcej, jednak tak jak wspomniałem, z punktu widzenia mikroprzedsiębiorcy sprowadzają się one do wymuszenia większej uważności i staranności w temacie przetwarzania danych, przy jednoczesnym ograniczeniu biurokracji. Tak przynajmniej rozumiem intencję autorów. Jeśli potrzebujesz wiedzieć więcej na temat RODO, odsyłam do podcastu Mała Wielka Firma, w którym temat ten został omówiony znacznie dokładniej.
Według mnie JPK, RODO i ZUS to najważniejsze zmiany, jakie czekają przedsiębiorców w 2018 roku. Kolejną rewolucją ma być Konstytucja Biznesu, która ma szansę wejść w życie już w marcu. Czy jednak wejdzie? I w jakim zakresie? Hm… Zaczekajmy.
A może są jeszcze jakieś ważne zmiany, które pominąłem? Jeśli tak, daj znać w komentarzu poniżej.
Spodobał Ci się ten wpis?
