Czy wirtualne biuro dla firmy to dobry pomysł?

Temat wirtualnego biura znam nie tylko z teorii. Fakt – napisałem na ten temat chyba z kilkadziesiąt artykułów, ale opierałem się także na własnych doświadczeniach. Moja firma dwukrotnie zarejestrowana była pod tzw. wirtualnym adresem. Pewnego dnia miałem już dość wirtualnego biura z najniższej półki i wtedy przeskoczyłem na najwyższą, a konkretnie – do Gold Place w Warszawie.

Zacznijmy od tego, czym w ogóle jest wirtualne biuro. Bardziej podejrzliwych zwieść może słowo „wirtualne”, które może zostać zrozumiane jako „nieistniejące naprawdę”. Jednak doszukiwanie się tutaj jakiejś mistyfikacji nie będzie miało uzasadnienia. Wirtualne biuro jest biurem naprawdę – tzn. jest to istniejące fizycznie miejsce, w którym możemy zarejestrować firmę, pracownicy wirtualnego biura odbiorą korespondencję i powiadomią nas o tym tego samego dnia oraz prześlą skany na maila, a jeśli chcemy, to na ogół możliwe jest tam także spotykanie się z klientami w salach konferencyjnych wynajmowanych na godziny, czy też wykonywanie pracy w ramach coworkingu lub nawet wynajęcie całego pokoju biurowego na wyłączność. To jednak wersja najbardziej rozbudowana. Minimum to adres do korespondencji i rejestracji firmy.

Pod wirtualnym adresem zarejestrowanych może być bardzo wiele firm jednocześnie, a ich właściciele nie przebywają cały czas w biurze. Ale przecież, gdy wynajmują dla siebie „niewirtualne” biuro, wówczas także nie muszą w nim stale przebywać, a swoją pracę mogą wykonywać z dowolnego miejsca na świecie.

Dla kogo wirtualne biuro?

W praktyce nie każdy chce lub może zarejestrować firmę pod adresem domowym, a nie każdy ma potrzebę, by wynajmować cały lokal biurowy do prowadzenia jednoosobowej czy nawet kilkuosobowej działalności gospodarczej (szczególnie gdy współpraca odbywa się zdalnie, przez internet). Są i inne sytuacje.

Na przykład w wirtualnym biurze Gold Place swoją siedzibę ma firma szkoleniowa, której właścicielka przez większość czasu przebywa w Wielkiej Brytanii. Ale to pod warszawskim adresem odbierana jest i skanowana korespondencja (właścicielka otrzymuje ją mailem), a pracownicy Gold Place odbierają na terenie Warszawy materiały szkoleniowe z drukarni, czy też zapewniają sale na organizowane szkolenia. Tak naprawdę w wysokiej klasy wirtualnym biurze zlecić możemy wiele prozaicznych, ale zarazem ważnych czynności, jak np. odbieranie telefonów  w imieniu firmy (w razie potrzeby także w języku angielskim).

Inny przykład – w Gold Place swoje miejsce znalazło biuro tłumaczeń ze Szczecina, które dzięki nowej lokalizacji mogło łatwiej pozyskiwać klientów warszawskich – i co ważne, korzyści przyniósł już sam adres, bez konieczności zatrudniania w Warszawie choćby jednego pracownika.

Wirtualne biuro w Gold Place wybrała także średniej wielkości firma produkcyjna, dla której ważne były względy wizerunkowe oraz… praktyczne. Okazało się bowiem, że w niewielkiej miejscowości przedsiębiorstwo było jednym z największych zakładów w okolicy, czym ściągało na siebie nieustające kontrole urzędu skarbowego. Tymczasem dla „skarbówki” w Warszawie taki zakład to „płotka” – jeden z tysięcy podmiotów takiej wielkości, nie wzbudzający szczególnie dużego zainteresowania.

Wirtualne biuro – nie każde równie dobre

Już tych kilka przykładów pokazuje, w jak różnych sytuacjach wirtualne biuro może okazać się dobrym rozwiązaniem. W moim przypadku takim powodem był fakt, że rozpoczynając działalność gospodarczą, planowałem przeprowadzkę do Warszawy. W związku z tym chciałem, aby adres firmy od razu znajdował się w stolicy. Po przeprowadzce natomiast przez rok mieszkałem w wynajmowanym mieszkaniu, gdzie nie miałbym szans na uzyskanie zgody właściciela na zarejestrowanie pod tym adresem działalności gospodarczej. Wirtualne biuro było więc zupełnie oczywistym wyborem.

Niestety, nie trafiłem dobrze. Biuro, które wówczas wybrałem miało jedną zasadniczą zaletę – niską cenę, co oczywiście nie było bez znaczenia w chwili rejestrowania firmy. Zlokalizowane było jednak w starym, dawno nieremontowanym biurowcu, a firma użyczająca wirtualne adresy zajmowała jeden pokój. Nie było nawet mowy o tym, by zaprosić w to miejsce klienta – żadnej sali spotkań, biurek do coworkingu; zresztą, gdyby jakiś klient chciał mnie tam odwiedzić, chyba spaliłbym się ze wstydu. Zdarzało się też, że gdy przyjeżdżałem po korespondencję, na miejscu nikogo nie było – po prostu, pracownik nie przyszedł i nie zostawił nawet kartki z jakąkolwiek informacją.

Dlatego już po kilku miesiącach zdecydowałem się na radykalną zmianę. Formalnie rzecz biorąc, moja firma przeniosła się ze starego budynku przy ul. Nowogrodzkiej do nowoczesnego biurowca klasy A przy ulicy Jana Pawła II – takiego z recepcją i przeszkloną windą. Tam już zapraszałem swoich klientów bardzo chętnie.

W Gold Place nie znajdziemy tabliczek z adresami zarejestrowanych w tym miejscu firm. Nasz klient, po wyjściu z windy, trafia do eleganckiej recepcji, gdzie czeka na niego miła i profesjonalna obsługa. Wystarczy, że klient zdradzi, z kim był umówiony, a natychmiast zostanie skierowany do odpowiedniej sali spotkań, gdzie czekać na niego będzie odpowiednia osoba. A tam – kawa, ciasteczka, wi-fi, w razie potrzeby znajdzie się i rzutnik. Bardzo dobre warunki do pracy i do rozmowy.

Z coworkingu nie korzystałem, ale wiem, że poza wirtualnym biurem, w Gold Place można również wynająć biurko „na godziny” i skorzystać z wielu dodatkowych usług, jak choćby z pomocy asystenta – wcale nie wirtualnego – który będzie za nas załatwiał sprawy na mieście.

Ile kosztuje wirtualne biuro?

Jeśli czujesz, że wirtualne biuro może być dobrym rozwiązaniem także dla Ciebie, ciekawi Cię zapewne również kwestia cen. Koszty będą zależały od wielu elementów – m.in. od zakresu usług, jaki zamówisz. Ale nie bez znaczenia będzie też standard i lokalizacja budynku, w którym ma się znaleźć siedziba Twojej firmy. Wiadomo – biuro w ruderze przeznaczonej do rozbiórki, z adresem wskazującym numer pokoju, będzie tańsze niż lokalizacja w nowoczesnym biurowcu i pod głównym adresem budynku.

W tym pierwszym przypadku kosztować może kilkadziesiąt złotych miesięcznie. Tymczasem wysokiej jakości wirtualne biuro w centrum Warszawy, w biurowcu kl. A, to przeważnie koszt ok. 200 zł na miesiąc. Weźmy pod uwagę, że i tak, w porównaniu z kosztem fizycznego biura w tak prestiżowym miejscu, są to właściwie „grosze”.

Ponieważ jednak dla początkującego przedsiębiorcy nawet taka cena może być zbyt wysoka, warto rozglądać się za promocjami. Np. Gold Place zorganizował niedawno promocję dla nowych klientów ze zniżką sięgającą nawet 60% standardowej ceny i to z gwarancją niezmienności ceny przez okres dwóch lat. Warto więc na bieżąco orientować się w ofertach i promocjach. Pomóc w tym mogą także porównywarki wirtualnych biur takie jak Multiadres.pl – w bazie znajduje się ponad 300 ofert wirtualnych biur z Warszawy. Na razie, niestety, nie ma jeszcze innych lokalizacji.

Podsumowując…

Wirtualne biuro może stanowić sposób na „outsourcing” adresu oraz obsługi biurowej Twojej firmy. To świetne rozwiązanie np. wtedy, jeśli nie chcesz, by w ogólnodostępnych rejestrach pod nazwą firmą widniał Twój domowy adres. Ale jak już wspomniałem wyżej, powodów do korzystania z wirtualnego biura może być znacznie więcej.

Wirtualne biuro w szczególnie mogę polecić freelancerom. Nie ważne czy jesteś copywriterem, marketingowcem, headhunterem czy prawnikiem – jeśli nie potrzebujesz biura na stałe, to wirtualne biuro może spełnić wszystkie Twoje oczekiwania.

O wirtualnym biurze warto pomyśleć także wtedy, gdy np. rozkręcasz startup lub chcesz otworzyć oddział w nowym mieście, ale z kontrahentami zamierzasz spotykać się sporadycznie. Wówczas niemal wszystkie sprawy możesz powierzyć obsłudze wirtualnego biura.

Marcin

Moja specjalność to zarządzanie i marketing w małych i średnich firmach, ze szczególnym uwzględnieniem public relations, social mediów oraz budowania reputacji w internecie. Moja firma: Empemedia.pl. Moje książki - zerknij tutaj!

  • Też kiedyś myśłałem nad takim rozwiązaniem dla mojego sklepu internetowego, ale jednak to było kilka lat temu więc nie było sensu. Teraz faktycznie jest to bardziej rozsądna decyzja

    • Nie wiem czy kilka lat temu byłaby to gorsza decyzja niż teraz. Być może w Twojej konkretnej sytuacji – tak, natomiast ja korzystałem z wirtualnego adresu 5 lat temu i już wtedy ten rynek był nieźle rozwinięty, przynajmniej w Warszawie i kilku największych miastach w Polsce.

  • Ja prowadzę blog i posiadam wirtualny adres. Nie chciałem aby wszędzie widniał mój prywatny adres. Po pierwsze lepiej to wygląda a po drugie mam oddzielone sprawy prywatne od biznesowych.