Jaki program do księgowości w małej firmie?

Prawie każdy, kto zakłada firmę, staje przed wyborem programu do wystawiania faktur, a zazwyczaj także programu do księgowości. Owszem, są tacy, którzy już na starcie decydują się na usługi biura rachunkowego, ale w dobie wygodnych i nowoczesnych systemów on-line, równie dobrym, a przy tym tańszym rozwiązaniem może być internetowy program do księgowości.

Zacznijmy od tego, czy program do księgowości w małej firmie, a szczególnie w tej najmniejszej, jednoosobowej działalności gospodarczej, na pewno jest potrzebny. I jak zwykle, odpowiedź brzmi: „to zależy”.

Program do księgowości w mikrofirmie?

Jeśli wystawiasz faktury dla jednego, góra trzech kontrahentów, nie jesteś płatnikiem VAT, nie masz praktycznie żadnych kosztów, być może wystarczy Ci darmowy program do samego wystawiania faktur lub nawet Word/Excel (bądź ich darmowe odpowiedniki). Także książkę przychodów i rozchodów (KPiR) prowadzić możesz w Excelu, kupionej do tego celu specjalnej książeczce lub w zwykłym zeszycie.

Warto jednak zadać sobie pytanie o to, jakie są Twoje plany na przyszłość. Jeśli Twój jedyny klient jest de facto pracodawcą, a Ty nie zamierzasz rozwijać własnej działalności – w ogóle nie myśl o programie do księgowania. Ale jeśli jednego klienta masz dlatego, że to Twoja pierwsza „zdobycz” i już intensywnie pracujesz nad przekonaniem do swojej oferty kolejnych, wówczas można zakładać, że liczba wystawianych faktur będzie rosła. A wraz z nią rosnąć będą podatki, koszty, a co za tym idzie, komplikować będą się rozliczenia.

I co wtedy? Jeśli na początek zrezygnujesz z oprogramowania, ale zdecydujesz się na nie w trakcie roku podatkowego, wówczas staniesz przed koniecznością przepisywania wszystkich swoich danych z papierowych zeszytów do programu księgowego.

Według mnie, o ile zamierzasz rozwijać swoją firmę, najlepiej od samego początku zdecydować się na dobry i sprawdzony system do księgowania, posiadający te wszystkie opcje, które mogą być Ci potrzebne nawet dopiero za kilka lat.

Warto bowiem wiedzieć, że także przejście z jednego systemu na drugi w trakcie roku podatkowego będzie trudne do wykonania. A nawet w sytuacji przejścia do nowego systemu od nowego roku, musisz zadbać o to, by nie utracić danych zbieranych w latach poprzednich, bowiem prawo wymaga, abyś posiadał pełną dokumentację firmy za pięć ostatnich lat.

Z tego właśnie powodu związek z raz wybranym programem do księgowości może być dłuższy niż niejedno małżeństwo! Zazwyczaj jest tak, że kto raz wybrał taki system, pozostaje mu wierny na wiele lat, a ewentualne rozstanie może być trudne niczym rozwód z milionerem.

 

Księgowość w małej firmie – na co zwrócić uwagę?

Gdy dopiero zaczynasz działalność gospodarczą, potrzebujesz przede wszystkim programu do faktur. Szybko jednak okaże się, że to nie jedyna ważna funkcjonalność. Gdyby chodziło o same faktury, czy nawet o faktury z książką przychodów i rozchodów, to w internecie znajdziesz obecnie bezpłatne systemy.

Niestety, znam osobę, która na takim właśnie programie szybko się sparzyła. Okazało się bowiem, że owszem, KPiR jest, ale już ZUSy i podatki trzeba sobie wyliczać samodzielnie i wpisywać do programu „ręcznie”. A to już funkcjonalność niemalże na poziomie papierowego zeszytu.

 

Dobry program do księgowości powinien mieć znacznie więcej opcji – z mojego punktu widzenia szczególnie ważne są:

  • automatyczne obliczanie zaliczki na podatek dochodowy i VAT (żeby nie męczyć się z kalkulatorem),
  • możliwość wygodnego księgowania faktur importowych (wystarczy, że zamówisz reklamę w Google albo kupisz dodatek do strony internetowej i już staniesz się importerem),
  • oddzielną opcję rozliczania kosztów związanych z pojazdami (zarówno firmowymi, jak i prywatnymi, używanymi do celów działalności gospodarczej),
  • wystawianie, korygowanie (i wysyłanie) deklaracji PIT za dany rok podatkowy, na podstawie danych z systemu, ale z możliwością edytowania danych (ważne, gdy masz także dochody spoza działalności gospodarczej).

Jeśli jesteś płatnikiem VAT, to ważna powinna być dla Ciebie także opcja wysyłania deklaracji VAT do urzędu drogą elektroniczną bezpośrednio z programu księgowego. Natomiast od roku 2018 bardzo ważna będzie możliwość generowania Jednolitego Pliku Kontrolnego (JPK).

To, na co przy pierwszych kontaktach z danym systemem księgowym przeważnie nie zwracamy uwagi, a co później okazuje się często naszą „ostatnią deską ratunku” to dostępna pomoc. I nie mam tu na myśli jedynie pomocy technicznej, ale wsparcie w kwestiach księgowo-podatkowych. Ważne jest, aby dostęp do programu oznaczał także prawo do (wliczonej w cenę) obsługi księgowej przez e-mail lub infolinię. Chodzi o to, abyś w sytuacji, gdy nie wiesz np. jak rozliczyć jakiś koszt, mógł liczyć na konkretną i merytoryczną pomoc kompetentnej osoby.

Ja z takiej pomocy korzystałem wielokrotnie – np. przy rozliczaniu leasingu, delegacji, ale i bardziej prozaicznej kwestii, takiej jak zakup telefonu z abonamentem, gdzie koszt telefonu był rozłożony na raty. Okazało się, że jest to bardziej skomplikowane, niż sądziłem.

Moje doświadczenie z programem do księgowości

Swoją obecną firmę założyłem pięć lat temu. Wcześniej prowadziłem jeszcze dwie – pierwszą rozliczałem za pomocą papierowej książeczki, drugą obsługiwało biuro rachunkowe. Przy trzeciej, od samego początku zdecydowałem się na księgowość prowadzoną samodzielnie, ale z pomocą internetowego systemu InFakt.

Po pięciu latach mogę polecić ten program z czystym sumieniem. Co prawda na początku naszej współpracy nie było tak różowo – sam zgłosiłem kilka błędów, które znalazłem. Muszę jednak przyznać, że programiści InFaktu szybko reagowali na zgłoszenia i większość moich uwag została uwzględniona.

InFakt posiada wszystkie te opcje, które wymieniłem wyżej, a dodatkowo wiele więcej. O funkcjonalnościach programu możecie poczytać bezpośrednio na stronie systemu, ja natomiast chciałbym zwrócić uwagę na pewne drobiazgi, które dla mnie mają znaczenie.

Co podoba mi się w InFakt?

  • Wygląd – nowoczesny, czytelny, estetyczny. Niby drobiazg, ale jeśli mam oglądać jakiś interfejs praktycznie codziennie przez 5 lub więcej lat, to chciałbym, żeby korzystanie z niego było przyjemne.
  • Wyszukiwarka kontrahentów po NIP – wystarczy, że wpiszesz NIP klienta (także nowego!), a jego pozostałe dane program poda automatycznie (w razie potrzeby można je edytować ręcznie).
  • Możliwość wysyłania faktur bezpośrednio z programu. Początkowo drukowałem wystawiane faktury jako PDF i dopiero wysyłałem mailem. Od dłuższego czasu prawie każdemu Klientowi wysyłam fakturę poprzez InFakt, od razu po wystawieniu. W praktyce zajmuje to mniej czasu.
  • Opcja podpięcia szybkiej płatności do faktury. Klient, jeśli zechce, może kliknąć w link na fakturze i od razu ją opłacić. Na razie niewielu moich Klientów korzysta z takiej opcji, ale potencjalna możliwość istnieje 😉 .
  • Szablony faktur – tak, jestem estetą, dlatego cieszy mnie, że w InFakcie mam różne ciekawe szablony faktur do wyboru.
  • Możliwość wydrukowania jednym kliknięciem całej dokumentacji za dany miesiąc – dzięki temu wszystko, co potrzebne mam w jednym pliku PDF.

W sumie nie wymieniłem wielu ważnych funkcji tego programu, ale wiecie dlaczego? Dlatego, że mało mnie obchodzą. InFakt jest systemem tak zautomatyzowanym, że jako przedsiębiorca używam go przede wszystkim do wystawienia faktur, odhaczenia płatności dokonanych przez Klientów, wpisania kosztów, sprawdzenia wysokości podatków i ZUS-u oraz do wygenerowania miesięcznego zestawienia, które obejmuje także KPiR. Natomiast wszelkie obliczenia czy deklaracje wykonują się same.

No dobrze, jest jeszcze jedna rzecz, która mi się podoba – statystyki. Mogę sobie np. włączyć wykres pokazujący, jak zmieniały się moje przychody, koszty, czy też zobowiązania podatkowe w ciągu roku. InFakt daje do wyboru kilka takich zestawień. Jedyne czego brakuje, to możliwości porównania ze sobą danych z kilku lat.

Gdy jednak ktoś mnie pyta, jaki program dla księgowości w małej firmie polecam, szczerze wskazuję właśnie na InFakt. Po pięciu latach naszego „związku” mogę już chyba dać wiarygodną rekomendację. Tak więc – polecam!

A na koniec – niespodzianka

Jeśli jesteś osobą, która właśnie poszukuje dobrego programu do księgowości, teraz masz szansę skorzystać z 10-procentowej zniżki. Wystarczy, że przed złożeniem zamówienia, klikniesz w link: https://www.infakt.pl/polecam/bossblog.

Zdjęcia w tym wpisie stanowią screeny z video zamieszczonego na stronie internetowej InFakt.pl oraz screen ze strony polecającej.

Marcin

Moja specjalność to marketing oraz social media w małych i średnich firmach. Prowadzę konta firmowe (profile) oraz kampanie promocyjne na Facebooku i Instagramie dla Klientów z rozmaitych branż. Moja firma: Empemedia.pl. Moje książki - zerknij tutaj!

  • Bardzo fajny wpis. Ja teraz taxi jeżdże. 8k brutto robię, ale firma wciąż mała bo jednosobowa, to taki programik na pewno mi się zda. Dzięki