Efektywna praca krok po kroku

Czy pracuję efektywnie? Raczej tak – jestem zadowolony z wypracowanego przez siebie stylu pracy. I dlatego właśnie dużą część książki Czas to pieniądz poświęciłem tematowi efektywnego zarządzania czasem – szczególnie w odniesieniu do pracy przedsiębiorcy i freelancera. Dziś chciałbym uchylić rąbka tajemnicy i napisać o tym, w jaki sposób sam na co dzień organizuję swoje obowiązki.

Na początek małe zastrzeżenie. To, że pracuję w taki a nie inny sposób wynika z moich własnych doświadczeń, ale też z bardzo indywidualnych cech i preferencji. Dla mnie właśnie taki system pracy jest najlepszy. Nie chcę jednak przez to powiedzieć, że jest to najlepsze rozwiązanie dla każdego.

Możliwe, że coś, co u mnie sprawdza się doskonale, u Ciebie „nie zaskoczy”. Nie dowiesz się jednak tego, jeśli nie spróbujesz :). Dlatego – mimo wszystko – zachęcam Cię do potraktowania niniejszego tekstu jako inspiracji.

Pracuję 8 godzin

Skoro mogę pracować przez dowolną ilość czasu i w dowolnie wybranych godzinach, dlaczego ograniczam się do takiego sztywnego systemu biurowego?

Odpowiedź jest prosta: właśnie w ten sposób mogę najefektywniej wykorzystać czas pracy – tzn. zrobić najwięcej w najkrótszym czasie. Z mojej perspektywy każdy inny system – np. dzielenie pracy na kilka części z długimi przerwami pomiędzy nimi, prowadzi do tego, że na ten sam zestaw zadań trzeba w sumie przeznaczyć więcej czasu.

Uwaga – teoretycznie pracuję od 9 do 17. Nie jestem jednak robotem, więc czasem zdarza się jakiś poślizg. Jeśli jednak zaczynam pracę później, później ją również kończę. Jeśli robię sobie godzinną przerwę z powodów osobistych, później staram się ją „odpracować” (w praktyce bywa różnie – czasem się to udaje, a czasem nie).

Ustalam plan dnia

Każdy dzień pracy rozpoczynam od ustalenia planu dnia. W tym celu korzystam z aplikacji Desktop Calendar – opisałem ją tutaj. W praktyce wygląda to tak, że już w ciągu dnia wpisuję rzeczy do zrobienia na jutro. Przed końcem pracy czasem ustalam wstępny plan na następny dzień (szczególnie gdy pracy jest dużo), ale i tak „ostateczny” plan np. na wtorek, układam we wtorek rano.

Uwaga – plan dnia to podstawowa sprawa. Właściwie wolałbym, żeby była to jedynie lista „to do” z wymienionymi pozycjami. Jednak dopisanie godzin przy poszczególnych pozycjach ułatwia wstępne ustalenie, czy uda mi się wyrobić w osiem godzin z wszystkimi zadaniami.  Czasem jednak – już po ustaleniu planu – usuwam z niego godziny, po to by nie czuć niepotrzebnej presji. Z nikim się przecież nie ścigam, a w mojej pracy od szybkości ważniejsza jest jakość.

Koryguję plan dnia

Co robię, jeśli zadanie miałem ukończyć o 12:45, a ukończyłem je o 13:30? Czy staram się nadgonić te 45 minut?

Przede wszystkim staram się „zracjonalizować” plan – tzn. poprawić go w taki sposób, aby odzwierciedlał rzeczywisty przebieg mojej pracy. Z aplikacją, o której wspominałem, jest to banalnie proste. Zmieniam więc czas zakończenia zadania z 12:45 na 13:30 i modyfikuję kolejne pozycje.

Uwaga – faktycznie, czasem to oznacza, że muszę skrócić czas przeznaczony na kolejne zadania. Czasem też muszę zrezygnować z czegoś co zaplanowałem na dany dzień i przepisać to na dzień kolejny.

Odhaczam zadania wykonane

Zazwyczaj nie robię tego, gdy korzystam z listy godzinowej. Jeśli jednak pozostawiam sobie jedynie listę spraw „do załatwienia”, lubię stawiać znaczek „+” przy każdym zadaniu, które wykonałem. Dzięki temu jeden rzut oka wystarczy, bym wiedział, jak wiele już za mną, a ile jeszcze przede mną.

Zaczynam od „bieżączki”

Niektórzy mówią: „zaczynaj od spraw najważniejszych”. Co za bzdura! Zaczynając od priorytetów wzmocnisz swój opór i niechęć do pracy. Według mnie lepiej zaczynać od spraw rutynowych, aby wkręcić się w pracę i poczuć flow. U mnie „bieżączka” to sprawdzenie tego, co dzieje się na prowadzonych przeze mnie kontach społecznościowych, przejrzenie maili, a także wspomniane wyżej dopracowanie planu dnia.

Potem biorę się za priorytety

Rzeczy najważniejsze wykonuje między 10 a 13. To jest właśnie najlepszy czas na sprawy najtrudniejsze, ale też najbardziej kreatywne. O tej porze umysł jest już w pełni rozbudzony, ale nie jest jeszcze zmęczony. To w tych godzinach powstają najlepsze teksty i w dodatku piszę je najkrócej.

Od początku do końca

Każde zadanie, które trwa maksymalnie dwie godziny, staram się wykonać od początku do końca.

No dobrze – taka jest generalna zasada, ale czasem robię sobie krótką odskocznię. Np. po napisaniu tekstu dobrze jest na moment zająć się czymś innym (np. przeczytać krótki artykuł w necie), by  po chwili spojrzeć na swoje dzieło z większym dystansem.

Jeśli mówimy o zadaniach dłuższych, dzielę je na kilka dni. Tzn. staram się nie zajmować jedną sprawą dłużej niż 2-3 godziny jednego dnia.

Wyłączam program pocztowy

Do odbierania maili aktualnie używam programu Thunderbird. Jeśli jednak nie czekam na jakąś ważną wiadomość, staram się, by program był zamknięty. Jeśli jest otwarty, trudno mi się powstrzymać od natychmiastowego czytania maili i odpowiadania na nie, a to z kolei odciąga mnie od innych zajęć.

Program pocztowy uruchamiam pomiędzy większymi zadaniami. Czyli np. napisałem tekst, mogę sprawdzić maile i zbiorczo odpowiedzieć na te, na które jestem w stanie udzielić szybkiej odpowiedzi. Potem wyłączam skrzynkę i rozpoczynam kolejne „duże” zadanie.

Dłuższe maile to zadania

Odpowiedzi na maile, które wymagają dłuższej i przemyślanej odpowiedzi, a często także sprawdzenia pewnych informacji, traktuję jako oddzielne zadania i staram się je umieścić w rozkładzie dnia.

Gdy otrzymuję np. zapytanie ofertowe, na które nie mogę odpowiedzieć „na szybko”, wówczas wysyłam krótką wiadomość z informacją, kiedy przygotuję dłuższą odpowiedź. Dzięki temu potencjalny Klient wie, że nie został zignorowany, a ja nie odczuwam presji, by odpisać szybko, ale byle jak lub bardziej wnikliwie, ale kosztem innych zajęć.

Telefony to też zadania

Na podobnej zasadzie planuję ważne rozmowy telefoniczne. Jeśli mam do przeprowadzenia kilka rozmów, planuje je wszystkie razem, w jednym okienku czasowym (czyli jest to jeden zbiorczy punkt w planie dnia).

Przerwy

Czy robię sobie dłuższe przerwy? Tak, choć przeważnie są to jednocześnie przerwy na posiłki, ew. na spotkania z Klientami. Co do jedzenia – staram się np. nie  jeść przy komputerze, co kiedyś robiłem nagminnie.

Przyznaję jednak, że rzadko wyprowadzam laptop na spacer, np. do kawiarni, choć pewnie nie jest to wcale najgorszy pomysł (przy okazji można przewietrzyć umysł). Lubię natomiast przejść się po pokoju, otworzyć okno i wypowiedzieć niektóre swoje myśli na głos. Tak, zdecydowanie lubię chodzić i myśleć.

Praca i muzyka

Gdy pracuje się przez wiele godzin dziennie przed komputerem, pracę warto sobie umilać. Jedni w tym czasie obżerają się czekoladą, inni słuchają muzyki. Ja wybieram towarzystwo dźwięków. Ale czy wiecie, że nawet słuchanie muzyki może być bardziej efektywne?

U mnie w tle przeważnie leci muzyka z YouTube – są to jednak gotowe playlisty składające się z wcześniej wyselekcjonowanych składanek utworów (tzn. niektóre składanki na playliście trwają po 1,5h). Dzięki temu wiem, że włączam muzykę, którą już sprawdziłem i której raczej nie będę chciał co chwilę zmieniać.

A na wypadek, gdyby zadzwonił telefon, zawsze mam pod ręką klawisz wyciszający muzykę. Gdy ktoś zadzwoni, moim pierwszym odruchem jest wciśnięcie na klawiaturze przycisku z przekreślonym głośnikiem.

Nie pracuję wieczorami i w weekendy

W ciągu dnia pracuję dość dużo i staram się to robić w sposób zdyscyplinowany i rutynowy. Ma to swoje dobre strony – np. mój czas pracy jest przeważnie wyraźnie oddzielony od czasu wolnego, co pomaga mi zachować tzw. work-life balance.

Czasem mam wrażenie, że w ciągu dnia udaje mi się wykonać taką ilość zadań, że spokojnie starczyłoby jej na dwa pełne etaty. Dla równowagi jednak, bardzo rzadko zdarza mi się pracować wieczorami czy w weekendy – takie sytuacje są bardzo wyjątkowe i staram się ich unikać.

Przestrzegam też innej – ważnej dla mnie zasady. Niektórzy klienci tego nie lubią, ale cóż – po godzinach mojej pracy, zazwyczaj, nie odbieram telefonów „służbowych” i nie odpowiadam na maile. Prawdę mówiąc, jestem gotów stracić zlecenie, byle tylko nie mieszać czasu pracy i czasu wolnego. Niewielu zasad przestrzegam równie restrykcyjnie.

Generalnie jednak, dzięki swojemu systemowi, pomimo nawału pracy, mogę mieć więcej czasu dla siebie i dla rodziny. A to korzyść, jakiej nie da się przeliczyć na pieniądze.


 

Tyle o mnie. Osoby szerszej zainteresowane skutecznymi sposobami na lepszą organizację pracy, odsyłam do swojej książki Czas to pieniądz – tam znajdziecie zdecydowanie więcej informacji na temat efektywnego wykorzystywania czasu (a przy okazji także pieniędzy).

Spodobał Ci się ten wpis? Zapisując się na newsletter, nie przegapisz następnego, a dodatkowo otrzymasz niezobowiązującą zniżkę (50%) na szkolenie on-line.

Marcin

Moja specjalność to zarządzanie i marketing w małych i średnich firmach, ze szczególnym uwzględnieniem public relations, social mediów oraz budowania reputacji w internecie. Moja firma: Empemedia.pl. Moje książki - zerknij tutaj!

  • Przede wszystkim plan to podstawa, bez tego człowiek skończyłby na Facebooku lub komentując na innych blogach 🙂