Kiedy brać fakturę na firmę?

Czy zawsze, kiedy coś kupujesz, prosisz o fakturę? Czy starasz się jak najwięcej wydatków wpisać w koszty firmy? Uważaj, bo to nie zawsze się opłaca!

Podobno istnieją tacy przedsiębiorcy, którzy faktury „na firmę” biorą praktycznie na wszystko – nawet na proszek do prania czy skarpetki, a potem wpisują te wydatki do Książki Przychodów i Rozchodów po stronie kosztów firmowych. Dzięki temu płacą niższe podatki – ale tylko do momentu, w którym nie przydarzy im się kontrola skarbowa. Wtedy bowiem będą musieli uzasadnić, jaki związek miał dany zakup z prowadzoną przez nich działalnością.

Koszty firmowe a interpretacje urzędów

Podstawowa zasada zaliczenia wydatku do kosztów firmowych jest taka:

wydatek ten musi mieć związek z przychodami firmy, czy choćby z szansą na uzyskanie przychodów.

Proszek do prania ani skarpetki nijak się tutaj nie kwalifikują.

Trzeba też wiedzieć, że urzędy skarbowe mają swoje interpretacje, czasem mało logiczne. I tak na przykład, do kosztów prowadzonej działalności nie można wliczyć zakupu okularów korekcyjnych (nawet, jeśli są niezbędne do prowadzenia działalności), ani kasku motocyklowego (nawet, jeśli motocykl jest zarejestrowany na firmę). W opinii urzędów wymienione wydatki zostały poniesione na ochronę zdrowia, a nie na prowadzenie działalności gospodarczej.

Faktura a obowiązek wpisania jej do kosztów

Kolejna ważna kwestia, o której nie wszyscy przedsiębiorcy wiedzą, dotyczy braku konieczności wpisywania faktur w koszty. To znaczy:

jeżeli poprosiłeś o fakturę na firmę, ale później uznałeś, że dany wydatek nie kwalifikuje się do kosztów działalności gospodarczej, nie masz obowiązku wpisywania tej faktury do KPiR.

Z zasady tej wynikają także dalsze konsekwencje. Jeśli np. na stacji benzynowej na jednej fakturze sprzedawca wpisze paliwo, hot-doga i napój, nie ma powodów, by robić awanturę. Do KPiR wpisujesz wyłącznie koszt paliwa, ale do dokumentacji księgowej dołączasz całą fakturę. To, że znajdują się na niej także inne pozycje, nieuwzględnione w kosztach, nie będzie dla urzędników żadnym problemem.

Faktura a gwarancja

Jeśli prowadząc działalność kupowałeś np. komputer, najprawdopodobniej poprosiłeś o fakturę „na firmę”. Ale czy wiesz, że taka decyzja ma daleko idące konsekwencje? Owszem, jeśli jesteś VAT-owcem, będziesz mógł odliczyć sobie VAT od ceny produktu, a cenę netto wliczysz w koszty firmy. W zamian za to możesz jednak stracić coś cennego – np. dłuższą gwarancję.

Zdarza się, że firmy kuszą ofertami, w których ważnym argumentem jest gwarancja wynosząca dwa lata, pięć lat lub więcej. Niestety, w większości przypadków dłuższa gwarancja dotyczy wyłącznie konsumentów, a więc osób fizycznych dokonujących zakupu na cele prywatne.

Jeśli prosisz o fakturę „na firmę”, tzn. że transakcję zawierają między sobą dwie firmy (Twoja i sklep), a w takiej sytuacji przysługuje Ci wyłącznie gwarancja standardowa, zazwyczaj roczna.

Dlatego, zanim poprosisz o fakturę „na firmę” dowiedz się, czy warunki gwarancyjne i serwisowe są takie same dla konsumentów jak i dla firm. Jeśli nie, poważnie się zastanów, na czym zależy Ci bardziej – na niższym koszcie zakupu, czy na dłuższej bądź lepszej gwarancji.

 

Marcin

Właściciel Agencji PR Empemedia, autor książek biznesowych, copywriter.

  • Bardzo przydatny artykuł – warto zaznaczyć, że prócz możliwej utraty gwarancji, traci się możliwość zwrotu przy zakupie na odległość, która przysługuje tylko konsumentom. Oczywiście, sprzedawca może uregulować tę kwestię dla przedsiębiorców inaczej np. umożliwiając im zwrot.

    • Tak, masz rację. Na szczęście coraz częściej można znaleźć przypadki, gdzie firma zapewnia zwrot także przy zakupie na fakturę. Miejmy nadzieję, że kiedyś stanie się to standardem.

      • Powiem szczerze, że nie wiem, czy jestem za takim obostrzeniem współpracy między przedsiębiorcami. O ile konsument jest podmiotem „nieświadomym” tak przedsiębiorcom powinno dawać się swobodę w regulowaniu swoich zobowiązań.

        • Nie napisałem nic o obostrzeniu regulowanym odgórnie – miałem raczej na myśli dobre praktyki, opierające się na szacunku wobec klienta bez względu na to, czy bierze fakturę czy nie 🙂 Ale to oczywiście temat na dłuższą dyskusję lub oddzielny wpis. Być może kiedyś wrócę do tego tematu.