Jak uszczelnić budżet w małej firmie? (+gratis)

Ciekaw jestem, czy taka sytuacja wydaje Ci się znajoma. Teoretycznie interes idzie dobrze. W każdym miesiącu pozyskujesz klientów na nowe zamówienia, a telefony i maile utwierdzają Cię w przekonaniu, że wkrótce będziesz miał jeszcze więcej pracy. Twój mały biznes prze do przodu z siłą tornada. Tylko, kurczę, dlatego nie widać tego na bankowym wyciągu?

Kiedy dopiero zakładamy firmę (szczególnie, gdy jest to firma usługowa), przeważnie marzymy o choćby kilku klientach miesięcznie. Ustalamy sobie pewien minimalny próg zamówień i przychodów, przy którym przypuszczamy, że uda nam się utrzymać działalność. Każda nadwyżka wobec tych założeń wydaje się – oczywiście wtedy, gdy jeszcze jej nie mamy – darem z niebios.

Budżet w małej firmie – problemy

Pamiętam, że ja także wyznaczałem sobie takie progi. Najpierw był jeden, nieduży, potem większy, który z tej początkowej perspektywy wydawał się gwarancją dostatku, a przynajmniej finansowego bezpieczeństwa. Dziś, i powinienem to powiedzieć z dumą, moje średniomiesięczne przychody plasują się troszeczkę ponad tym drugim pułapem. Ale moja duma jest umiarkowana.  Dlaczego? Otóż, dlatego, że wraz ze wzrostem przychodów, niemal niezauważenie, po cichutku, rosły także koszty.

Nie sądzę przy tym, by moja sytuacja jakoś szczególnie różniła się od sytuacji innych osób w podobnym położeniu. To zupełnie naturalne, że gdy zaczynamy odczuwać finansową poprawę, nabieramy swobody w posługiwaniu się pieniędzmi. Ale to nie jest usprawiedliwieniem. Nie ma usprawiedliwienia dla braku czujności w kwestii pieniędzy. Ja jestem i Ty jesteś przedsiębiorcą – nie możemy więc pozwalać na to, by nasze pieniądze wyciekały w niekontrolowany sposób.

Z czego wynika taka sytuacja? Dlaczego, gdy zarabiamy więcej, często zostaje nam mniej pieniędzy? Dlatego, że nowe zamówienia (nawet, jeśli realizowalibyśmy je za 10% ceny) usypiają naszą czujność. Skoro są klienci, będą też pieniądze – tak myślimy. A to skłania nas do podejmowania nowych, czasem bardziej, czasem mniej kosztownych, ale jednak: zobowiązań.

No dobrze, zdarza się. Znam tę sytuację ja, znam ją pewnie także Ty (jeśli nie z doświadczenia, to przynajmniej ze słyszenia). Czas więc pomyśleć nad tym, co możemy zrobić, by naprawić nieszczelną rurę, którą wyciekają (lub mogą wyciekać) metry sześcienne naszych zarobków.

Policz, ile naprawdę zarabiasz

Jeśli zaczynamy odczuwać, że budżet w małej firmie przestaje trzymać się kupy, pierwsza rzeczą, jaką robimy, jest pewnie zajrzenie do książki przychodów i rozchodów. Mamy tam w końcu wystawione faktury, wpisane koszty, naliczone podatki – coś więc powinno z tego wynikać. Ale wynika niewiele. Owszem, widzimy pewne tendencje, możemy zobaczyć, ile środków wpływa na nasze konto w miesiącu, ale obraz sytuacji nie będzie pełny. Pamiętajmy, że KPiR służy przede wszystkim rozliczaniu podatków, ma być więc użyteczna dla urzędu skarbowego, a nie dla Ciebie.

To, czego potrzebujesz Ty, to zbadać, ile pieniędzy w miesiącu faktycznie trafia do Ciebie, już po odliczeniu kosztów na rzecz podwykonawców, ale bez odliczenia opłat za energię elektryczną, lokal czy internet. Dzięki temu ustalisz, ile pieniędzy z tych, które wpłacają Twoi klienci, faktycznie wpływa do Twojej firmy. Dopiero potem rozpisz koszty działalności, w tym koszty pracowników (jeśli ich zatrudniasz) i koszty własnego życia (zakładam, że Ty sam także musisz z czegoś żyć). Aby ułatwić Ci wykonanie tej operacji, przygotowałem proste tabelki z dwoma arkuszami. Znajdziesz ją tutaj:

BUDŻET MIKROPRZEDSIĘBIORCY – BEZPŁATNA TABELA – EXCEL

 

Jeśli naprawdę chcesz wreszcie zapanować nad swoim budżetem, przychody miesięczne aktualizuj w każdym miesiącu. Najlepiej zmotywujesz się do solidnego powstrzymania wycieku, jeśli tabelę z listą zamówień będziesz uzupełniał na bieżąco. Najlepiej rób to po każdym złożonym zamówieniu.

Dzięki temu łatwo ustalisz, w którym momencie przychody przekraczają próg kosztów (ustalony w pierwszej tabeli), a więc przy którym zamówieniu faktycznie zaczynasz zarabiać.

Da Ci to jeszcze jedną, dodatkową korzyść! Mianowicie, docenisz wagę drobnych kwot. Jeśli dziś wydaje Ci się, że 100 zł lub 50 zł nie ma znaczenia, dzięki tym tabelkom zobaczysz, jak duży wpływ na Twój wynik finansowy mają właśnie nieduże sumy.

Jak powstrzymać wyciek?

Ale samo wpisywanie kwot do tabeli to za mało, jeśli chcesz uszczelnić swój system finansowy. W tym celu postaraj się przestrzegać także poniższych zasad.

  1. Uszczelnij system rabatów. Jeśli rabat przy danym poziomie zamówienia wynosi 5%, nie zaokrąglaj obliczanych kwot. Nie ulegaj też naciskom, by zmieniać przyjęte poziomy rabatów. Najlepiej zrobisz, jeśli ustalisz własną politykę rabatową, spiszesz ją i stanie się ona dla Ciebie dokumentem niepodlegającym negocjacjom.
  2. Wszystkich klientów traktuj równo – to znaczy: doceniaj swoich stałych i kluczowych klientów, ale nie wykonuj usług pół darmo tylko dlatego, że ktoś jest Twoim znajomym lub zostałeś mu polecony przez znajomego. Konsekwentnie przestrzegaj cennika.
  3. Sprawdź, czy przy naliczaniu opłat przestrzegasz wszystkich zasad, które ustaliłeś z klientem, a więc czy stawki faktycznie naliczane są zgodne z umową.
  4. Bardzo ważny punkt! Zrewiduj swoje koszty i sprawdź, z których możesz zrezygnować całkowicie, a które mógłbyś obniżyć. Być może wystarczyłby Ci niższy abonament na telefon lub internet, albo mógłbyś wynająć mniejszy lokal lub podnająć obecny. A może niektóre umowy mógłbyś renegocjować? Dobrym sposobem, aby to sprawdzić jest zapowiedź rezygnacji z usługi. Sprawdź, czy aby Cię powstrzymać, usługodawca zaproponuje Ci lepszą ofertę niż dotychczas.
  5. Doceniaj niewielkie oszczędności. Kilka, kilkanaście czy kilkadziesiąt złotych w jedną bądź drugą stronę naprawdę robi różnicę – tym większą, im więcej pozycji znajduje się w Twoim budżecie.
  6. Nie podnoś cen pochopnie, ale co jakiś czas sprawdzaj, czy przystają one do cen rynkowych. Ceny dużo niższe niż u konkurencji czasem są dla klientów magnesem, ale równie często mogą się wydawać podejrzane. Nie przesadzaj więc w żadną stronę.

Dopiero trzymając się powyższych zasad możesz założyć, że Twój system finansów zostanie uszczelniony. A może dodałbyś do moich pomysłów coś jeszcze? Czekam na Twój komentarz! 🙂

PS. I pamiętaj jeszcze o jednym. Celem Twojej działalności nie jest to, aby „wreszcie wyjść na zero”. Celem jest generowanie zysku. Nie chodzi więc o to, aby przychody zrównoważyły koszty, ale aby poważnie je przekraczały. Dopiero gdy tak się stanie, będziesz mógł pozwolić sobie na wydatki „fakultatywne”, a więc nie wynikające bezpośrednio z najpilniejszych potrzeb. Na to także przyjdzie czas, ale najpierw: TABELKA !

Marcin

Moja specjalność to zarządzanie i marketing w małych i średnich firmach. Dbam o kompleksową promocję moich Klientów w internecie, zaczynając od kont social media, a na kontaktach z mediami kończąc. Moja firma: Empemedia.pl. Moje książki - zerknij tutaj!